Wat de zorg voor de gemeente-archieven betreft werd in het "reglement van bestuur voor het platteland" van 1818 het bewaren van deze archieven opgedragen aan de gemeentesecretaris. De zorg voor het gemeente-archief werd met de Belgische gemeentewet van 1836 aan het college van burgemeester en wethouders opgedragen. Dit college diende archiefinventarissen aan te leggen en te waken tegen vervreemding archiefbescheiden. Bij de gemeentewet van 1851 werd de gemeentesecretaris weer belast met de zorg voor het archief onder toezicht van het college van burgemeester en wethouders. In de onderhavige archiefinventaris zijn meerdere archieven beschreven. Behalve het archief van de gemeente Bocholtz over de periode 1800-1940 zijn opgenomen twee archieven van vóór deze periode en een aantal archieven, die bij de gemeente Bocholtz zijn gedeponeerd.

In vergelijking met de twee archieven over de jaren 1796-1800 zijn slechts weinig archiefbescheiden van de gemeente Bocholtz van het begin van de 19e eeuw aangetroffen. Van de in gemeentearchieven voorkomende series treft men vanaf het begin van de 19e eeuw aan de registers van de burgerlijke stand, de rekeningen en de begrotingen. Het oudste correspondentieregister begint in 1818. Het oudste register van besluiten van de raad en van het college van burgemeester en wethouders begint in 1832. De oudste gegevens over de in deze inventaris beschreven archieven treft men aan in twee archiefinventarissen over de jaren 1830-1837. *  Daarin zijn veel archiefbescheiden vermeld, die verdwenen zijn. Enige voorbeelden daarvan zijn de bulletins van wetten van het Frans bestuur over de jaren 1799-1813, de rekeningen vanaf 1796 en de militieregisters vanaf 1803.

In de verslagen van de toestand van de gemeente over de jaren 1859-1862 *  is over de archieven meegedeeld, dat de staat ervan goed is en dat er geen archiefbescheiden ontbreken."

In de beide hierboven vermelde genoemde archiefinventarissen zijn ook archiefbescheiden vermeld, die dateren van vóór de periode 1794-1940 van de in de onderhavige archiefinventaris beschreven archieven. Van deze "oude" archieven zijn in het begin van de periode van het Frans bestuur 37 pakketten en 8 registers naar Maastricht overgebracht, zoals in beide archiefinventarissen is vermeld onder volgnummer 3 van "Littera A, oude archieven vóór 1700". Van de achtergebleven archiefbescheiden van deze "oude" archieven behoren de meeste tot het archief van de schepenbank Simpelveld en Bocholtz. In een uitgaande brief d.d. 25 augustus 1827 van de burgemeester aan de commissaris van het district Maastricht is vermeld, dat de archiefbescheiden van de schepenbank Simpelveld en Bocholtz in 1796 of 1797 aan de prefectuur te Maastricht door de secretaris de heer Cox zijn overgedragen. *  De burgemeester is nog voor meer informatie naar 's-Hertogenrade gegaan, waar de inmiddels 92 of 93 jaar oud geworden heer Cox woonde. Deze was echter dusdanig dement, dat hij geen verdere informatie heeft kunnen inwinnen.

In 1843 werd in een door de gemeente gekochte woning behalve een schoollokaal, een onderwijzerswoning en een kapelanie ook een bewaarplaats voor archieven ingericht. *  In 1891 zijn op verzoek van de rijksarchivaris in Limburg twee kisten met gerechtelijke archiefbescheiden van de schepenbank Simpelveld en Bocholtz aan hem overgedragen. *  Verder zijn een aantal van deze "oude" archiefbescheiden van de schepenbank Simpelveld en Bocholtz, de kerk van Simpelveld en andere instellingen in 1921 aan het rijksarchief in Limburg overgedragen. *  Daar bevinden zich nu het archief van de schepenbank Simpelveld en Bocholtz en een aantal daarbij horende archieven. * 

Ook zijn na de inventarisatie van de onderhavige archieven in 1993 en 1994 door archivarissen van het D.A.C. van de Z.O.L.-bedrijven te Heerlen nog een aantal "oude" archiefbescheiden van de schepenbank Simpelveld en Bocholtz, de kerk van Simpelveld en andere instellingen aan het Rijksarchief in Limburg overgedragen. Andersom zijn in 1924 en 1993 archiefbescheiden, die hebben berust in het Rijksarchief in Limburg, overgedragen en opgenomen in de onderhavige archieven over de periode 1794-1940. Bij de inventarisatie in 1993 en 1994 zijn verder archiefbescheiden van de gemeente Simpelveld aangetroffen en overgedragen om in desbetreffende archieven te worden opgenomen.

