De inventarisatie van het archief van de Stuurgroep Bejaarden en de stichtingen Gecoördineerd Bejaardenwerk Nieuwegein en Welzijn Ouderen Nieuwegein werd in de periode 1994-1996 in opdracht van het gemeentebestuur van Nieuwegein uitgevoerd door ODRP facilitair bv. Bij de inventarisatie werd de ordening, zoals die tot 1984 was toegepast, namelijk op jaar en vervolgens op onderwerp, omgekeerd. Zoals ook in de periode 1984-1991 gebeurde, is de ordening in het gehele archief nu chronologisch binnen het onderwerp. Deze onderwerpen werden gesystematiseerd in een van het oorspronkelijke ordeningsplan afwijkende ordening. Het schema van de toegepaste ordening, die overigens op hoofdlijnen wel terug te voeren is op de oorspronkelijke archiefcode, is terug te herkennen in de inhoudsopgave van deze inventaris. *  Ook werden meermalen losstaande bij een onderwerp aangetroffen stukken toegevoegd aan een ander onderwerp, waar meerdere bijbehorende stukken waren aangetroffen. Een enkele keer ontstonden door deze combinatie dossiers in plaats van mappen waarin stukken betreffende een onderwerp bijeen waren gebracht. Het archief uit de periode 1989-1992 bestond overigens voor het grootste gedeelte uit los aangetroffen stukken. Deze werden zoveel mogelijk toegevoegd aan bestaande onderwerpsmappen en dossiers of, zo nodig, afzonderlijk beschreven.

Bij de inventarisatie is het archief tevens ontdaan van vele routinematige stukken die slechts een korte informatiewaarde hebben en ook voor de geschiedenis van de organisatie niet relevant zijn. Daarnaast werd veel documentatie die met het archief was vermengd verwijderd. Enkele aangetroffen foto's betreffende De Kerkuil zijn uit het archief verwijderd en opgenomen in de fotocollectie van de gemeente Nieuwegein. Voor de selectie van stukken werd gewerkt met of analoog aan de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken uit de archieven van (intergemeentelijke organen van 1983, alsof die van overeenkomstige toepassing is. Daardoor kon 9,2 m archief worden voorgedragen voor directe vernietiging of vernietiging op termijn. Het resterende te bewaren archief heeft een omvang van ± 4 m. Niettemin is veel meer bewaard dan een strikte toepassing van de gehanteerde selectievoorschriften zou rechtvaardigen. Dit is gedaan omdat veel zaken en onderwerpen slechts door op zichzelf irrelevante stukken in het archief zijn terug te vinden.

In overleg met de mevrouw H.W. Jansen, archiviste van de gemeente Nieuwegein, is vastgesteld dat het archief openbaar is, met uitzondering van de persoonsdossiers van de functionarissen. Bij de betreffende omschrijvingen is aangegeven tot wanneer deze dossiers buiten de openbaarheid moeten worden gehouden. Formeel moet hiertoe nog een beslissing van het college van burgemeester en wethouders worden genomen. De termijn waarbinnen beperkte openbaarheid geldt is gebaseerd op het jaar waarin de betrokkene de leeftijd van 100 jaar bereikt. Bij de werkzaamheden zijn de aangetroffen nietjes en paperclips verwijderd. Voor zover omslagen aanwezig waren, zijn deze vervangen door zuurvrije omslagen en dozen en weekmakervrije hechtmechanieken. Van de aangetroffen materiële schade aan stukken is een afzonderlijk rapport opgemaakt.