In deze inventaris zijn de archieven van de gemeente Hulsberg uit de periode 1776-1953 beschreven. Met ingang van 1 januari 1954 werd in Hulsberg het registratuurstelsel der Vereniging van Nederlandse Gemeenten toegepast bij de ordening van het gemeente-archief. De diep ingrijpende wijziging, die de invoering van dit stelsel in de wijze van ordening pleegt te brengen, was aanleiding om 31 december 1953 als eindpunt te nemen voor de ordening en inventarisatie van het oudere archief van Hulsberg. Een enkele keer is, daar waar dit wenselijk of noodzakelijk was (bv. bij registers), van deze einddatum afgeweken.

De gemeenten Hulsberg en Klimmen waren samen de twee laatste gemeenten in Limburg die voornoemd registratuurstelsel invoerden.

Over de lotgevallen van de archieven van Hulsberg moeten we noodgedwongen kort zijn, er zijn praktisch geen gegevens over aanwezig.

Inventarissen van het gemeentearchief uit het verleden zijn of niet opgemaakt of niet bewaard gebleven. De gemeenteverslagen zijn, met diverse andere stukken, verloren gegaan, met uitzondering van die uit de periode 1851-1858, die bewaard zijn gebleven in de archieven van het provinciaal bestuur van Limburg. Het gemeenteverslag van 1851 merkt op dat de gemeentearchieven zich in een behoorlijke staat bevinden en zorgvuldig op de gemeentesecretarie worden bewaard; bijzondere maatregelen "ter beschrijving en regeling" zijn er niet genomen.

De instructie voor de gemeentesecretaris van 14 april 1856 bevat twee artikelen over het gemeente-archief, ze luiden letterlijk:
"art. 5. Hij is, onder toezigt van Burgemeester en wethouders, belast met de zorg voor de goede plaatsing en bewaring van het archief der gemeente en voor alles wat tot de huishouding, zoo van den secretaris, als van het Bestuur behoort. Hij is bewaarder van het zegel der gemeente.
art. 6. Hij verleent toegang tot het archief van den raad aan hen, die voorzien zijn van eene vergunning van Burgemeester en wethouders; aan de Leden van den Raad ten alle tijde."

In de raadsvergadering van 20 oktober 1922 komt de ordening van het archief ter sprake. De burgemeester vindt dat hiervoor iemand voor een periode van drie maanden moet worden aangesteld. De raad besluit deze aangelegenheid op te dragen aan burgemeester en wethouders, die in hun vergadering van 25 oktober d.a.v. daadwerkelijk iemand aanstellen voor drie maanden. Blijkbaar is er van de ordening echter niet veel terecht gekomen, want de rijksarchivaris in Limburg, belast met de inspectie der gemeente- en waterschapsarchieven in de provincie, merkt in zijn eerste rapport over Hulsberg op dat het archief "niet geordend en veel minder-geïnventariseerd" is. Hij trof de archieven bij zijn eerste inspectiebezoek in 1923 her en der verspreid over het gemeentehuis aan; hem werd echter toegezegd dat de burgemeesterskamer als archiefkamer zou worden ingericht. Dit bleek bij zijn volgende bezoek in 1928 inderdaad te zijn uitgevoerd, bovendien waren de archieven goed verzorgd en verpakt, maar de plaatsing was volgens de inspecteur "niet de gewenschte", De burgemeester en secretaris beloofden hem echter de bescheiden te rangschikken en te ordenen naar een model van ordening dat hij hen zou verschaffen.

Bij het inspectiebezoek in 1931 was de secretaris, bijgestaan door een secretarie-ambtenaar, bezig met de ordening van het archief, doch het werk vlotte niet snel genoeg naar de mening van de inspecteur. Twee jaar later, in 1933, was de ordening voltooid. De gemeente beschikte echter nog steeds niet over een brandvrije archiefbewaarplaats. De provinciale inspecteur drong in zijn inspectierapport van 1939 aan op de bouw van zo'n bewaarplaats, ook al vanwege het dreigende oorlogsgevaar. Dit dreigend oorlogsgevaar was voor de raadsleden echter aanleiding om van die bouw af te zien, men wilde meer normale tijden afwachten. Het zou nog tot lang na de tweede wereldoorlog, waarin de archieven overigens geen schade leden, duren eer de gemeente de beschikking kreeg over een brandvrije archiefbewaarplaats, nl. tot 1964.

We zullen nu onze aandacht gaan richten op de ordening en inventarisatie van de archieven der gemeente Hulsberg van vóór 1 januari 1954. Er werden twee systemen van ordening aangetroffen. De stukken van vóór 1923 waren in het begin van de dertiger jaren geordend volgens een schema, verstrekt door de rijksarchivaris in Limburg, belast met de inspectie der gemeente- en waterschapsarchieven in de provincie, dr. Doppler. De bescheiden uit de periode 1923-1953 waren geordend volgens een eigen subjectief rubriekenstelsel. Beide systemen van ordening voldeden niet, ze maakten de archieven moeilijk toegankelijk, o.a. door het ontbreken van voldoende en goede ingangen erop en het subjectieve karakter ervan. Daarom werd besloten de archiefbescheiden opnieuw te ordenen en te inventariseren.

