Reeds eerder is aangegeven dat tot eind 1976 de Stuurgroep Bejaarden ambtelijk werd ondersteund door de gemeente Nieuwegein. *  Het archief over deze periode is dan ook te vinden in het semi-statische archief van de gemeente over de jaren 1970-heden onder het classificatienummer -1.842.6 dat staat voor zorg voor bejaarden. Nadat Lily Hartogs in 1976 korte tijd met het secretariaat was belast, werd het ondergebracht bij de CAV. Er werd een numerieke code opgesteld of overgenomen van het opbouwwerk. Als eerste ordeningskenmerk werd aanvankelijk het jaar gebruikt, als secundair ordeningskenmerk het onderwerp, de geadresseerde of de afzender, aangegeven met een code. Blijkbaar vond men dat na verloop van tijd toch niet handig, want vanaf 1984 werd het onderwerp of de afzender/geadresseerde het belangrijkste en het jaar het secundaire ordeningskenmerk.

Een probleem bij het raadplegen van het archief moet het zijn geweest-en is het ten dele nog-dat de onderwerpen die men in de archiefcode aangaf niet wederzijds exclusief waren. Gedeeltelijk bestonden ze uit objecten of geadresseerden/afzenders, maar gedeeltelijk ook uit 'echte' onderwerpen. Bij de inventarisatie zijn meermaals bij elkaar horende stukken alsnog bij elkaar gebracht, waarvan de ingekomen brief bijvoorbeeld op onderwerp was opgeborgen, maar het antwoord op het codegetal van de geadresseerde. Een ander opvallend kenmerk van dit archief was dat men geen duidelijke definitie van archief voor ogen heeft gehad. Het archief was sterk vermengd met documentatie, die de medewerkers weliswaar inlichtingen over diverse onderwerpen kon verschaffen, maar geen betrekking had op het handelen van de organisatie zelf. Hoewel in principe aan het einde van elke 'hoofdgroep' in de code hiervoor het kopje 'onderwerpen' was opgenomen, werd ook veel van deze documentatie opgeborgen bij de stukken die men op dat moment in behandeling had. Bij de selectie die tijdens de inventarisatie is uitgevoerd, is deze documentatie uit het archief verwijderd en vernietigd. Zo bleef een 'echt' archief over. Het archief is met het secretariaat van de organisatie enkele malen verhuisd. Een deel ervan moet ooit nat geworden zijn, zo was aan enkele dozen te zien.