Alle inkomende stukken, met uitzondering van formulieren, uitgegaan van de dienst, werden geregistreerd, genummerd en voorzien van een decimale code. Deze basisarchiefcode (BAC) is een uitgave van de VNG. Van de ingeschreven stukken werd een bon in drievoud opgemaakt om zodoende een goede verblijfplaatsadministratie bij te houden. Alle uitgaande stukken werden eveneens geregistreerd en genummerd. Formulieren werden groepsgewijs bij binnenkomst in een daarvoor bestemd register ingeschreven.