In 1923 zijn de onderhavige archieven geïnventariseerd door de commies aan het rijksarchief in Limburg J. van de Venne. Daarna werden zij opgeborgen in vier kasten, die in het portaal van het raadhuis stonden en werden afgesloten door een beschot. In oktober 1923 werd een nieuw raadhuis betrokken, waarin zich een apart lokaal met aparte kasten als archiefbewaarplaats bevond. * 

In 1930 werd het raadhuis verbouwd, waardoor de archiefbewaarplaats werd verplaatst en een nieuwe kluisdeur werd opgesteld. * 

De waarnemend rijksarchivaris, belast met de inspectie der gemeente- en waterschapsarchieven in deze provincie, verzocht in 1936 het college van burgemeester en wethouders om maatregelen te nemen tegen het vocht in de archiefbewaarplaats en ter verbetering van de lichtleiding in deze ruimte. Volgens het college waren deze maatregelen reeds genomen en werd het meest daarvoor in aanmerking komend archief ook reeds daarin opgeborgen. Om welk archief of archiefgedeelte het dienaangaande ging, is niet vermeld. * 

In 1940 werd het gedeelte van het archief, dat op een kamertje op de eerste verdieping in houten kasten bewaard werd, op verzoek van de rijksarchivaris naar de inmiddels niet meer vochtige archiefbewaarplaats overgebracht. Om welk archief of archiefgedeelte het ging, is weer niet vermeld. * 

In dat jaar constateerde de rijksarchivaris, dat de archiefbescheiden van na 1921 nog steeds volgens het in 1921 in gebruik genomen rubriekenstelsel werden opgeborgen. *  Bij de inventarisatie van 1993 en 1994 werden archiefbescheiden van na 1921 aangetroffen bij stukken van een zelfde onderwerp van de in 1923 geïnventariseerde archieven over de periode 1795-1921. In desbetreffende archiefinventaris van 1923 zijn de stukken volgens een rubriekenstelsel opgeborgen. Bij een aantal onderwerpen is geen einddatum vermeld, hetgeen aangeeft dat dit rubriekenstelsel ook is bedoeld voor gebruik na 1923. *  Veel archiefbescheiden tot ca. 1930 zijn volgens dit rubriekenstelsel opgeborgen.

Op 1 januari 1941 werd het registratuurstelsel van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten ingevoerd. *  Dit archiveringssysteem verschilt dusdanig van het hiervoor genoemde rubriekenstelsel, dat deze datum gehanteerd is als afsluitingsdatum van het gemeente-archief vanaf 1800. Deze datum is echter niet consequent als afscheidingsdatum tussen twee afzonderlijke archieven toegepast. In het gemeente-archief van na 1941 werden vee 1 stukken archiefbescheiden van vóór 1941 aangetroffen. Er zijn veel dossiers volgens het bovengenoemde registratuurstelsel gevormd, waarin zowel archiefbescheiden van vóór 1 januari 1941 als van na deze datum zijn opgeborgen.

Bij het begin van de inventarisatie hadden de gezamenlijke archieven een omvang van ca. 28 strekkende meters. Na de selectie op de vernietiging zijn ca. 16 strekkende meters overgebleven.

In 1993 en 1994 werden de onderhavige archieven geïnventariseerd door de archivarissen van het D.A.C. van de Z.O.L.-bedrijven te Heerlen J. van der Meij en H.M.E. L'Ortije. Zij constateerden dat een aantal archiefbescheiden behoorlijke schade had opgelopen door vocht, vuil en veelvuldig gebruik. Na hun inventarisatie zijn deze archiefbescheiden gerestaureerd. Veelal door vocht aangetaste en daardoor broze archiefbescheiden werden schoongemaakt en versterkt door ze aan te vezelen en versleten boekdelen werden opnieuw ingebonden.