De inventarisatie van de archieven van de voormalige gemeente Ambt Vollenhove uit de periode 1818-1942 werd in 1995-1996 verricht in opdracht van het bestuur van haar rechtsopvolger, de gemeente Brederwiede door ODRP facilitair. De bewerking van bevolkingsregisters en registers van de burgerlijke stand behoorde niet tot de opdracht.

De splitsing van de gemeente Vollenhove in Ambt en Stad Vollenhove, die in de Franse tijd waren samengevoegd, vormt het beginjaar van deze inventaris. De enkele stukken die van vóór dat jaar dateren, rechtvaardigen niet de opneming van een afzonderlijke inventaris. Zij zijn als voorstukken opgenomen in de inventaris 1818-1942. Met de hernieuwde samenvoeging met de gemeente Stad Vollenhove eindigt de geschiedenis van Ambt Vollenhove als zelfstandige gemeente en daarmee ook van het beschreven archief.

De reeks ingekomen stukken, die in 1818 begint, is zeer incompleet aangetroffen. De stukken zijn op hun boekingskenmerk gelegd of, bij ontbreken daarvan, op datum.

Uit het archief zijn bij de bewerking stukken geselecteerd voor vernietiging. Hierbij is uitgegaan van de 'lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van ná 1850', zoals deze in 1983 is vastgesteld door de ministers van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur en van Binnenlandse Zaken. Niettemin zijn niet alle stukken die op grond van deze vernietigingslijst zouden kunnen worden vernietigd ook daadwerkelijk geselecteerd: wanneer zij voor de lokale geschiedenis interessante gegevens bevatten, zijn ze uitgezonderd van de vernietiging. Niettemin kon ongeveer 0,5 meter aan bescheiden voor vernietiging worden uitgeselecteerd, waardoor er een bestand resteert van circa 27,5 meter. Ook in het verleden is al uit het archief van de gemeente geselecteerd, namelijk uit de bijlagen van de gemeenterekening. Deze bewerking is in de periode 1983-1985 uitgevoerd onder auspiciën van de provinciale archiefinspecteur van Overijssel. *  De indertijd voor bewaring geselecteerde stukken zijn nu integraal opgenomen.

De buiten dit archiefbestand aangetroffen kadastrale leggers zijn aan het archief toegevoegd en in deze inventaris beschreven. Een aantal dossiers en documenten die min of meer ten onrechte in het archief van na 1942 terecht zijn gekomen waren al beschreven in de inventaris van het archief van de gemeente Vollenhove 1942-1972. Verwijzingen naar deze archiefbescheiden zijn in de inventaris opgenomen.

Uit de archieven zijn de nietjes, spelden, paperclips, touwtjes en oude omslagen verwijderd en vervangen door zuurvrije omslagen en-met uitzondering van bescheiden die niet in dozen passen-zuur-, metaal- en lijmvrije dozen.

Van de geconstateerde schade aan de in deze inventaris beschreven stukken werd een rapport opgemaakt.