De kern van de in deze inventaris beschreven archieven wordt zoals reeds gezegd, gevormd door de series van correspondentie, registers van notulen en registers van gedetineerden. Soms zijn deze series toegankelijk via eigentijdse agenda's en klappers. Door deze toegangen te gebruiken (voorzover aanwezig, zijn ze opgenomen achter de beschrijvingen van de series) vindt men in de meeste gevallen vrij snel de gezochte informatie. De lacuneuze aard van de hier beschreven archieven brengt echter met zich mee dat deze toegangen ook vaak ontbreken. Er zit dan niets anders op dan met veel geduld een bepaalde serie geheel of gedeeltelijk door te werken. Op de registers van gedetineerden van de gevangenissen in de stad Groningen is als nadere toegang door personeel van het Rijksarchief Groningen een klapper op namen vervaardigd. Deze bestrijkt de periode 1670-1887.

Met name de door of onder verantwoordelijkheid van de cipiers c.q. directeuren opgemaakte archiefbescheiden hebben meestal een uniform karakter. Dit is veroorzaakt door het in sterke mate regelend optreden van de centrale overheid. Niet alleen werd landelijk voorgeschreven welke registers en andere bescheiden er moesten zijn, ze werden grotendeels zelfs voorgedrukt en al geleverd. De administratieve voorschriften geven vaak gedetailleerde informatie over een bepaald register. Bij de meeste beschrijvingen van registers in de inventaris is daarom ook steeds het nummer of de letter waaronder het register bekend stond, vermeld. In de in het aanhangsel van deze inventaris opgenomen verzamelingen van wetten en besluiten betreffende het gevangeniswezen (in het begin uitgegeven door De Jongh, later door de overheid) vindt men deze voorschriften opgenomen. Zie de inventarisnummers 32.73-32.98. Van groot belang is met name de circulaire van de Minister van Justitie van 31 oktober 1887, nr. 116 geweest *  . Deze regelde "de administratie der gevangenissen en aanverwante gestichten". De aanhangsels van deze circulaire behelzen een uitvoerige specificatie van de in de gestichten bij te houden boeken en registers. Tot in elk geval de jaren zeventig van deze eeuw is een deel van de toen ingevoerde registers en andere bescheiden in gebruik gebleven.

Zie voor informatie over de registers van gedetineerden ook de betreffende paragraaf van de inleiding. De kolomsindeling van deze registers is opgenomen in bijlage 3 van de inleiding.

De in deze inventaris beschreven archieven zijn beperkt openbaar: bescheiden die gegevens bevatten omtrent nog levende personen zijn alleen raadpleegbaar voor wetenschappelijk onderzoek, na verkregen toestemming van de Rijksarchivaris.