Het Archief van de Heerlijkheid Wynandsrade berustte eertijds gedeeltelijk op het Kasteel, gedeeltelijk in het "Panhuys", hetwelk de zetel was van het plaatselijk bestuur. Jammer genoeg is niet meer na te gaan, welke gedeelten op beide plaatsen verbleven; wij kunnen dit enkel vermoeden. Een juistere kennis hieromtrent zou ons zeker, aanwijzingen gegeven hebben tot beter begrip der bevoegdheden van den Heer en van plaatselijk Bestuur en Schepenbank.

In de 19e eeuw, toen de familie van Bongart meestal In het buitenland vertoefde, zal veel van het Heerlijk archief overgebracht zijn naar het stamslot der familie te Paffendorf. In 1916 kocht de Heer Dupont te Heerlen het kasteel Wynandsrade. Hij nam bezit van een gedeelte van het archief, dat in Wynandsrade was bewaard gebleven en stond dit gedeelte in 1921 af aan het Rijksarchief in Limburg te Maastricht. Een ander gedeelte werd in bezit genomen door de familie Portz, afstammelingen van den laatsten rentmeester der kasteelgoederen. Dit gedeelte berust tegenwoordig nog in particulier bezit bij den Heer Fr. Portz te Wynandsrade. Hetgeen overgebleven is, kan ons slechts een zeer onvolledig beeld geven van het. bestuur der vroegere heerlijkheid; temeer omdat pogingen, om het gedeelte, dat nog in particulier bezit is, in denzelfden inventaris te beschrijven, mislukt zijn.

Van het eigenlijk archief der familie van Bongart, dat ongetwijfeld groot moet zijn geweest, is zeer weinig overgebleven. Van den anderen kant is een gedeelte archief der dorpen Paffendorf en Glesch in het archief der Heerlijkheid Wynandsrade geraakt, waar deze aanwezigheid van uitermate gering belang is.

In 1714 ontstond een geschil tusschen de Gemeente en de Weduwe van Jan Coumans. Deze Coumans was eenige jaren "Collecteur" geweest der heerlijkheid en had de archieven van 1698-1708, die hij voor de uitoefening van zijn functie noodig had, in zijn huis, het zoogenaamde "Panhuys". Na zijn dood heeft de Weduwe Coumans schijnbaar moeilijkheden gemaakt door Schepenen en Regeerders toegang tot deze stukken te weigeren. Tenslotte deed het Leenhof van Valkenburg uitspraak en wees de archieven toe aan de Schepenen en Regeerders van Wynandsrade, met de bepaling, dat de Weduwe Coumans ten allen tijde toegang tot het archief zou blijven behouden.

Dit is het eenige, wat wij expliciete over het archief als zoodanig vonden. In den inventaris, opgemaakt bij gelegenheid van bovengenoemde overname door de Gemeente, wordt melding gemaakt van een vrij groote hoeveelheid stukken. Als wij letten op het geringe aantal, jaren, tot welke deze inventaris beperkt is, en de eenzijdigheid van deze stukken (n.l. archief van den Schatheffer), moeten wij besluiten, dat ontzaglijk veel is verloren gegaan. Zelfs van de stukken, in dezen inventaris vermeld, is niet bewaard gebleven.

Zoodoende kan de "Voorloopige Inventaris van het Archief der Heerlijkheid Wynandsrade", dien wij als bijlage achter den Inventaris van het Gemeente-archief opgenomen hebben, geen andere pretenties hebben dan een zwakke en gebrekkige afstraling te zijn van het eigenlijke archief der Heerlijkheid Wynandsrade.

Het Archief der Gemeente Wynandsrade, dat begonnen was in 1796, is ongeveer even gehavend tot ons gekomen. Bij de inventarisatie van 1943 is recht duidelijk gebleken hoeveel belangrijks verdwenen was. Gedeeltelijk ligt dit misschien aan het jammerlijke feit, dat kleine administratiën vele zaken mondeling hebben afgehandeld, hetgeen vooral een practijk was van de vorige eeuw en het begin der twintigste. Voor een groot deel echter is deze toestand te wijten aan de latere beheerders, voor wie de archiefstukken van voorgangers en van geheel afgedane en oude zaken, vrijwel zonder beteekenis waren.

Wij kunnen niet zeggen, dat de jonge Gemeente Wynandsrade geen goed fundament zou gelegd hebben voor de Verzorging van haar archief. Immers, bij de ambtsaanvaarding van den Secretaris Andries L'Ortye, op 14 Augustus 1828, belooft deze, op verlangen van den Gemeenteraad: "dat ik voor de bewaring der archieven, registers en andere papieren tot de Gemeente-sekretarie behoorend, behoorlijk zal zorg dragen". Vermoedelijk heeft hij zijn belofte goed gehouden, want in 1830 stelde hij een uitvoerige inventaris op der stukken, die in de Sekretarie aanwezig waren. De stukken, hierin door hem vermeld, dagteekenen van ? 1796 tot 1830, terwijl deze inventaris door een latere hand is bijgehouden tot 1836. Wij schatten den omvang der stukken van dezen inventaris op minstens 3 Meter. Hiervan zijn ongeveer 2 of drie nummers bewaard gebleven, ter gezamenlijke dikte van ? 15 cm. Met dit nadeelig saldo opent het Gemeente-archief. De conclusies liggen voor de hand: de administratie zelf had de noodige zorg aan den dag gelegd: het geheele zoogenaamde Fransche archief en het archief uit de periode van 1814-1836 werd met zorg bewaard. Het moet dus nà 1836 verloren zijn gegaan. Een paar rollen van grondbelasting en enkele losse stukken is het eenige, dat aan verlies ontsnapt is.

