De omvang van het aangeleverde archief van de R.K. Middenstandsvereniging Heerlen / Organisatie Zelfstandige Ondernemers Heerlen bedroeg 3 m' en omvatte de periode 1938 tot en met 1979. De ordners zijn vervangen door omslagen en het archief werd voorlopig geïnventariseerd en toegankelijk gemaakt door middel van een plaatsingslijst

Over de methode van ordening heb ik in het archief niets kunnen ontdekken. Een inventaris was evenmin aanwezig. Doordat de stukken oorspronkelijk uit ordners kwamen liep de chronologie dus van nieuw naar oud. Meer dan de helft van deze mappen was beschreven als "correspondentie" en "correspondentie Katholieke Limburgse Middenstandsbond". De overige mappen hadden een meer specifiek onderwerp maar bleken niet compleet te zijn. De ontbrekende stukken kwamen vaak tevoorschijn uit de mappen "correspondentie".
Nadere bestudering bracht mij tot de conclusie dat de stukken in de mappen verdeeld waren naar ingekomen en uitgaande stukken alsmede ingekomen van en uitgaand aan de Katholieke Limburgse Middenstandsbond. Helemaal juist was dit niet want de mappen overlapten elkaar chronologisch. Vermoedelijk had dat ook te maken met het feit dat stukken van de Katholieke Limburgse Middenstandsbond verstuurd werden aan voorzitters en secretarissen, penningmeesters en administrateurs. Bij de inventarisatie bleken stukken soms wel tot 3 keer voor te komen. Intern werden stukken ook in afschrift verzonden, vooral tussen penningmeester en administrateur ten behoeve van de leden- en contributieadministratie

Het geïnventariseerde archief is grotendeels het archief van de administrateur (Daelman), aangevuld met in ieder geval stukken van de penningmeester (van Hooren). Het archief is zeker niet compleet. Notulen, jaarverslagen en financiële jaarverslagen ontbreken grotendeels. Vermoedelijk werden deze dus bijgehouden door de voorzitter cq. secretaris.
Het archief was bovendien op onderdelen in een slechte staat, door blootstelling aan licht en door de aanwezigheid van roestig ijzer en weekmakers.
Er zijn ook geen verklaringen van vernietiging aangetroffen. De aanwezigheid van vaak meerdere dubbelen versterkt de gedachte dat er geen vernietiging heeft plaatsgevonden.
Opvallend, en lastig voor wat betreft de inventarisatie, was verder dat vele stukken geen of geen volledige datum hadden. Veelal is gebruik gemaakt van "datum postmerk".

Verder is er een enkel pak aangetroffen met betrekking tot de Centrale Commissie voor Handel en Nijverheid. Dit behoort strikt genomen niet tot dit archief. Deze commissie is namelijk ingesteld in 1944, na de bevrijding van Zuid-Limburg, op initiatief van de Kamer van Koophandel én de Katholieke Middenstandsvereniging Heerlen, die toen officieel geliquideerd was ! Structuur en doel van deze commissie zijn grotendeels gelijk aan die van de Katholieke Middenstandsvereniging. De voorzitter (Ritzen) en plaatsvervangend voorzitter (Kneepkens) waren respectievelijk voorzitter en secretaris van de geliquideerde Katholieke Middenstandsvereniging Heerlen en na heroprichting in 1945 werden zij wederom in diezelfde functie benoemd. Her hier aanwezig zijn van dit archief is aldus te verklaren. Deze archiefstukken zijn opgenomen als gedeponeerd archief

Zoals reeds gesteld was er geen werkbare ordening. Daarom heb ik het archief opnieuw geordend en wel volgens de zaaksgewijze ordening.
Voor de eerste ordening heb ik dankbaar gebruik gemaakt van het boekwerk "50 jaar Katholieke Limburgse Middenstandsbond (KLMB) / Limburgse Organisatie van Zelfstandige Ondernemers (LOZO)" door drs. H.A.C.M. Notenboom, directeur KLMB, uit 1963. Naar gelang de inventarisatie vorderde heb ik deze ordening waar nodig aangepast met als uitgangspunt het boekje "Archiefbeheer bij verenigingen en stichtingen" van Pelzers, van Doornmalen en Hofman

Op basis van "Archiefbeheer bij verenigingen en stichtingen" van Pelzers, van Doornmalen en Hofman en de "Handleiding voor selectie en vernietiging van archiefbescheiden" van Van Meerendonk heb ik uit dit archief vernietigd. Voor het onderdeel Onderwijs heeft tevens de "Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven" als richtlijn gediend. Vernietigd zijn dubbelen met betrekking alle onderwerpen, kopieën met uitzondering van die waar geen originelen van aanwezig waren, voorschotten contributieafrekeningen en financiële bescheiden over de jaren 1945 tot en met 1952 (wegens aanwezigheid van een financieel jaarverslag).
Na vernietiging bedraagt de omvang van het archief 2 m'.
Er is meer bewaard gebleven dan strikt noodzakelijk was. Dit om een beter tijdsbeeld te verkrijgen, een beter overzicht van de verhoudingen tussen de plaatselijke, provinciale en landelijke vereniging en vooral ook omdat er belangrijke stukken ontbreken.
In dit verband kan nog het volgende worden opgemerkt. De scholen onder beheer van de Katholieke Middenstandsvereniging Heerlen / Organisatie Zelfstandige Ondernemers Heerlen leiden op voor een staatserkend diploma. Als zodanig is de vereniging dus "met enig gezag bekleed". Men zou dus kunnen stellen dat een gedeelte van het archief van de vereniging onder de Archiefwet valt.

Voor wat betreft de materiële toestand zijn alle ijzers en weekmakers verwijderd en alle stukken opgeborgen in zuurvrije omslagen en archiefdozen. Door de aanwezigheid van vaak meerdere exemplaren van stukken en de vaak grote kwaliteitsverschillen tussen deze stukken heb ik steeds getracht het beste exemplaar te bewaren.

Met betrekking tot de inventarisatie is, waar nodig, overleg gepleegd met mevr. M. Nieuwlaat, clustercoördinator Archieven van Rijckheyt en dhr. H. Thissen, medewerker inventarisatie van diezelfde organisatie

Er zijn geen beperkingen voor wat betreft de openbaarheid met uitzondering van omslag 184 die eerst in 2021 openbaar is