De vele verhuizingen, vooral in de laatste decennia, zijn vanzelfsprekend de bestaande orde niet ten goede gekomen. We weten allen maar al te goed, dat bij omhuizing dingen verloren gaan en verspreid raken. De voorheen gebezigde opbergmethode in portefeuille droeg uiteraard hiertoe bij. Een plaatsing in archiefdozen zou het uiteenvallen van bundels in lintmappen zeker hebben beperkt. In zo'n geval zorgen de verhuizers dan wel voor een "eigen orde", die bestaat in het blindelings bijeenrapen van de stukken en het verspreiden daarvan over de lege portefeuilles.
Overigens nodigde de uitstekende outillage in het nieuwe stadskantoor bovendien uit tot een aanpassing op het vlak van de materiële verzorging.

Daarnaast had een voorlopige rekonstruktie van de inventaris van Van de Venne in 1973-1974 reeds aan het licht gebracht, dat een aantal stukken ontbrak en dat andere groepen waren toegevoegd en niet geadministreerd. Bij nagenoeg alle inventarisnummers, die uit losse stukken bestonden, was de chronologische volgorde zoek, terwijl voorts nogal wat stukken werden aangetroffen die beslist niet in het fonds van het bestuursarchief over de te inventariseren periode thuishoorden.

Bij nadere beschouwing van de inhoud van de inventarisnummers kwamen we al spoedig tot de ontdekking dat diverse bundels duidelijk onvoldoende waren gespecificeerd en uitgespeurd. Dit laatste kan het best geïllustreerd worden aan de hand van het aantal beschrijvingen dat bij Van de Venne ruim 600 en bij herinventarisatie meer dan het dubbele bedraagt.

Ieder inventarisnummer is thans van een omslag en een indikatie voorzien. Het geheel is op enkele buitenmatige registers na geplaatst in archiefdozen, die een duidelijk leesbaar etiket dragen. De charters - aanvankelijk gevouwen in enveloppen en opeengepakt in kartonnen dozen - worden liggend en opengevouwen in speciaal daartoe vervaardigde platte ladenkasten bewaard.

Samenvattend zouden we tot slot mogen stellen, dat na eeuwenlange zorgvuldige bewaring en konservering - uiteraard vergezeld van vele van buitenaf komende ups en downs - er vooral na 1945 - als gevolg van de naweeën van de tweede wereldoorlog en de vele huisvestingsproblemen - een zekere neergang valt waar te nemen, die momenteel - dank zij de zich in positieve zin wijzigende inzichten - weer definitief is overwonnen.

Gaarne spreken wij hierbij dan ook de hoop uit, dat zich de huidige situatie bestendigt en zo mogelijk verbetert en dat de thans ingestelde gemeentelijke archiefdienst niet alleen op het vakgebied, doch ook op het terrein van de historie van stad en streek die plaats gaat innemen, die haar krachtens de inhoud van het rijke archief zonder meer toekomt. Moge deze inventaris daartoe een bijdrage leveren.

Gemeentelijke Archiefdienst Sittard
Sittard,1978
N.G.H.M. Eussen en J.M.A. Kreukels