Datering van het archief.
Dit archiefblok heeft niet het typische kenmerk van een tienjarenblok dat normaliter begint met een jaartal met een nul (1980) en eindigt met het jaartal negen (1989). De reden hiervoor is de reorganisatie van de sociale dienst in juli 1986. Toentertijd is er voor gekozen om op dat moment een nieuw archiefblok te starten. Archiefblok 9 bestaat derhalve uit de jaren 1986 – 1999. Alle stukken die betrekking hebben op de periode 1980-1986 zitten in het archief. Ook zijn stukken van voor 1980 en na 1986 opgenomen die betrekking hebben op de periode 1980-1986 of die een uitvloeisel zijn van lopende zaken uit deze periode. Een voorbeeld: stukken over de begroting van 1980 die al in 1979 zijn opgemaakt. Deze stukken gaan over het blok 1980 – 1986 en zijn dan ook in dit blok opgenomen. Het gaat kortom om stukken die opgemaakt zijn buiten de periode 1980 -1986 maar die wel betrekking hebben op deze periode. Het kan ook gaan om stukken van processen die in de periode 1980 -1986 zijn opgestart maar pas daarna zijn afgesloten. Te denken valt aan stukken van de Werkgroep Uitkeringsbeleid. Deze werkgroep werd in 1983 opgericht en in 1987 opgeheven.

Rechtsvorm en status.
Dit is een overgedragen archief. Gemeentelijke organisaties zijn namelijk verplicht om na twintig jaar archieven over te dragen naar een archiefbewaarplaats. In dit geval is het RHC Groninger Archieven de instantie waar het archief van de Gemeentelijke Sociale Dienst aan is overgedragen. Het archiefblok heeft de naam archiefblok 8 gekregen bij de GSD en is op 30 maart 2011 officieel aan het RHC Groninger Archieven overgedragen. Het gehele te bewaren archief uit die periode is overdragen.

Gerelateerde archiefblokken.
- blok 6 van de Gemeentelijke Sociale Dienst (1938-) 1960 – 1969 (-1971) - blok 7 van de Gemeentelijke Sociale Dienst (1965-) 1970 – 1979 (-1982) - blok 9 tot juli 1986 heet de dienst Gemeentelijke Sociale Dienst Groningen daarna dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten (SOZAWE). Per juli 1986 is er een nieuw tienjarenblok gestart: namelijk blok 9. Blok 9 loopt van 1986 tot en met 1999. Dit archiefblok is (d.d. 05-06-2012) nog niet overgedragen en is dus nog bij de dienst SOZAWE.

Soort archief.
Dit archief omvat geen bescheiden betreffende de individuele verlening van materiële en immateriële bijstand (meer informatie over vernietiging kunt u verderop in deze inleiding vinden onder “Geschiedenis van het archiefbeheer”). Persoonlijke dossiers zullen derhalve dan ook niet in dit archief aangetroffen worden. Wel omvat dit archief interne stukken waaruit het reilen en zeilen van de sociale dienst in deze periode opgemaakt zal kunnen worden. Het soort archief is een archiefblok. Het is het afgesloten deel van het statische archief van de Gemeentelijke Sociale Dienst uit de periode 1980 -1986. Het gaat om archiefbescheiden die lopende waren in deze periode. Omdat de looptijd niet gebonden is aan tien-jarenblokken bevinden zich in het archief ook stukken uit de periode 1974 – 1989. De stukken van voor en na de jaren 1980 – 1986 hebben wel betrekking op zaken die in deze periode hebben gelopen.

Geschiedenis van het archiefbeheer.
Uit het archiefblok 1980 – 1986 zijn aan de hand van de in 1948 en 1983 (in 1983 werd de vernietigingslijst van 1948 ingetrokken en vervangen) goedgekeurde lijsten van “voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven” archiefbescheiden vernietigd. Cliëntendossiers zijn na vijf jaar vernietigd, algemene correspondentie na drie jaar, kas en giro gegevens na zes jaar, overboekingen, loonstaten en kasstaten na tien jaar. Bij de verklaring van overdracht die getekend is op 30 maart 2011 zit ook een collegebesluit over de openbaarheid van bepaalde dossiers. In overleg met de gemeentearchivaris werd bij de overdracht besloten om op grond van artikel 15 lid 1 van de Archiefwet 1995 de openbaarheid van de dossiers te bepalen op vijftig jaar na datering van het jongste archiefstuk. Dit zijn dossiers die de privacy van personen schenden.
De permanent te bewaren archiefbescheiden zijn zodanig opgeborgen dat het archief in goede staat behouden kan blijven. Dit wil zeggen dat er geen plasticmapjes, nietjes of paperclips in mogen zitten. In plaats daarvan is het archief in zuurvrije dossiermappen opgeborgen en aangehecht met zuur en weekmiddelvrije zippels. De dossiers zijn bij de dienst voorzien van een archiefbloknummer en een eDOcs (voorheen Hummingbird) doosnummer. Op de dossiermappen zijn stickers geplakt met het dossiernummer uit het Document Management Systeem eDocs, classificatienummer op basis van de Basis Archiefcode, Dossiermapnaam, doosnummer, de “B” van bewaren, de looptijd van het dossier en termijn van twintig jaar (slaat op de regel dat na twintig jaar een tienjarenblok wordt overgedragen aan een archiefbewaarplaats).
Nadat het archief is overgedragen aan het RHC Groninger Archieven zijn de stukken opnieuw beschreven en opgeborgen.