De collectie is in grotendeels beperkt openbaar en is slechts raadpleegbaar na verkregen toestemming van de directeur van het NIOD. Voor bezoekers die deze toestemming willen hebben, ligt een formulier bij de balie van de studiezaal van het NIOD.

Een aantal dagboeken is volledig openbaar omdat de auteur of diens nabestaanden toestemming hebben gegeven voor publicatie. Dit is vermeld bij de betreffende dagboeken.

Vanwege de bescherming van de privacy zijn van sommige dagboekauteurs alleen de initialen vermeld. Dagboekauteurs van wie de naam niet bekend is, zijn vermeld als "anoniem".

"Wil het nageslacht ten volle beseffen wat wij als volk in deze jaren hebben doorstaan en zijn te boven gekomen, dan hebben wij juist de eenvoudige stukken nodig: een dagboek, brieven van een arbeider uit Duitsland, [...] toespraken van een predikant" *  .

Met deze woorden riep G. Bolkestein, minister van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen van de Nederlandse regering in ballingschap, de luisteraars in bezet Nederland op hun alledaagse belevenissen op papier vast te leggen. In de avonduitzending van Radio Oranje van dinsdag 28 maart 1944 kondigde hij de samenstelling van een "groot, waarlijk nationaal werk" aan. Met zijn oproep legde Bolkestein de fundamenten voor de Collectie Dagboeken en Egodocumenten van het NIOD.

Eén van de velen die Bolkestein's oproep hoorden, was een jong joods meisje dat op een zolder aan de Amsterdamse Prinsengracht ondergedoken zat. Het dagboek van Anne Frank zou onder de titel "Het Achterhuis" uitgroeien tot het bekendste egodocument uit de bezettingsperiode. Maar ook honderden anderen tekenden hun alledaagse belevenissen op: huisvrouwen, burgemeesters, winkeliers, artsen, NSB'ers, Oostfrontstrijders, gevangenen en scholieren.

"...natuurlijk stormden ze allemaal meteen op mijn dagboek af".
Daags na Bolkesteins radiotoespraak stelde Anne Frank zich al voor hoe het zou zijn als ze een roman over het Achterhuis kon schrijven, "aan de titel alleen zouden de mensen denken, dat het een detective-roman was". De scan is gemaakt uit het facsimile van het dagboek.

Meteen na haar oprichting begon het Rijksinstituut voor Oorlogsdocumentatie (RIOD) met het verzamelen van hun dagboeken. Vanaf december 1945 werd de Nederlandse bevolking via radio-uitzendingen opgeroepen dagboeken ter beschikking te stellen aan het RIOD. Het vergaren van deze geschriften was belangrijk omdat "de onopzettelijk door tallozen bijgehouden dagboeken bij uitstek het nageslacht een juiste indruk geven van wat de gewone burger in de oorlogs- en bezettingsjaren beleefde". Daarnaast hebben de dagboeken grote waarde omdat zij een uitvoerig beeld geven van belangwekkende plaatselijke gebeurtenissen.

Aldus verwierf het RIOD honderden dagboeken. Elk dagboek waarvan verwacht werd dat het "voor het historisch onderzoek naar de jaren der Duitsche bezetting tot in de lengte van generaties van de grootste beteekenis zal zijn", werd gekopieerd waarna de eigenaar het origineel desgewenst weer terug kreeg. Ingezonden dagboeken waaruit een minder sterk historisch belang sprak, werden geretourneerd zonder te zijn vermenigvuldigd.

In de tweede helft van 1947 kregen de dagboekauteurs een vragenformulier toegezonden waarin zij hun persoonlijke achtergrond konden schetsen. De toenmalige chef van het RIOD, drs. L. de Jong voorzag dat “de latere lezer der fotocopieën zeer zeker voor de persoon van de schrijver of schrijfster grote belangstelling zou hebben”.

Het NIOD beschikt over 485 ingevulde vragenformulieren, die in archief 783 zijn ondergebracht.

In 1949 werden de belangwekkendste dagboeken geanalyseerd zodat "systematisch al datgene zou worden opgetekend wat voor de verdere wetenschappelijke arbeid [...] van belang zou kunnen zijn". De analyses bevatten informatie over de auteur, locatie, periode en inhoud van de betreffende dagboeken. Analyses van niet-aanwezige dagboeken vermelden de reden waarom een dagboek niet is vermenigvuldigd. De in totaal 955 gestencilde dagboekanalyses bevinden zich in archief 784. In een aparte doos zijn enkele originele analyses bewaard gebleven. Met het oog op de uitgave van een bronnenpublicatie maakte een medewerkster van het Instituut, mevrouw dr. R.S. Zimmerman-Wolf, een selectie uit de dagboeken. Nadat zij zich uit het project had teruggetrokken, voltooide mevrouw drs. T.M. Sjenitzer-van Leening de werkzaamheden. Op 20 november 1954 verscheen een bloemlezing onder de titel "Dagboek-fragmenten 1940-1945". Een exemplaar hiervan bevindt zich in de studiezaal.

Veel dagboekbeschrijvingen zijn gemaakt in de jaren vijftig en ademen de sfeer van de toen geldende maatschappelijke opvattingen over de oorlogsjaren.

Sinds eind jaren negentig worden de dagboekbeschrijvingen vervaardigd door mevrouw M. Ros.

Literatuur over egodocumenten

Enkele dagboeken uit de NIOD-collectie die gepubliceerd zijn:

Verwante archieven:
Archief 700 - Correspondentie secretariaat (diverse jaren onder het lemma “dagboeken”)
Archief 703 - Correspondentie dagboeken
Archief 783 - Vragenformulieren
Archief 784 - Dagboekanalyses
Archief 257c - Collectie Onderzoekingen - dagboekfragmenten