In verband met het feit, dat vanaf 1938 het Registratuurstelsel der Vereniging van Nederlandse Gemeenten werd ingevoerd, werden de archieven tot en met 31 december 1937 afgesloten en overgebracht. Vervolgens was de gemeentelijke herindeling, ingaande 1 januari 1982, voor de gemeente Brunssum een nieuwe aanleiding de archieven tot en met 31 januari 1981 af te sluiten en vervolgens het semi-statisch archief betreffende de jaren van 1938 t/m 1981 te laten selecteren, opschonen en beschrijven. Bij besluit d.d. 4 februari 1991 werd er een krediet ad. fl 90.000,-- ter beschikking gesteld voor de uitvoering van de werkzaamheden. De beschrijvende inventaris is samengesteld conform de in verband daarmee uitgevaardigde richtlijnen

In genoemde periode gold de Archiefwet 1918, die van 1955 en van 1962. Voorts het Archiefbesluit 1968 en het besluit algemene richtlijnen vaststelling en vernietigingslijsten archiefbescheiden (KB 19 mei 1972). Gezien het feit, dat het archief vanaf 1991 werd geïnventariseerd, is bij de selectie rekening gehouden met de vernietigingslijst van 1983. ("Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen", dagtekenende van ná 1850, vastgesteld bij beschikking van de Ministers van Binnenlandse Zaken en Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, ingaande 1 december 1983, gepubliceerd "20 december 1983 in "Nederlandse Staatscourant .")

Verder is er bij de selectie ook gebruik gemaakt van de Leidraad voor de selectie op vernietiging van archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen van de Stichting Brabantse Archief Selektie Commissie, (de zgn. BASC-lijst)

De opdracht tot uitvoering van het werk werd verleend aan de toenmalige ZOL - bedrijven, daarna LICOM NV. De werkzaamheden aldaar werden verricht door medewerkers van de afdeling archief onder supervisie van het hoofd van de afdeling, welke in bezit was van de opleiding Middelbaar Archiefambtenaar. De inventaris werd opgemaakt in het z.g.n. MAIS - systeem. In verband met het feit, dat nog niet alle archiefstukken cq. dossiers compleet voor handen waren, alsmede door een tekort aan gekwalificeerde medewerkers bij LICOM, werd de gestelde termijn van 3 jaar, waarbinnen het project zou moeten zijn beëindigd, niet gehaald. In 1995 vond er een samenvoeging cq. privatisering van de afdeling archief van LICOM plaats. Vanaf dat jaar werden de archiefwerkzaamheden van laatstgenoemde overgenomen door het particulier bedrijf OSG. De samenwerking tussen deze bedrijven werd echter in 1997 gestaakt waarna de archiefmedewerkers van LICOM elders werden geplaatst en de afdeling archiefverzorging werd opgeheven. Op dat ogenblik waren de nog uit te voeren werkzaamheden in verband met het project nog steeds niet geheel afgerond en dreigden de gegevens die in het toenmalige MAIS-systeem waren ingebracht zelfs verloren te gaan. Het laatste deel werd derhalve zo spoedig mogelijk in eigen beheer tezamen met bureau van Bilzen Consultancy uit Buggenum uitgevoerd. Tijdens de werkzaamheden is geconstateerd, dat er heel wat stukken ontbreken, dan wel niet volledig zijn gearchiveerd

Per 1 januari 2000 werd bij de gemeente Brunssum een nieuw Post - en Archiefsysteem in gebruik genomen en werden de digitale gegevens vanuit eerdergenoemd MAIS-systeem naar het nieuwe systeem genaamd DOC.MAN (document manager) geconverteerd. Nadeel hiervan was overigens, dat de chronologische ordening van de stukken niet direkt meer mogelijk was, daar de data gegevens niet in een aparte kolom binnen MAIS stonden, doch in het veld 'omschrijving'. Hierdoor konden de datagegevens niet naar de periodekolommen van DOC.MAN worden geconverteerd. De chronologische ordening is bij de opmaak van deze inventaris derhalve niet toegepast. Achter de rubriekenkolom bevindt zich overigens de inhoudsopgave, waardoor de onderzoeker toch in één blik kan zien vanaf welke pagina hij/zij gezochte dossiers kan vinden. Vervolgens werd het resultaat van de conversie één voor één gecontroleerd en waar nodig aangepast cq. gecorrigeerd

Hierna werd het restant van de fysieke archiefbescheiden welke zich nog niet in een geautomatiseerd bestand bevonden onder handen genomen. Dit restant t.b.v. de beschrijvende inventaris werd in 2001 / 2002 door het bureau van Bilzen Consultancy geselecteerd. De gemeente Brunssum heeft zelf zorg gedragen voor de vervaardiging van de dossiers en het inbrengen daarvan in het geautomatiseerde systeem cq. de inventaris. Bij de ordening van de stukken, werd in zowel de dynamische, danwel de semi-statische fase uitgegaan van de systematiek van de Basis Archief Code (VNG) van mei 1992 en daarvoor. In verband daarmee is ervoor gekozen om ook bij het tot stand komen van de ordening van deze inventaris de BAC te blijven volgen, enwel die van mei 1992 inclusief de aanvullingen t/m 2005. Bij stukken, die geordend zijn geweest in de dynamische en/of semistatische fase onder een classificatienummer van de BAC van vóór mei 1992, is een aantekening gemaakt en tevens het oude classificatienummer vermeld

