Omtrent de lotgevallen van het archief zijn enkele gegevens te vinden in het secretariearchief. Op advies van de Provinciaal Archiefinspecteur sloot de gemeente zich in 1937 aan bij het Registratuurbureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Met hulp van dit bureau voerde zij met ingang van 1937 het registratuurstelsel van zaaksgewijze ordening in. Vanwege personeelstekort was de zorg voor het archief niet optimaal in de jaren veertig en vijftig. Het Registratuurbureau berichtte in de jaren 1952-1955 enkele malen hierover aan de gemeentesecretaris. Het bureau concludeerde dat in het archief classerings- en ordeningsfouten waren geslopen en een algehele revisie nodig was. In de jaren zeventig leidde een personeelstekort enkele malen tot achterstanden in bewerking. Deze situatie werd steeds opgelost door het inhuren van de heer G. Notermans. In 1960 liep het archief waterschade op. De omvang van de schade staat niet in de stukken vermeld. In 1969 stelde de gemeenteraad een regeling inzake de zorg voor en het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden vast. Uit het archief zijn regelmatig stukken verwijderd en vernietigd. Processen-verbaal van deze handelingen zijn bewaard uit de jaren 1941-1983. De Provinciaal Archiefinspecteur drong vanaf 1936 herhaaldelijk aan op de bouw van een brandvrije archiefbewaarplaats. De gemeente zag pas in 1973 een mogelijkheid om tot de bouw ervan over te gaan. Inventarisnummers 378-379, 383-384

De herindeling van gemeenten in Zuid-Limburg per 1 januari 1982 ging gepaard met enkele correcties van gemeentegrenzen. Een gevolg van deze grenswijzigingen was dat in sommige gevallen archiefbescheiden aan andere gemeenten moesten worden overgedragen, conform de voorschriften in de Wet gemeentelijke herindeling van Zuid-Limburg 1981. Uit het archief van de gemeente Gulpen zijn derhalve archiefbescheiden overgedragen aan de gemeente Margraten. Dit is gebeurd tijdens de herindeling in 1982 en ook nog enkele malen in de jaren daarna. De overdrachten zijn vastgelegd in verklaringen van vervreemding, te vinden in het archief van de per 1 januari 1982 nieuw ontstane gemeente Gulpen. De overgedragen bescheiden betreffen verleende bouwvergunningen, alsook een dossier inzake een verleende Hinderwetvergunning betreffende een perceel gelegen te Terlinden. In de registratie van het bestand bouwvergunningen in het programma Microsoft Excel waarvan een uitdraai is opgenomen onder inventarisnummer 1636 zijn de overgedragen bouwvergunningdossiers nader vermeld met aantekening van de gemeente waaraan zij zijn overgedragen