Hierbij werd de "Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven", samengesteld door S. Muller Fz., J.A. Feith en R. Fruin Th. Az. als uitgangspunt genomen. Voor de gebruikte terminologie wordt verwezen naar de "Nederlandse Archiefterminologie", samengesteld door J.L. van der Gouw, H. Hardenberg, W.J. van Hoboken en G.W.A. Panhuysen. Bij plaatselijke benamingen is de schrijfwijze aangehouden, die in de archiefstukken voorkomt.

Overeenkomstig het bestemmings- en het herkomstbeginsel werden als afzonderlijke archieven geordend en geïnventariseerd de archieven van: het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris, de commissie, bedoeld in artikel 131 der gemeentewet, de commissie van steunverlening aan kleine boeren, de gemeente-ontvanger, het burgerlijk armbestuur, de ambtenaar van de burgerlijke stand en het kadaster. In het archief van het kadaster bevindt zich een leggerboek van het kerspel Hulsberg uit 1776 (inv.nr. 3396); dit leggerboek hoort eigenlijk thuis in het archief van het dorpsbestuur; daar er echter geen andere stukken uit dit archief werden aangetroffen is het niet in een aparte inventaris opgenomen. Het archief van het dorpsbestuur bevindt zich overigens in het rijksarchief in Limburg te Maastricht, zie: G.W.A. Panhuysen, Overzicht van de archivalische bronnen voor de geschiedenis van Limburg, bewaard in het rijksarchief in Limburg te Maastricht (Limburg's verleden; geschiedenis van Nederlands Limburg tot 1815. Onder redactie van E.C.M.A. Batta e.a., D1.II, Maastricht 1967, blz. 747). Bij de ordening en indeling van de stukken van bijzondere aard in het archief van het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris, werd de Code archiefordening en documentatie voor de overheidsadministratie (zesde druk, V.N.G. 1952) als uitgangspunt genomen.

Voor een goede handhaving in de toekomst van de verkregen orde werden alle stukken, omslagen, delen enz. doorlopend genummerd. Om de kostbare archiefruimte zo goed mogelijk te benutten en om een beter overzicht van het archief te krijgen werden de stukken, die zowel voor de administratie als voor de geschiedenis van geen belang meer waren uit het archief verwijderd en vernietigd. Hierbij werd toegepast de "Lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in de gemeentearchieven dagtekenende van na 1850", zoals deze is vastgesteld door de minister van binnenlandse zaken en de minister van onderwijs, kunsten en wetenschappen bij hun besluit van 14 januari 1948/6 maart 1948, no. 11995, afdeling B.B. en no. 56931, afdeling O.K.N.. In het algemeen werd minder vernietigd dan volgens deze lijst strikt genomen geoorloofd is.

Achteraan in deze inventaris zijn een klapper op de eigennamen en een klapper op zaken en onderwerpen opgenomen. Op deze verantwoording volgt, ter meerdere duidelijkheid, een overzicht van de indeling der archieven. De in deze inventaris beschreven archieven van de gemeente Hulsberg hebben een lengte van ongeveer 16 strekkende meter en worden bewaard in de archiefbewaarplaats ten gemeentehuize van Nuth; Hulsberg behoort sinds de gemeentelijke herindeling van Zuid-Limburg per 1 januari 1982 tot de gemeente Nuth.

De inventaris van de archieven der gemeente Hulsberg werd in 1968 niet uitgegeven, er werden slechts 5 exemplaren vervaardigd, waarvan er twee voor de gemeente bestemd waren.

Eind 1984 besloot de gemeente Nuth tot het uitgeven van een voor geschiedkundig onderzoek bestemde verkorte editie van voornoemde inventaris.

Deze nieuwe uitgave is t.o.v. de uitgebreide editie van 1968 in zoverre verkort dat van de meeste series nu alleen de verzamelnummers zijn opgenomen. Een uitzondering is gemaakt voor de series in de archieven van de ambtenaar van de burgerlijke stand en het kadaster, de series van "algemene aard", de series persoonsbundels, de serie bevolkingsregisters, de serie hinderwetvergunningen en de serie bouwvergunningen in het archief van het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris, en tenslotte de serie notulen van de vergaderingen van het burgerlijk armbestuur in het archief van dat burgerlijk armbestuur. Deze nieuwe editie onderging van de andere kant ook een uitbreiding door de opname van een schets van het plaatselijk bestuur met lijsten van gemeentelijke functionarissen en de aanvulling van deze verantwoording met een kort overzicht van de bekende lotgevallen van de archieven van Hulsberg in de loop der tijden.

Maastricht, 31 maart 1986.
W. van Muiken.