Hoewel bepaalde gegevens hierover niet werden aangetroffen schijnt men, gezien hetgeen ons is overgeleverd, te mogen zeggen dat de heren der Commercie Compagnie goed voor hun archief hebben gezorgd. De ribben zijn goed bewaard, en de lacunes in de losse stukken schijnen meer tengevolge van de ramp van 17 mei 1940 dan door nalatigheid of slordigheid der oude beheerders te moeten worden verklaard. Op 17 mei 1940 gingen een aantal reisjournalen verloren die op dat moment elders waren geborgen dan in hun normale ruimte, die voor het vuur bleef gespaard.

Toen de Compagnie in het eind van 1888 op sterven lag, werd besloten 'het archief te onderzoeken om te zien wat daarvan bewaard behoort te blijven' en werd 'den boekhouder opgedragen voorlopig het archief uit te zoeken'. Een maand later - over de uitslag van dit onderzoek wordt niet gerept - kwam een verzoek van de Commissie voor de Provinciale Bibliotheek van Zeeland het Compagnie's archief aan de 'provinciale verzameling' te willen afstaan. Besloten werd het af te geven 'voorlopig voor zooveel betreft de papieren, boeken enz. der scheepvaart, doch het overige archief, grootendeels de administratie betreffende, vooralsnog niet af te geven' (inv.nr 31, notulen 22 oktober en 20 november 1888). De scheepsmodellen werden aan de Stedelijke Oudheidkamer geschonken, waar zij in mei 1940 verloren gingen.

Door deze activiteit der genoemde commissie kreeg dus de Provinciale Bibliotheek hetgeen eerder in het daarvoor meer geëigende Rijksarchief in Zeeland - toen nog Provinciaal Archief - op zijn plaats zou zijn geweest. Enige jaren later echter kwam het daar toch terecht, en de commies M.H. van Visvliet vervaardigde een inventaris van het archief, die niet tot het beste behoort dat deze verdienstelijke archivist heeft nagelaten. Een nieuwe beschrijving, waarbij zowel met de nieuwere denkbeelden der archivistiek als met de zeer bijzondere aard van dit bedrijf rekening is gehouden, wordt hierbij geboden. Over die aard van het bedrijf is boven reeds gesproken; hier moge met een enkel woord rekenschap worden gegeven van de gezichtspunten, waarnaar deze inventaris is bewerkt.

Uitgaande van de op zich zelve ongetwijfeld juiste en aantrekkelijke gedachte, dat men een archief dient in te delen overeenkomstig de komst der stukken in het administratief bestel, zou men het archief van dit bedrijf eigenlijk moeten doen aanvangen met het intekenregister van juli 1720 (inv.nr 1581), uiteraard het begin der onderneming; evenzeer zou men dan moeten eindigen met de stukken betreffende de liquidatie der Compagnie (inv.nr 120), die aan haar bestaan een einde maakte. Doch 'jede Konsequenz führt zum Teufel', en van deze consequentie hebben wij om traditionele zowel als om praktische redenen afgezien. Wij openen de inventaris - ut solet - met de stukken betreffende bestuur en beheer in het algemeen: notulen der diverse organen, ingekomen en verzonden stukken, en dergelijke. Bovengenoemde leidraad weer volgend, volgt dan de uitreding der schepen, geflankeerd door de activiteit van werf en van lijnbaan. Ook hier werd de historische volgorde der uitredingen niet aangehouden; ieder schip werd als eenheid beschouwd, en hun totaal alfabetisch gerangschikt, waardoor o.i. de overzichtelijkheid althans heeft gewonnen. Vervolgens - het wil ons voorkomen dat wij hierbij aan historische toestanden aanknopen - is de boekhouding behandeld, waarbij eerst de stukken betreffende de boven reeds genoemde kapitaalinschrijving zijn behandeld en daarna de boekhouding van het bedrijf is beschreven.

Hierbij kon de weerslag van bovengenoemd beginsel (voor het eerst voorgedragen door mr A. Meerkamp van Embden, 'De Handleiding en hare practische toepassing. Het herkomstbeginsel en de volgorde in den inventaris' in Nederlandsch Archievenblad 32 (1924/25) 117-120), doch reeds eerder toegepast door C. de Waard, althans ten aanzien van de onderlinge verhouding der stukken worden gevolgd. Minutele notulen gaan in die gedachtengang voor notulen, bovengenoemde soldijboeken voor de soldijrollen; overeenkomstig de gang der boekhouding is de aangewezen volgorde der handelsboeken deze: journaal (dagelijks en driemaandelijks), memoriaal, kasboek, grootboek, balans.

Een laatste hoofdstuk beschrijft de weinige bewaarde kaarten. Alle kaarten van de Commercie Compagnie van Middelburg werden, samen met andere kaarten en tekeningen uit archieven en collecties van het Rijksarchief in Zeeland, door C. de Waard afzonderlijk beschreven in de Inventaris van kaarten en teekeningen (Middelburg 1916). De handgeschreven kaarten zijn echter in mei 1940 verloren gegaan, zodat enkel enige gedrukte resteren.