De serie bouwvergunningen is een onderdeel van het archief van de secretarie van het gemeentebestuur van Groningen *  . De archivering van de bouwvergunningen gebeurde door de secretarie en had als wettelijke grondslag de artikelen in bouwverordening die op 7 juni 1856 werd vastgesteld door de gemeenteraad *  . De gemeente Groningen voldeed door het opstellen van deze verordening aan art. 291 van de gemeentewet van 29 juni 1851. In art. 291 stond dat alle plaatselijke verordeningen, die bij overtreding onderhevig waren aan strafvordering, binnen 5 jaar na dagtekening van de wet in overeenstemming gebracht moesten worden met die wet. Ook de bouwverordening viel onder het Reglement van Politie omdat de politie bevoegd was de boetes bij geconstateerde overtredingen te innen. Na de invoering van het Reglement van Politie van 1856 werden in de gemeentelijke administratie de bij B. en W. binnengekomen requesten, voor het verkrijgen van een vergunning, geordend op het soort vergunning. De verzoeken werden ingeschreven in registers én voorzien van een vergunningnummer gevolgd door een volgnummer. Zo kregen verzoeken van burgers voor "het houden van varkens" kregen aldus vergunningnummer 17/..., "het houden van koffiehuizen" kreeg vergunningnummer 7/... en aanvragen voor het timmeren van huizen vergunningnummer 5/... *  . De eerste 1517 bouwaanvragen, in de periode 1856 - 1863, werden ook voorzien van het vergunningnummer 5/... en werden samen met andere requesten geborgen in het register van requesten *  . In deze toegang zijn verwijzingen opgenomen. Voor 1856 werden de bouwaanvragen genoteerd in zogenaamde requestboeken *  .

In grote lijnen was de procedure tot verkrijging van een bouwvergunning als volgt: B. en W. werden middels een schriftelijke kennisgeving op de hoogte gesteld van een voornemen van een bouwactiviteit. De aanvrager moest in deze kennisgeving (ook wel aangifte genoemd) vermelden de aard van de bouwactiviteit en de juiste bouwlocatie. B. en W. stelde de kennisgeving, om "bericht en raad", in handen van de ambtenaar die met het toezicht op het bouwen in de stad was belast. Tot 1882 was gaf de stadsbouwmeester zijn advies aan B. en W. en vanaf 1882 de directeur van gemeentewerken. Het advies van de bouwmeester kwam als ingekomen stuk op de vergadering van B. en W., later ook wel de timmeragenda genoemd. Als het besluit van B. en W. op de bouwaanvraag gelijk was als het advies dan werd de agenda van B. en W. én op het ingekomen stuk cf (conform) genoteerd en kreeg de aanvrager de beschikking (met wel of geen bezwaar). Als een aanvraag werd geweigerd gebeurde dit met opgaaf van de redenen. Een aantal bouwdossiers werden door besluitvorming van B. en W. uit de serie bouwvergunningen gehaald en zijn geborgen in andere series van het secretariearchief, zoals de serie verbalen. Deze bouwaanvragen zijn wel beschreven in de inventaris maar hebben een blanco (inventaris)nummer gekregen én een verwijzing naar de vergaderdatum waarop het besluit uiteindelijk werd genomen.

Het volgende overzicht geeft de ordening weer van de bouwvergunningen die zijn beschreven in toegang 2129. In de eerste kolom staat het oude inv. nr. van toegang 1399. De tweede kolom is het eerste getal het vergunningnummer en na de schuine streep het volgnummer. De reden dat het volgnummer, bij hetzelfde vergunningnummer, weer met het getal 1 begint is dat deze vergunningen onder een nieuwe bouwvergunning vallen.

Overzicht van de series bouwvergunningen van toegang 2129:

inv. nr. ;vergunningnr. ;soort bouwvergunning ;periode

3099 - 3112 5/ 2 - 1517 ;lichte- en reguliere verg. ;1856 - 1863
7496 - 7497 5/1518 - 3999 ;lichte- en reguliere verg. ; 1863 - 1871

Door de bouwverordening van 1871 kwam er een administratieve én fysieke scheiding tussen de lichte- en de reguliere bouwvergunningen.
7497 ;5/4000 - 5017 ;lichte bouwvergunning ;1871 - 1875
7497 ;5/1 - 3063 ;lichte bouwvergunning ;1875 - 1884
7498 ;14/1 - 14/1042 ;lichte bouwvergunning ;1884 - 1886
7499 ;14/1 - 14/10272 ;lichte bouwvergunning ;1886 - 1905
7500 ;14/1 - 14/2870 ;lichte bouwvergunning ;1905 - 1918


7474 ;195/1 - 92 ;reguliere bouwvergunning ;1871 - 1873
7475 ;195/93 - 209 ;reguliere bouwvergunning ;1873 - 1875
7501 ;25/1 - 25/1392 ;reguliere bouwvergunning ;1875 - 1884
7502 ;10/1 - 10/306 ;reguliere bouwvergunning ;1884 - 1986
7503 ;10/1 - 10/3526 ;reguliere bouwvergunning ;1886 - 1905
7504 ;10/1 - 10/2533 ;reguliere bouwvergunning ;1905 - 1917