Het archief is in zijn geheel beperkt openbaar. Het is slechts raadpleegbaar na verkregen toestemming van de directeur van het NIOD.Voor bezoekers die deze toestemming willen hebben, is ter plekke bij balie van de studiezaal van het NIOD een archiefverklaring verkrijgbaar. Direct na ondertekening kunt u de stukken aanvragen en inzien.

Op 14 mei 1940 capituleerde het Nederlandse leger. Een Duits militair bestuur werd ingesteld. Op 29 mei 1940 werd dit vervangen door een burgerlijk bestuur, dat onder leiding kwam te staan van Reichskommissar Dr. Arthur Seyss-Inquart. Hij was rechtstreeks ondergeschikt aan Hitler en daarmee de hoogste vertegenwoordiger van de bezettingsmacht in Nederland. Hij gaf zijn bestuur het karakter van een "toezichthoudend bestuur", een Aufsichtsverwaltung. Dit kwam boven het Nederlands bestuur te staan. Aangezien het kabinet in ballingschap in Londen verbleef, werd het Nederlandse bestuur geleid door de ambtelijke hoofden van de departementen, de secretarissen-generaal. Het zogenaamde toezichthoudend bestuur daarboven bestond uit vier Generalkommissariate. Dit waren het Generalkommissariat für Finanz und Wirtschaft (financiën en economie) van dr. Hans Fischböck; het Generalkommissariat für das Sicherheitswesen (openbare orde en veiligheid) van Hanns Albin Rauter; het Generalkommissariat zur besonderen Verwendung (bijzondere aangelegenheden) van Fritz Schmidt en het Generalkommissariat für Verwaltung und Justiz (bestuur en justitie) onder leiding van dr. Friedrich Wimmer. De departementen mochten niets van belang ondernemen zonder machtiging van de boven hen staande Generalkommissar. De bevoegdheden van de Generalkommissariate waren in de praktijk veel uitgebreider dan alleen toezicht houden.

Na zijn benoeming tot Reichskommissar in den Niederlanden op 29 mei 1940 verlaat Arthur Seyss-Inquart de Ridderzaal. Achter hem, saluerend, de Wehrmachtbefehlshaber in den Niederlanden, General der Flieger Friedrich Christiansen. Aan diens rechterzijde staat General der Infanterie Alexander von Falkenhausen die tot dan toe het militair bestuur op zich had genomen.

Op landelijk niveau had Seyss-Inquart de Generalkommissare onder zich, op provinciaal niveau waren dit de Beauftragten des Reichskommissars. Naast de provincies hadden ook de steden Amsterdam en Rotterdam een eigen Beauftragte. De taak van de Beauftragten was het toezicht houden op alles wat er in hun provincie gebeurde, vooral wat betrof het openbaar bestuur, de publieke opinie en het economisch leven. De besturen van de provincie en gemeenten moesten hun belangrijkste beslissingen altijd aan de Beauftragte meedelen. De bestuursfunctionaris waarmee de Beauftragte regelmatig over allerhande kwesties in overleg trad was de Commissaris van de provincie (vanaf 30 juli 1940 werd de titel Commissaris van de koningin door deze titel vervangen).

Seyss-Inquart vond hun politieke taak erg belangrijk. Om die reden hadden de verschillende Beauftragten hun benoeming dan ook alleen te danken aan het feit dat ze in Duitsland actieve leden van de Nationalsozialistische Deutsche Arbeiterpartei (NSDAP) waren geweest. Bestuurservaring was geen eerste vereiste, vond Seyss-Inquart. Zodoende beschikten dan ook niet alle Beauftragten daarover.

