De archieven der gemeente Nieuvenhagen, daterende van vóór de invoering van hot registratuurstelsel der Vereniging van Nederlandse Gemeenten voor de ordening van het archief op. 1 januari 1940, bevonden zich bij hun overbrenging naar Maastricht ter ordening en inventarisatie materieel gezien in goede staat.

De materiele toestand der archieven is niet altijd even best geweest in de loop der tijden, terwijl de ordening eveneens nog al wat te wensen overliet, zoals we hierna zullen zien. Van inventarisatie is er eigenlijk nooit sprake geweest; weliswaar zijn er drie inventarissen aanwezig uit de eerste helft van de 19e eeuw (1810, 1820 en 1845, inventaris nr. 132-134), maar deze geven slechts een opsomming van de aanwezige stukken.. De nog aanwezige gemeenteverslagen tussen 1852 en 1873 (inv. nr. 76-81) vermelden telkens, dat de archieven goed in orde zijn. Dit moet men echter met een korreltje zout nemen, want in het gemeenteverslag van 1874 (inv. nr. 82) wordt onder het hoo fd "Archieven" opgemerkt: "Men is begonnen met een behoorlijke regeling en indeling van het archief, een zeer belangrijk werk, wat veel tijd vordert". Of er van deze regeling en indeling veel terecht is gekomen, mag wel betwijfeld worden als men de karige opmerking over de archieven in het verslag van 1875 (inv. nr. 83) leest: "Deze bevinden zich thans in bevredigenden staat, daarover valt niets op te merken". Vanaf 1876 tot 1917 verandert er blijkbaar niets, want de nog aanwezige gemeenteverslagen uit deze periode (inv. nr. 84-112) vermelden onder het hoofd archieven telkens: " Geene veranderingen" of, van 1880, "Onveranderd".

In 1917 wordt het archief, dat tot dantoe op de gemeentesecretarie was bewaard, overgebracht naar een lokaal, gelegen aan de openbare lagere school I te Nieuwenhagen (gemeenteverslag 1917, inv. nr, 113). Hier blijft het tot aan de opheffing van deze school in 1922 bewaard; dan wordt het overgeplaatst naar een bovenkamer van het raadhuis (gemeenteverslag 1922, inv. nr. 118). Deze bovenkamer Vormt een voorvertrek van de raadkamer, waar het publiek zich bevindt tijdens de zittingen van de raad. Dit blijkt uit het eerste inspectierapport over de archieven der gemeente Nieuwenhagen van de rijksarchivaris in Limburg, belast met de inspectie der gemeente-archieven, in 1923, waarin de rijksarchivaris o.a. ook nog opmerkt, dat de toestand van het archief dringend verbetering vereist. Naar aanleiding van de door Gedeputeerde Staten gemaakte opmerkingen over deze toestand, schrijven burgemeester en wethouders van Nieuwenhagen op 5 mei 1924 aan dit college, dat hot gebouw, waar de gemeentesecretarie was gevestigd, wegens plaatsgebrek inmiddels is verkocht en dat de gemeentesecretarie voorlopig is ondergebracht in een particulier huis, dat neer ruimte biedt en waar het archief in een afgesloten bovenkamer, die voor het publiek niet toegankelijk is, is ondergebracht. In 1926 wordt het archief overgebracht naar het in dat jaar gereed gekomen nieuwe raadhuis. Aan de ordening en inventarisatie der bescheiden gebeurt echter voorlopig niet veel wegens personeelsgebrek.

In zijn inspectierapport over 1934 deelt de waarnemend rijksarchivaris in Limburg, belast met de inspectie der gemeente- en waterschapsarchieven, het volgende mee over de toestand van het archief van Nieuwenhagen:
"Voor de ordening der stukken van de lopende dienst is sinds 1931 overgenomen een registratuurplan, dat toen bij de gemeente Eygelshoven in gebruik was.
De stukken voor 1930 zijn geborgen in een ondergrondse brandvrije archiefbewaarplaats, welke echter voortdurend zeer vochtig is, vermoedelijk tengevolge van lekken in de riolering, welke aan de buitenkant langs de archiefbewaarplaats loopt; hierin zal zo spoedig mogelijk verbetering gebracht moeten v/orden. Tevens is wenselijk, dat de houten deur, welke toegang geeft tot de bewaarplaats door een ijzeren branddeur vervangen wordt.
De archiefstukken in deze bewaarplaats zijn in portefeuilles geborgen; die uit de jaren 1912 tot 1930 zijn geordend volgens een rubriekenstelsel met indicateur, indertijd overgenomen van de gemeente Schaesberg. In de stukken van voor 1912 is weinig orde; zij zullen in het rubriekenstelsel van 1912-1930 opgenomen worden."
Bij de volgende inspectie, in 1939, blijkt aan de bemerkingen over de archiefbewaarplaats tegemoet te zijn gekomen; aan ordening is niet veel gebeurd, ook nu is er nog slechts geringe orde in de stukken van vóór 1912. In zijn inspectierapport van 13 december 1943 merkt de rijksarchivaris in Limburg, belast met de inspectie der gemeente- en waterschapsarchieven in de provincie, o.a. op, dat voor de ordening van de stukken van de lopende dienst sinds 1 januari 1940 het registratuurstelsel der Vereniging van Nederlandse Gemeenten in gebruik is genomen en het archief daterende van voor 1940 te zijner tijd door de ambtenaar ter inspectie kan worden geordend.

