In maart 2005 gaf het college van burgemeester en wethouders van de gemeente opdracht aan Doxis Informatiemanagers voor het vervaardigen van een beschrijvende inventaris van de semi-statische archieven van de gemeente over de periode 1940-1981. De werkzaamheden zijn vervolgens begonnen in augustus 2005 en afgerond in september. De gemeente Swalmen heeft geen archivaris in dienst. De werkzaamheden zijn uitgevoerd in overleg met mevrouw S.J. Hanssen van de gemeente.

De te beschrijven semi-statische archieven bestonden uit de volgende bestanden:
- correspondentie-archief met een omvang van 9 meter, geschoond en beschreven
- notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders
- een serie financiële bescheiden met een omvang van 10 strekkende meter
- een serie kadastrale leggers met een omvang van 0,4 strekkende meter
- een serie registers van de Burgerlijke Stand met een omvang van circa 1 strekkende meter
- een serie bouwvergunningen met een omvang van circa 19 strekkende meter, met een toegang in de vorm van een kaartsysteem
- een serie grondtransacties met een omvang van circa 6 strekkende meter, geregistreerd in het programma Decos
- een serie Hinderwetvergunningen met een omvang van circa 6 strekkende meter, geregistreerd in het programma Beleid Beheer Milieu

Het correspondentie-archief was reeds beschreven door mevrouw S.J. Hanssen van de gemeente. De opdracht aan Doxis bestond uit het-waar nodig-aanpassen van deze omschrijvingen zodat zij voldoen aan de eisen voor een beschrijvende inventaris. De overige bestanden - met uitzondering van de reeds geregistreerde series bouwvergunningen, grondtransacties en Hinderwetvergunningen-zijn door Doxis beschreven.

In vergelijking met andere gemeenten is het correspondentie-archief van een geringe omvang. Bij het opstellen van de inventaris bleken bepaalde onderwerpen - waarvan met zekerheid bescheiden aanwezig zouden moeten zijn - zich niet (meer) in het archief te bevinden. Een deel van deze ontbrekende stukken kon worden teruggevonden in de processen-verbaal van vernietiging van archiefbescheiden uit 1999. Waarschijnlijk mag worden aangenomen dat de overige ontbrekende bescheiden ook ooit vernietigd zijn. Zij waren in ieder geval niet meer in de archiefbewaarplaats of elders in het gemeentehuis aanwezig.

Het in deze inventaris beschreven bestand loopt over de periode 1940-1981. De eerste termijn vloeide voort uit de invoering van het registratuurstelsel van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (code-VNG) in het archief per 1 januari 1940. De inventarisator van het voorgaande archiefblok koos dit moment als een logische eindtermijn voor zijn inventaris. *  Tussen 1922 en 1957 werd het registratuurstelsel op vele secretarieën ingevoerd. De basisgedachte van dit nieuwe stelsel was dat de ordening van de stukken zodanig diende te zijn, dat de stukken die op een zaak betrekking hadden, ook in het archief bijeen gehouden werden. Er was niet altijd sprake van een zaak, ook losse stukken kwamen voor. Dergelijke stukken werden bij elkaar gevoegd naar het onderwerp, het object of de persoon waarop ze betrekking hadden. Het geheel van de op bovengenoemde wijze in mappen bij elkaar gehouden stukken werd vervolgens geplaatst in een door het registratuurplan aangegeven systematische volgorde. De volgorde van onderwerpen in het plan was vastgelegd in een stelsel van decimale codegetallen. De code-VNG maakt streng onderscheid tussen onderwerpen betreffende het organisme (decimale code -2.07) en het personeel (decimale code -2.08) en die betreffende de taken waarvoor het orgaan zich gesteld ziet (decimale code -1.71 tot en met -1.88).
De eindtermijn van deze inventaris is door de gemeente bepaald met in achtneming van de eisen betreffende het overdragen van overheidsarchieven zoals gesteld in de Archiefwet 1995.

Volgens de bewerkingsovereenkomst diende Doxis de archieven te bewerken volgens de in 1994 vastgestelde normen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archief-Inspecteurs. Dit is gebeurd met gebruikmaking van het archiefschema met de indeling stukken van algemene aard-stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen.

Het archief van de ambtenaar van de Burgerlijke Stand, bestaande in registers van akten van geboorte, huwelijk en overlijden, is als een zelfstandig archiefonderdeel beschreven na het secretariearchief. De ambtenaar van de Burgerlijke Stand legt voor zijn werkzaamheden ten behoeve van deze registers immers geen verantwoording af aan de gemeentesecretaris, maar aan de officier van justitie.

De stukken betreffende de verkiezingen van de leden van provinciale staten, de Tweede Kamer en het Europese parlement zouden volgens de Basisarchiefcode geplaatst moeten worden onder de hoofden provincie (-3), rijk (-4) en buitenland (-1.88). Deze onlogische plaatsing van de stukken is ongedaan gemaakt en vervangen door plaatsing van al deze stukken in het hoofdstuk 'Vorming, samenstelling en ontbinding van vertegenwoordigende lichamen', zoals aangeraden door A.J.M. den Teuling. * 

Elk inventarisnummer vormt een aparte materiële eenheid in de vorm van een omslag. Alleen in die gevallen dat er geen sprake is van een omslag, is dat in de omschrijving van het nummer aangegeven.