Zoals Seyss-Inquart op landelijk niveau probeerde het bestuur en de bevolking in nationaal-socialistische richting te forceren, zo moesten de Beauftragten dat op provinciaal en stedelijk niveau klaarspelen. De Beauftragten hadden in het begin dan ook het meeste contact met Generalkommissar zur besonderen Verwendung Fritz Schmidt, die tot belangrijkste taak had het nazificeren van de Nederlandse bevolking. Aan hun staf werden Referenten toegevoegd die werkzaamheden verrichtten die op landelijk niveau onder de Generalkommissar zur besonderen Verwendung vielen. Deze Referenten waren vaak zeer nationaal-socialistisch. Verschillende van hen hadden meer invloed dan de officieel boven hen staande Beauftragte.

De volgende Referate waren in elk geval bij alle Beauftragten aanwezig:
- Referat für Soziale Fragen
- Referat für Volksaufklärung und Propaganda
- Referat für Volkspflege

In tegenstelling tot Seyss-Inquart en zijn Generalkommissare hadden de Beauftragten formeel niet het recht om instructies te geven aan de bestuursinstanties waarbij zij gedetacheerd waren. Ondanks die beperking wisten verschillende Beauftragten ook zonder die bevoegdheid vergaand hun zin door te drijven. Het was niet voor niets dat Seyss-Inquart hen in de eerste bespreking die hij met hen voerde "so zu sagen kleine Reichskommissare" noemde.

Ze konden echter niet, zoals de Reichskommissar, beslissen over de benoeming van personeel.
Bij het benoemen van nieuwe burgemeesters dienden de Beauftragten een kandidaat voor te dragen bij de Abteilung für niederländische Personalangelegenheiten van het Generalkommissariat für Verwaltung und Justiz van Wimmer.

Eén keer in de maand ontving Seyss-Inquart van elk van zijn Beauftragten een rapport. In het begin riep hij hen eens in de veertien dagen bijeen in Den Haag, later werd dit eens per vier weken. Vanaf 1942 was er van zo'n regelmaat geen sprake meer. De Beauftragten hadden nog wel een directe telefoon- en telexverbinding (die laatste via de Ordnungspolizei) met het Reichskommissariat.

Bij elke Beauftragte was een Polizeioffizier beim Beauftragten aangesteld. Deze was met zijn manschappen verantwoordelijk voor de veiligheid van de Beauftragte, het afgeven van vergunningen om zich 's avonds na spertijd op straat te begeven en de controle op de Nederlandse politie in de provincie. Die laatste taak was niet van het grootste belang, aangezien ze het laagste Duitse politieorgaan was dat de Nederlandse politie controleerde. De Beauftragte kon de Polizeioffizier aanraden bepaalde zaken nader te onderzoeken, maar bevelen kon de Polizeioffizier alleen ontvangen van de Befehlshaber der Ordnungspolizei in Den Haag. Over de Ordnungspolizei had de Beauftragte dus weinig te zeggen, over de Sicherheitspolizei formeel helemaal niets.

Vanaf 1943 kregen de Beauftragten rechtstreeks met de Arbeitseinsatz te maken. De Duitse Wehrmacht had in de provincies arbeiders nodig voor de versterking van hun verdedigingswerken. Het makkelijkst was nu die arbeidskrachten uit de gemeentes te halen die het dichtst bij de werkzaamheden gelegen waren. De Beauftragten droegen burgemeesters uit hun provincie op om personen in hun gemeente aan te wijzen die dit werk moesten gaan doen.

In juni 1942 riepen affiches Nederlandse mannen op in Duitsland te gaan werken.

Van Duitse zijde werden de Nederlandse departementen van groter belang geacht dan het provinciale en gemeentebestuur. Er hadden ook nogal wat wisselingen plaats onder de Beauftragten en er was maar beperkt sprake van een eenheid in hun beleid. Deze verdween helemaal toen Himmler en Rauter in de tweede helft van de bezettingstijd in een aantal gevallen vazallen van Schmidt door eigen mensen wisten te vervangen.

Informatie over de organisatie en de taak van de Beauftragten is te vinden op de desbetreffende plaats in de inventaris.