Bij de inspectie in 1950 verkeert het archief van vóór 1940 in slordige toestand.
Dit is echter ten goede veranderd in 1955, toen het archief van vóór 1940, naterieel goed verzorgd werd aangetroffen, doch het blijkt nog steeds niet geïnventariseerd te zijn.
En in deze toestand is het dan blijven berusten in de archiefbewaarplaats tot november 1970, toen ondergetekende een aanvang maakte met de ordening en inventarisatie van dit gedeelte van het archief der gemeente Nieuwenhagen.

Na deze korte geschiedenis van de lotgevallen van het archief der gemeente Nieuwenhagen, daterende van vóór 1 januari 1940, willen we nu onze aandacht gaan vestigen op de ordening en inventarisatie ervan. Zoals hierboven al duidelijk is geworden, werd er reeds vroeger praktisch geen orde aangetroffen in het archief, daterende van vóór 1912.

De archiefstukken uit de jaren 1912-1930 waren geordend volgens een rubriekenstelsel, bestaande uit 20 rubrieken, met indicateurs.
De stukken van de jaren 1931-1939 waren geordend volgens een registratuurplan, dat 41 rubrieken telde, waarvan de meeste weer onderverdeeld, met indicateurs.
Hoewel de "Handleiding.voor het ordenen en beschrijven van archieven" door Mrs. S. Muller Fz., J.A. Feith en R. Fruin Th.Az. voorschrijft bij de ordening van een archief voor alles zoveel mogelijk de oorspronkelijke orde te herstellen, werden beide bovengenoemde oorspronkelijke systemen van ordening toch niet gehandhaafd. De stukken zouden bij handhaving van-de systemen nl. moeilijk toegankelijk zijn voor de huidige administratie. Klappers op de indicateurs ontbreken bij beide systemen van ordening; terwijl er bovendien bij het rubriekenstelsel, toegepast in de jaren 1912 -1930, uitsluitend over de jaren 1919-1923 indicateurs aanwezig zijn, zodat men wel kan stellen, dat de toegangen op de systemen verre van voldoende zijn. Van een snelle en doeltreffende lichting van stukken, wat voor de administratie een eerste vereiste is, kon hier dus geen sprake zijn.

Besloten werd het hele archief van het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris, tot aan de invoering van het registratuurstelsel te ordenen en te inventariseren volgens het inventaris-model, dat reeds sinds 1937 bij de Dienst van de Inspectie der archieven in Limburg in gebruik is, en dat overeenkomt met het "Inventarisschema ten behoeve van de beschrijving der gemeentearchieven daterende van na 1813", bij missive van de minister van binnenlandse zaken, d.d. 28 december 1949, aan de gemeentebesturen toegezonden. In het eerste deel zijn de stukken en seriën van algemene aard ondergebracht: het register van agenda's van de openbare vergaderingen der gemeenteraad, de registers van notulen van de vergaderingen der gemeenteraad en van het college van burgemeester en wethouders, de registers van besluiten van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en wethouders, het register van bekendmakingen, het register van goedgekeurde verordeningen, de registers van correspondentie, de indicateurs, de algemene statistische opgaven en gemeenteverslagen, alsmede de inventarissen.

De ordening van het tweede deel, stukken en seriën van bijzondere aard, is gebaseerd op de "Code archiefordening en documentatie voor de overheidsadminstratie", uitgegeven door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De code is hier zoveel mogelijk gevolgd.
De archieven van de gemeente-ontvanger, het waterleidingbedrijf, het electriciteitsbedrijf, het burgerlijk armbestuur, de ambtenaar van de burgerlijke stand en het kadaster zijn volgens het zojuist genoemde "Inventaris-schema" afzonderlijk geordend en geïnventariseerd.
Voor een goede handhaving in de toekomst van de op grond van meergenoemd "Inventaris-schema" verkregen orde was het nodig alle stukken, omslagen, delen, etc. doorlopend te nummeren. Deze nummering is zover mogelijk doorgevoerd, zodat de stukken, omslagen, delen, etc. na raadpleging weer gemakkelijk op hun plaats teruggezet kunnen worden.
Om de kostbare archiefruimte zo goed mogelijk te benutten en om een beter overzicht van het archief te krijgen werden de stukken, die zowel voor de administratie als voor de geschiedenis van geen belang weer waren uit het archief verwijderd en vernietigd. Hierbij werd toegepast de "Lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in de gemeentearchieven dagtekenende van na 1850", zoals deze is vastgesteld door de minister van binnenlandse zaken en de minister van onderwijs, kunsten en wetenschappen bij hun besluit van 14 januari 1948/6 maart 1948, no 11995, afdeling B.B. en no 56931, afdeling O.K.N.. In het algemeen werd minder vernietigd dan volgens deze lijst strikt genomen geoorloofd is. De lijst van vernietigde stukken is achter in de inventaris opgenomen.

In deze inventaris zijn de nog aanwezige archieven van de gemeente Nieuwen-hagen beschreven vanaf haar oprichting in 1800 tot aan de invoering van het registratuurstelsel van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten op 1 januari 1940. De enkele stukken van vóór 1800, die in het archief werden aangetroffen, zijn retroacta; een enkele keer is, waar dit wenselijk of noodzakelijk was, afgeweken van de einddatum 31 december 1939.

Achteraan in deze inventaris zijn een alfabetische klapper op de eigennamen en een op de zaken en onderwerpen, voorkomend in de inventaris, opgenomen. Aan deze verantwoording voorafgaand vindt men een korte geschiedenis van het plaatselijk bestuur, op deze verantwoording volgend een overzicht van de inventaris.
Na de ordening en inventarisatie hebben de in deze inventaris beschreven archieven van de gemeente Nieuwenhagen te samen een lengte van ongeveer 15 strekkende meter.
Ondergetekende begon in november 1970 met dit werk en voltooide het in augustus 1971.
Maastricht, augustus 1971.
W. van Mulken.