In deze inventaris zjin de archieven van de gemeente Limbricht uit de periode 1800-1937 beschreven. Een enkele keer is, waar dit wenselijk of noodzakelijk was, van de begin- en einddatum afgeweken. Als begindatum is 1800 gekozen omdat in dat jaar de gemeente Limbricht ontstond met de kernen Limbricht, Einighausen en Guttecoven. met ingang van 1 januari 1938 werd te Limbricht het registratuurstelsel van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten ingevoerd voor de ordening van het gemeente-archief. De diep ingrijpende wijziging die de invoering van dit stelsel in de wijze van ordening bracht was aanleiding om 31 december 1937 als eindpunt te nemen voor de inventarisatie van de oude archieven van de gemeente Limbricht. We zullen nu eerst de geschiedening van de archieven van de gemeente Limbricht bekijken en vervolgens aangegeven waarom op een bepaalde wijze is geïnventariseerd.
De oudste gegevens omtrent de archieven van de gemeente Limbricht stammen uit 1836. In het rijksarchief te Maastricht bevindt zich een "Inventaris van alle de in de gemeente van Limbricht voorvindelijke registers en papieren derzelver archive" (15). De primaire uitslpitsing in deze inventaris is in periodes. Zo zijn er de "oude archive voor 1700", de "archive van 1700 tot het begin van het fransch bestuur tegen het einde der 18de eeuw" en de archieven van na die tijd. Als we de opsomming van de archiefbescheiden van 1836 vergelijken met de bescheiden die zijn teruggevonden bij de inventarisatie in 1993/1994, blijkt dat belangrijke stukken zijn verdwenen.

Wat het gemeentearchief betreft, zijn onder andere verdwenen de in 1836 vermelde: -gemeentebegrotingen van de jaren 1814, 1816-1837; -gemeenterekeningen van de jaren 1816-1835; -stukken betreffende benoemingen van personeel van het gemeente bestuur gedurende de jaren 1825-1836; -een register van bedreven misdaden en voorgevallen rampen; -een register van beraadslaging; -twee correspondentieregisters. Een groot aantal van bovengenoemde stukken is waarschijnlijk al tussen 1836 en 1851 verdwenen. Het gemeenteverslag over het jaar 1851 maakt namelijk van de meeste bovengenoemde bescheiden geen melding meer (16). De archiefbescheiden die in 1851 vermeld worden zijn: -een register van geboorte; -een register van huwelijk; -een register van sterfte; -een register van beraadslaging; -een correspondentieregister; -een inschrijvingsregister (van de militie) en alfabetische lijst der lotelingen; -een staat van de maandelijkse loop der bevolking; -een staat der sterfte naar ouderdom; -de Provinciale Bladen en Staatsbladen en de kaartren van het Hertogdom. Binnen het gemeentebestuur was het archief nauwelijks een punt van aandacht. In geen enkele raadsvergadering werd het gedurende de periode 1851-1937 centraal gesteld. Het kwam terzijde aan de orde bij de door de raad in 1856 vastgestelde instructie voor de gemeentesecretaris. In één artikel (nr.11) van deze instructie is sprake van het archief: "Hij zorgt voor de bijhouding van den inventaris der gemeentearchieven" (17). Een dergelijke inventaris is echter nooit aangetroffen bij het gemeentearchief.

