In december 1996 werden de te inventariseren archiefbescheiden uit het semi-statisch archief gelicht en overgebracht naar het Streekarchief Bommelerwaard voor verdere bewerking. Bij de gemeente werden gelaten de series stukken waarvan de vernietigingstermijn al lang was verstreken, zoals de dossiers inzake de uitvoering van de Algemene Bijstandswet en de Werkloosheidswet.

De cesuren in de jaren 1971 en 1979 zijn ingegeven door praktische motieven. Het archief tot en met 1970 was al geïnventariseerd. Gekozen werd voor het blok tot en met 1979 om op die wijze te voldoen aan de bepalingen van de Archiefwet 1995, die openbaarheid en overbrenging naar een openbare archiefbewaarplaats van overheidsstukken na 20 jaar voorschrijft. Het is een landelijk gebruik om de archiefblokken te besluiten met jaren die eindigen op een 9. Op die manier wordt ook aangesloten bij andere Bommelerwaardse gemeenten die hun archiefblok tot en met 1979 hebben afgesloten en overgebracht naar het Streekarchief.

Bij dergelijke praktische cesuren is het onvermijdelijk dat er sprake is van overlappingen naar de periodes ervoor en erna. Als uitgangspunt is zo goed mogelijk het principe gehanteerd dat een dossier werd gelaten in de periode waarin het zwaartepunt van de zaak lag.
In een aantal gevallen werden dus stukken van na de periode 1971-1979 opgenomen, omdat de zaak waarbij ze horen vooral speelde in de jaren zeventig. Een extreem voorbeeld hiervan is het dossier over de Commissie Beschermd Dorpsgezicht, werkzaam van 1972-1976 en die pas middels een schrijven van de Gemeente uit 1991 officieel werd opgeheven. 24) Dit inventarisnummer bevat dus naast de stukken uit de jaren 1972-1976 ook de brief uit 1991. Een voorbeeld van een dossier waarvan werd besloten het in het archiefblok van ná 1979 op te nemen omdat de zaak vooral zijn beslag kreeg in die periode is het dossier over de herindeling van de Bommelerwaard (1975-1990).

Onderwerpsmappen en verzameldossiers werden wel zoveel mogelijk gesplitst op stukken voor en vanaf 1 januari 1980.
Van de personeelsdossiers werden alleen de mappen afgescheiden van personeel dat in de periode 1971-1979 vertrok. Een uitzondering werd gemaakt voor het persoonsdossier van burgemeester Pols (1969-1980/1984).

Tijdens de inventarisatie werd nog een aantal stukken aangetroffen, die in het vorige blok thuishoorden. In een enkel geval konden ze geruisloos worden gevoegd tussen beschreven archiefstukken uit de periode 1955-1970, maar meestal moesten ze opgenomen worden in deze inventaris. In een aantal gevallen was dat ook logisch, omdat de belangrijkste stukken betreffende de zaak dateerden van na 1970. Omdat het vorige blok al definitief geïnventariseerd is kon het echter niet anders dan dat een aantal stukken van vóór 1970, die feitelijk thuishoren in het archiefblok 1955-1970, toch in deze inventaris zijn beschreven. Voor zover mogelijk zal er in de inventaris van het archiefblok 1955-1970 naar deze stukken worden verwezen.

Architect Wijma te Velp - verantwoordelijk voor de restauratie van het gemeentehuis 'Het Slot' - schonk de stukken uit zijn archief over de restauratie na zijn pensionering aan de gemeente. Deze stukken, die lopen van 1948 tot 1978, zijn aan de inventaris toegevoegd als gedeponeerde archiefstukken.

Het archief heette zaaksgewijs geordend te zijn volgens de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Van een zorgvuldige zaaksgewijze dossiervorming was echter nauwelijks sprake, behalve voor wat betreft het merendeel van de bouw- en hinderwetvergunningen. Wat aangetroffen werd waren verzameldossiers en vooral onderwerpsmappen.

De inventaris is verdeeld in een gedeelte 'Organisme' en een deel 'Taakuitvoering'. Deze hoofdindeling komt overeen met de eerder genoemde Basisarchiefcode. In het deel 'Organisme' zijn ondergebracht de stukken die voortvloeien uit het in stand houden van de 'huishouding' van het Gemeentebestuur, zoals beheer van goederen en financiën en vergaderstukken. In het deel 'Taakuitvoering' vindt men de stukken die ontstaan uit het taakgebied van de Gemeente, gericht op het welzijn van de burgers in de breedste zin van het woord. De stukken zijn zoveel mogelijk naar doel geklasseerd, dat wil zeggen ondergebracht bij de taak waarop zij betrekking hebben. Zo zijn de personeelsdossiers van personeel van de openbare scholen ondergebracht bij 'Onderwijs'. De stukken over aan- en verkoop van onroerende goederen waren door de administratie echter deels in een algemene serie ondergebracht. Die serie is gehandhaafd onder de rubriek 'Eigendom en bezit' van de hoofdafdeling 'Organisme'. Aangezien het echter grotendeels om transacties van grond gaat ten behoeve van de woningbouw is bij het taakonderdeel 'Volkshuisvesting' een algemene verwijzing naar deze serie geplaatst.

Deze inventarisatie werd uitgevoerd in opdracht van de Gemeente Rossum. Daarmee voldoet de Gemeente aan de Archiefwet 1995, die stelt dat overheidsarchieven na 20 jaar geschoond en geïnventariseerd moeten worden en daarna overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, waar ze in principe openbaar zijn. Het is prijzenswaardig dat de Gemeente Rossum, als zorgdrager voor haar archieven, zich zo consequent van deze taak kwijt. Voor de uitvoering van het werk werd ondergetekende tijdelijk bij de Gemeente gedetacheerd. Het feitelijk werk werd echter, zoals al eerder werd opgemerkt, verricht op het Streekarchief Bommelerwaard. Voor de steun en begeleiding bij deze kennismaking met de inventarisatie van een modern archief wil ik graag mijn dank uitspreken jegens streekarchivaris J.J.A. Buylinckx.

Met het oog op de bescherming van de privacy van nog levende personen is door de Gemeente Rossum bepaald dat de in dit archief voorkomende persoonsdossiers (inventarisnummers 3160/43, 3160/82-3160/90, 3160/266, 3160/1105, 3160/1117-3160/1125) pas openbaar zullen worden 100 jaar na de geboortedatum van de persoon in kwestie. Eerdere raadpleging is alleen mogelijk na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de streekarchivaris. Toestemming kan worden geweigerd of er kunnen voorwaarden aan worden verbonden.

A.G. Gort
Zaltbommel, juni 1997