Vanaf 1938 werden de afdelingen 1, 2 en 3 genoemd. De taakverdeling was als volgt:
- Afdeling 2 behandelde voornamelijk financiën, onderwijs en subsidieverlening
- afdeling 3 burgerlijke stand, bevolkingsregisters en straatnaamgeving.
- afdeling 1 alle overige onderwerpen

ZOEKEN IN DE CORRESPONDENTIE 1938-1946 via de digitale indicateur: 1. Bepaal onder welke afdeling van de secretarie een onderwerp behoorde (afdeling 1,2 of 3. Zie hiervoor).
2. De indicateur is in deze periode ingericht naar afdeling.
3. Vooraan in de indicateur zijn alfabetische indexen aanwezig. Zoek in deze lijst de benodigde term. Het nummer dat hierachter staat moet men noteren.
4. Het gevonden nummer is het correspondentienummer. Alle stukken over dit onderwerp zijn bij elkaar geborgen: ingekomen stukken en afschriften van verzonden stukken. Binnen het nummer van een subrubriek zijn de stukken chronologisch geordend.
5. Men kan nu kiezen voor twee onderzoeksmethoden:
- zoek het benodigde stuk op in de indicateur onder de beschrijvingen bij het nummer van de subrubriek.
- of vraag direct het inventarisnummer op dat behoort bij het correspondentienummer.
6. Indien men de stukken wil aanvragen, zoekt men in de lijst met ingekomen en afschriften van uitgaande stukken uit de periode 1938-1946 in welk inventarisnummer het stuk zich bevindt. Bijv.: nummer 200 van afdeling 2 in het jaar 1939 zou opleveren: inventarisnummer 1130-S. De stukken zelf zijn niet gedigitaliseerd. Deze kan men op de studiezaal van het RAR raadplegen.
7. Soms wordt een ingeschreven stuk niet aangetroffen op de plaats waar het nummer zou moeten zitten. Voor aanwijzingen voor het zoeken naar deze ontbrekende stukken: zie inleiding bij deze inventaris, paragraaf 1.4.1.

In de indicateurs komen ook de termen b.v. en p.v. voor. Deze staan voor:
- b.v. is 'bouwvergunning'. De bouwvergunningen zijn vanaf 1911 apart geborgen in een serie die is genummerd per jaar. Zie in de inventaris onder 'volkshuisvesting'. In de studiezaal van het RAR zijn indexen en digitale bestanden op de bouwvergunningen te raadplegen.
- p.v. is 'politievergunning'. Dit betreft ontheffingen van de gemeentelijke Politieverordening (of APV). Daarom treft men deze onder 'politie' aan. De politievergunningen zijn apart geborgen en per stuk toegankelijk gemaakt. Zie de bijlage