De rijksarchivaris in Limburg, belast met de inspectie der gemeente- en waterschapsarchieven, vermeldt in 1924 in zijn eerste inspectierapport der gemeentearchieven van Limbricht waar en hoe de archieven werden bewaard: "Het raadhuis waar de archieven bewaard worden bestaat uit twee vertrekken gelegen boven de school en waarvan het eene dient tot raadkamer en het andere tot secretarie, vooral op het eerste worden de archieven bewaard in 3 rekken en ene kast. In het eene rek waarvan het benedenste gedeelte is ingericht tot kast staan achter gordijnen, de staats en provinciale bladen, in de kast staan de registers van den burgerlijken stand die in goeden staat verkeeren; daarbij liggen in omslagen stukken van heterogenen aard, betreffende de militie, mond en klauwzeer. In het tweede rek staan de overige staats en provinciale bladen der laatste jaren met stukken betreffende de leerplicht. In de daarnaast staande tafel liggen in de lade de kadastrale kaarten, de wegenkaarten en die der waterlossingen, terwijl in een klein rek op de tafel de kadastrale leggers staan. In een daartegenover staande kleine kast liggen verhuisbiljetten met stukken der militie. Op de secretarie bevinden zich in een muurkast stukken van de lopenden dienst, gemeenterekeningen met de bijlagen der laatste jaren, oude bevolkingsregisters, registers van besluiten van den raad beginnend met 1851 en van B. en W. beginnend in 1864; register van ingekomen stukken en uitgegane alsmede oude militieregisters. De bevolkingsregisters staan in een klein rek onder het venster. De registers van den ontvanger beginnend met ongev. 1870 worden bewaard bij dezen aan huis. Hier is blijkbaar zorg en belangstelling getoond voor de archieven, te betreuren is het dat de bewaring niet methodisch geschied. Het archief in niet geïnventariseerd" (18).

Uit het inspectierapport van 1931 blijkt niet dat er grote veranderingen zijn opgetreden in waar en hoe de archieven bewaard werden. Verbeteringen werden uitgesteld wegens plaatsgebrek en de onzekerheid of het nieuwe raadhuis waartoe de raad in principe besloten had, totstand zou komen, aangezien de kwestie der annexatie der gemeente nog hangende was. Mocht het nieuwe raadhuis tot stand komen, dan zou een behoorlijke brandvrije archiefbewaarplaats worden ingericht (19). Het inspectierapport van 1937 staat vol kritische opmerkingen over het archiefbeheer. "De stukken van de lopende dienst worden praktisch zonder enig systeem gebrogen. De administratie is dan ook vrij slordig en rommelig... Sinds de verbouwing van het gemeentehuis in october 1936 ligt het archief nog steeds in vrij wanordelijke toestand in houten rekken op twee vertrekken van de bovenverdieping.... Van het archief is een groot gedeelte door vroeger verwaarlozing verloren gegaan". Geadviseerd werd om over te gaan op het registratuurstelsel der VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten), het archief te ordenen, het archief terstond over te brengen in de nieuwe ruimte en brandvrije archiefbewaarplaats, stalen ladenkasten aan te schaffen voor de kadastrale kaarten en nog enkele verbeteringen aan te brengen in de nieuwe archiefbewaarplaats (20). In het register van raadsbesluiten en het register van besluiten van het college van burgemeester en wethouders wordt geen melding gemaakt van het verslag van deze inspectie. In de vergadering van het college van burgemeester en wethouders op 9 september 1937 kwam het wel ter sprake. In de notulen is te lezen: "Ingekomen schrijven van de Heeren Gedeputeerde Staten met het verzoek om het archief te ordenen en ventilatie roosters aan te brengen, benevens voor het kadaster een stalen ladenkast aan te schaffen waar door iedere kaart afzonderlijk kan geborgen worden. Er wordt besloten het archief in orde te laten brengen" (21).

Sinds 1 januari 1938 werd door de ordening van de stukken van de lopende dienst het registratuurstelsel van de VNG in gebruik genomen. De stukken werden opgeborgen in een stalen registratuurkast met hangly-mappen. Het archief van voor 1938 werd in grote lijnen chronologisch geordend en overgebracht naar de brandvrije archiefbewaarplaats (22). In 1951-1952 werd van het lopend archief door J.H. Hodiamont een losbladige inventaris samengesteld (23). In 1963 werd het archief aan een algehele revisie onderworpen, daarbij werd tevens een inventaris der bescheiden opgemaakt (24). Voor wat de archieven van voor de invoering van het registratuurstelsel betreft, werd in verscheidene inspectierapporten aangedrongen op inventarisatie (23). Deze inventarisatie kwam er niet. Wel kwam er in 1960 een nieuw raadhuis met een nieuwe brandvrije archiefbewaarplaats. Voor de bouw werd echter geen contact opgenomen met de archiefinspectie, wat er toe leidde dat de archiefbewaarplaats op enige belangrijke punten niet aan de vereiste voorwaarden voldeed (26). In de jaren zestig werd de archiefbewaarplaats op enige punten verbeterd (27). In het kader van de gemeentelijke herindeling per 1 januari 1982 werd het gemeentearchief van Limbricht afgesloten en overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de nieuwe gemeente Sittard. In 1993 kreeg ondergetekende, in het kader van zjin opleiding tot middelbaar archiefambtenaar, de opdracht het archief van de gemeente Limbricht over de periode 1800-1937 te inventariseren.