Een andere aanwijzing van nauwkeurig archiefbeheer rond 1830 vinden wij in de correspondentieregisters, die in 1832 beginnen, na 1836 echter weer ontbreken. De registers van ingekomen correspondentie zijn weer aanwezig vanaf 1876, terwijl die van verzonden correspondentie opnieuw beginnen in 1847. Hieruit kan men de vrij zekere conclusie trekken, dat de registers der ontbrekende jaren (n.l. van 1836-resp. 1847 en 1876) wel hebben bestaan, doch zijn verloren gegaan. Het ontbreken van veel stukken uit de 19e eeuw moeten wij wellicht toeschrijven aan een catastrophe van lateren datum. Deze gissing zal in het verder verloop van dit verslag tot uitdrukking worden gebracht.

Het archief werd in 1830 bewaard in een kast ter Gemeentesecretarie; waar deze Secretarie gelegen was, hebben wij niet kunnen ontdekken uit het archief zelf.

Tot ? 1860 is het overgeblevene uit het Gemeente-archief zeer weinig. Met het klimmen der jaren na 1860 wordt het archief langzaamaan omvangrijker; pas in 1924 komt het tot eenigszins normale toestanden.

In 1875 werd een nieuw raadhuis gebouwd, gecombineerd met de school. Hier heeft een gedeelte van. het archief een tijdlang berust op de bovenverdieping, waar de Secretarie en de Raadzaal gelegen waren. Een geschikte plaats tot bewaring was niet aanwezig; het archief werd ondergebracht op de Secretarie, de Raadzaal en een kast op het portaal. Gedeelten van het hier aanwezige archief werden gebruikt tot brandstof voor de kachel op de Secretarie, zoodat wij alvast één reden van verlies van archiefstukken kunnen aangeven.

In dezen tijd en later was het gewoonte, dat de functionnarissen het loopend archief bij zich aan huls hadden. Het moge al gemakkelijk zijn geweest voor -Burgemeester, Secretaris en Ontvanger, bevorderlijk voor goed archiefbeheer was het niet. En eenigszins vreemd doet het aan, dat het bureau van den Burgerlijken Stand gevestigd was in de keuken van de hoeve "Laar" in den uitersten Oosthoek van de Gemeente.

Deze toestand heeft zich gehandhaafd tot ?1924. Bij de eerste inspectie van het Gemeente-archief in 1923 was door den toenmaligen Inspecteur op een en ander gewezen; in aansluiting hierop drongen Gedeputeerd Staten aan op ordening van het archief. In 1924 viel er werkelijk een verandering voor in het archiefbeheer der Gemeente. De correspondentie werd per jaar bij elkaar gehouden; zoo deed men eveneens met de rekeningen en bijlagen. Naast deze groote groepen ontstond een dossierstelsel, dat, al was het niet volmaakt, toch goede gevolgen heeft gehad. Andere stukken echter, meest van voor 1924, doch ook uit later tijd, geraakten in een verwarde verzameling, die opgeborgen werd in de kast van de Secretarie.

In 1928 werden de stukken, berustend bij den Burgemeester Opfergelt, weder ten gemeentehuize gedeponeerd. Reeds was de Secretaris met een voorloopige ordening begonnen, die hij in 1929 voortzette. Bij zijn andere secretariewerkzaamheden was dit feitelijk onbegonnen werk. In 1930, na het ingebruiknemen van de nieuwe school, werd het Raadhuis overgebracht naar de benedenverdieping, waar het vroegere schoollokaal tot secretarie, raadzaal en archiefruimte, verbouwd was. Volgens getuigenis is bij deze verhuizing ontzettend veel van het archief verloren gegaan. Wij betwijfelen of er eenige selectie is toegepast; wij vermoeden zelfs, dat men hier te werk is gegaan op dezelfde manier als elders, wanneer een te haastige verhuizing van archieven plaats vindt; dat juist de oudste stukken vernietigd worden. Bij deze gelegenheid is weer een deel van het archief verbrand geworden.

In 1933 had de Secretaris Drummen bij zijn ontslag al hetgeen hij in zijn woning te "Laar" aan gemeente- archief bezat, ten gemeentehuize gedeponeerd. De nieuwe secretaris E. L'Ortye zette de ordening van het archief voort. Tot bewaarplaats diende een ruimte achter in het gemeentehuis, waar de stukken in onpractische kasten opgeborgen waren en veel te lijden hadden van vocht. Bij de Inspectie van 1933 drong Dr. G.Panhuysen aan op een spoedige voorziening van dezen ongewenschten toestand. Bij de Inspectie van 1936 werden plannen gemaakt tot definitieve oplossing der moeilijkheden. Dit leidde uiteindelijk tot den bouw van een brand- en vochtvrije archiefbewaarplaats, die in 1939 werd voltooid. Het behoud van hot archief was althans verzekerd.

In aansluiting hierop werden plannen gemaakt tot ordening en inventarisatie van het archief door een deskundige. Dit kon eindelijk plaats vinden in 1943. Hiertoe werd het archief op 23 Juni 1910 naar het Rijksarchief in Limburg te Maastricht overgebracht, waar het onder toezicht van den Inspecteur der Gemeente- en Waterschapsarchieven in Limburg, Dr. G. Panhuysen, door den wetenschappelijk archief-ambtenaar 2e klas, J.S.A. Delahaye, geordend en geïnventariseerd werd.

Eind October 1943 was de inventarisatie beëindigd en keerde het archief naar de Gemeente terug, waar het geplaatst werd in de archiefbewaarplaats.

De Inventaris werd vervaardigd in viervoud, waarvan één exemplaar ter Gemeente-secretarie berust, één ter Provinciale Griffie, één ter Inspectie der Gemeente en Waterschapsarchieven in Limburg en één in bezit van den ambtenaar, die de inventarisatie heeft verricht.