De inventaris is in 2004 vervaardigd door de Centrale Archief en Selectiedienst. De inleiding is vervaardigd door drs. Lieke Janssen.

Eind 1946 hadden medewerkers van het toenmalige Rijksbureau/Rijksinstituut (RvO/RIOD)) voor Oorlogsdocumentatie al gezocht naar de archieven van de Beauftragten in Middelburg, 's-Hertogenbosch, Maastricht, Utrecht, Arnhem en Haarlem. Het was de medewerkers van het RIOD een raadsel waar de archieven gebleven waren, op de bureaus van de betreffende Beauftragten waren ze niet. De bureaus van de overige Beauftragten waren toen nog niet bezocht.

Uiteindelijk werd uit de archieven van alle Beaufragten wel materiaal gevonden. In het geval van de Beauftragten van Zeeland en Limburg betrof het een aanzienlijke hoeveelheid materiaal. Van de overige Beauftragten werden slechts kleine hoeveelheden documenten aangetroffen.

Informatie over de totstandkoming van de huidige inventaris is te lezen onder de rubriek "Verantwoording van de bewerking".

Achtergronden van de bewerking
Het Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie (NIOD) bood in april 2000 het archief van de Beauftragten des Reichskommissars für die Provinzen aan de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) te Winschoten ter bewerking aan, die deze in de periode 2001-2004 uitvoerde.

Verantwoording
Ten aanzien van de bewerking vormden de bestaande beschrijvingen het uitgangspunt. Van dit principe werd alleen afgeweken wanneer oude omschrijvingen niet correspondeerden met de inhoud van het dossier of als stukken niet eerder beschreven waren. Daar waar mogelijk werden soortgelijke dossiers onder verzamelbeschrijvingen geplaatst. Wat de rubrieksindeling in de nieuwe inventaris betreft, werd met het NIOD afgesproken dat deze - daar waar nodig -in overeenstemming werd gebracht met de organisatie en de uitvoering van de taak van de Beauftragten.

Het institutionele onderzoek dat door het NIOD en de CAS werd gedaan, vindt zijn weerslag in de door het NIOD geschreven inleiding op de inventaris en in de aangepaste rubrieksindeling. Daarnaast werden bestaande rubrieken uit de oude inventaris soms in een andere volgorde geplaatst om zo een meer logische indeling in de nieuwe inventaris te bewerkstelligen.

In de nieuwe toegang is een concordantie opgenomen om te zorgen dat verwijzingen in bestaande publicaties, gebaseerd op de eerdere indeling van het archief, teruggezocht kunnen worden.

Vernietigingsbeleid
Aangezien het archief ten tijde van de Duitse bezetting in Nederland in de periode 1940-1945 werd gevormd, geldt dit bestand volgens de door het Nationaal Archief opgestelde normen als oorlogsgerelateerd. Dat is ook de reden dat er tijdens de bewerking niets uit de archieven voor vernietiging is aangewezen.

Van de oorspronkelijke 8,9 meter te bewerken archief van de Beauftragte des Reichskommissars für die Provinzen werd uiteindelijk 6,3 meter archief aan het NIOD geretourneerd. Het verlies van 2,6 meter op de oorspronkelijk aangeboden hoeveelheid archief heeft te maken met het comprimeren van de archiefbescheiden in standaard archiefdozen tijdens het herordenen.

Na beschrijving door de CAS omvatte het archief 439 inventarisnummers.

Voor deze inleiding is dankbaar gebruik gemaakt van onderzoek dat is verricht ten behoeve van de voorgaande inventaris. Voor vervolgonderzoek naar de Beauftragten des Reichskommissars raadplege men de volgende literatuur en bronnen:

aanvraaginstructie
Archiefstukken uit dit archief kunnen in de studiezaal van het NIOD worden aangevraagd
onder vermelding van: archief 086, inv.no. ...
Het inventarisnummer is vermeld in numeriek oplopende volgorde,
links naast de beschrijving van de stukken