In de tijd dat het archief werd gevormd, werd niet veel aandacht besteed aan de ordening zoals blijkt uit het al eerder aangehaalde citaat uit het inspectierapport van 1937: "De stukken van de lopende dienst worden praktisch zonder enig systeem opgeborgen. De administratie is dan ook vrij slordig en rommelig". Uit het inspectierapport van 1942 blijkt, dat het archief van voor 1938 in de tussenliggende periode in grote lijnen chronologisch is geordend. Ondergetekende trof de bescheiden uit de periode 1798-1937 als volgt aan: Gedeeltelijk waren stukken geplaatst bij en opgenomen in de inventaris van na 1 januari 1938, een gedeelte daarvan gecodeerd volgens de code van de VNG, een ander gedeelte niet. Het grootste deel van de bescheiden was niet opgenomen in de inventaris van na 1 januari 1938. Deze stukken waren gedeeltelijk geordend naar redactionele vorm, onderwerp en chronologie en in dozen bij elkaar geplaatst. De dozen hadden de volgende aanduidingen: verslagen over de toestand der gemeente, kennisgeving ingevolge het nederlanderschap, enkele statitische gegevens over het lager onderwijs, registers van ingekomen stukken, ingekomen stukken, brievenboeken, begrotingen, rekeningen, kasboek, grootboek, militieregisters, schutterij, landstorm, bouwvergunningen van voor 1938, vaccinatie polio. De overige bescheiden, de registers van de burgerlijke stand, de bevolkingsregisters en de stukken betreffende het kadaster, bevonden zich gegroepeerd op diverse plaatsen in de archiefbewaarplaats.

Gezien het feit dat de oorspronkelijke ordening niet was te achterhalen en geen afdoende ingangen aanwezig waren, werd besloten de archiefbescheiden opnieuw te ordenen en te beschrijven. De "Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven" samengesteld door S. Muller Fz., J.A. Feith en R. Fruin Th.Az., werd als uitgangspunt genomen. Voor de gebruikte terminologie wordt verwezen naar het "Lexicon van Nederlandwe archieftermen". Overeenkomstig het bestemmingsbeginsel werden als afzonderlijke archieven geïnventariseerd de archieven van: het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris; de gemeente-ontvanger; het burgerlijk armbestuur; de ambtenaar van de burgerlijke stand en het kadaster. Geïnventariseerd in de traditie van de provinciale inspectie der archieven in Limburg. Niet-geïnventariseerde gemeente-archieven die geen voldoende ingangen hebben op de aangetroffen orde, worden in deze traditie geïnventariseerd met behulp van het inventarisschema in 1949 voorgeschreven door het ministerie van Binnenlandse Zaken. In het archief van het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris, wordt bij de ordening van de stukken van bijzondere aard de code van de VNG gevolgd. Om in de toekomst handhaving van de verkregen orde te waarborgen werden alle stukken, omslagen, delen enz. doorlopend genummerd.

Om de kostbare archiefruimte zo goed mogelijk te benutten en om een beter overzicht van het archief te krijgen werden diverse stukken, die zowel voor de administratie als voor de geschiedenis van geen belang meer waren uit het archief verwijderd en vernietigd. Hierbij werd toegepast de "Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850". In het algemeen is minder vernietigd dan volgens de lijst is toegestaan. Achterin de inventaris zijn een klapper op de eigennamen en een klapper op zaken en onderwerpen opgenomen. Ter verduidelijking volgt een schema van de ordening van de inventaris der archieven.
De in de inventaris beschreven archieven van Limbricht hebben een lengte van ongeveer 10 strekkende meter en worden bewaard in de archiefbewaarplaats van de gemeente Sittard.
Sittard, oktober 1994.

P. Schulpen.