Wat de uiterlijke vorm betreft is het van belang te vermelden, dat hier slechts bij uitzondering melding van wordt gemaakt. Indien er niets wordt vermeld, betreft het 1 omslag. In alle andere gevallen wordt duidelijk melding gemaakt van de afwijkende uiterlijke vorm. De redactionele vorm is op advies en in overleg met dhr P. Aussems van de Provinciale Archiefinspectie zoals u kunt constateren in een moderner jasje gestoken. De dossieromschrijvingen zijn op een zakelijke, doch duidelijke manier weergegeven

In de betreffende periode waren er in Brunssum meerdere archiefvormende organen met een eigen verantwoordelijkheid wat betreft archiefvorming actief. Dit betrof aangaande de Gemeentesecretarie; het Kabinet en de afdeling Bevolking. Buiten de Gemeentesecretarie vielen; de afdeling Burgerlijke stand, de dienst voor Maatschappelijk Hulpbetoon, de dienst Gemeentepolitie, de dienst Gemeentewerken, de dienst Gemeentebedrijven, CAI en Gemeentelijke Brandweer, het Waterleidingbedrijf, het Elektriciteitsbedrijf, het Zwem- en badbedrijf, het Grindbedrijf, het Grondbedrijf en de Vleeskeuringsdienst. (De Vleeskeuringsdienst was een gemeenschappelijke regeling, welke haar zetel had in Brunssum.) Met uitzondering van de afdeling Burgerlijke stand (gedeponeerd archief), zijn de dossiers niet opgenomen in aparte blokken, doch zijn onderwerpsgewijs opgenomen in deze inventaris

Voorts verdient het vermelding, dat er in bedoelde periode 1 stichting actief is geweest binnen de gemeente. Dit betrof de SLOS (Stichting Lichamelijke Opvoeding en Sport). De SLOS (gedeponeerd archief) was een onderdeel van de afdeling Welzijn, Onderwijs en Sport. De SLOS stukken bevinden zich in het blok 'gedeponeerde archieven'

De Parade der Nationaliteiten is geboren vanuit de afdeling welzijn. Eerst véél later (na 1981) is deze ondergebracht in een eigen stichting. De stukken van de Parade zijn opgenomen bij het desbetreffende onderwerp

De archieven van de gemeentepolitie welke zich bij de politie bevonden, zijn op een later tijdstip geordend in verband met het feit, dat de Gemeentepolitie Brunssum per 1 april 1994 is opgeheven en is opgegaan in de Politieregio Limburg Zuid. De politie heeft toen de archieven, die zich in de archiefruimte van het politiebureau bevonden in bruikleen gekregen t/m 2004. In 2005 werden de stukken conform de wettelijke voorschriften geretourneerd. De NV dossiers zullen te zijner tijd middels een bijlage aan deze inventaris worden toegevoegd. De dossierinventaris van de geretourneerde politiearchieven, toebehorende aan de gemeente Brunssum, welke is opgemaakt en aangeleverd door de Politie-regio Zuid Limburg is ondergebracht in dossier nummer BI 1938-1981 6547. De hierin opgenomen NV dossiers betreffende deze periode, werden opgenomen in DOC.MAN en kregen dientengevolge nieuwe dossiernummers

Op grond van artikel 17a van het Burgerlijk Wetboek 1, Titel 4, worden registers van geboorte, huwelijk cq partnerschap en overlijden overgebracht na respectievelijk 100 75 en 50 jaar. Rekening houdende met het belang en de broosheid van deze stukken is ervoor gekozen om deze archivalia in het licht van artikel 13, lid 1 van de Archiefwet 1995, (rekening houdend met de afwijkende openbaarheid), eerder over te brengen naar de archiefbewaarplaats, zodat de duurzaamheid beter is gewaarborgd

Een klein deel van belangrijke Bouwvergunningen (hoofdgebouwen en tekeningen) is reeds ondergebracht in deze inventaris. De resterende daarvoor in aanmerking komende bouwvergunningen zullen z.s.m. middels een bijlage aan deze inventaris worden toegevoegd

De gedeponeerde archieven (Burgerlijke stand, SLOS en SAL) zijn in een apart blok opgenomen. Van het SAL; Samenwerkingsverband Automatisering Limburg, had de gemeente Brunssum het secretariaat. Op grond van artikel 15 AW '95 zijn er aan enige stukken openbaarheidbeperkende maatregelen gesteld. Met name aan stukken van kort na de oorlog en stukken van de Gemeentepolitie. Deze stukken zijn zowel in de digitale als de 'papieren' versie als zodanig duidelijk gewaarmerkt

Ondanks herhaalde inspanningen om alle stukken betreffende de periode van 1938 - 1981 bijeen te brengen is zoals eerder vermeld inmiddels gebleken, dat er toch nog heel wat stukken zijn, die buiten de selectie zijn gebleven. Deze worden z.s.m. alsnog verantwoord

Gezien het feit, dat de stukken na overbrenging met een aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid zullen worden (zijn) ondergebracht in het Stadsarchief van Heerlen, is ervoor gekozen bij de opmaak van deze inventaris geen index te maken en ook voorlopig de zeer tijdrovende chronologische ordening achterwege te laten, daar de dossiers na herconversie gemakkelijk kunnen worden geïndexeerd middels het in Heerlen gehanteerde MAIS-computerprogramma. Ook het alsnog chronologisch ordenen is binnen het vernieuwde MAIS een functionaliteit