De kern van de archieven van het provinciaal bestuur van Groningen, 1814 - 1941, wordt gevormd door de series notulen en resolutiën van Provinciale Staten en de verbalen van Gedeputeerde Staten en gouverneur/commissaris. Naast de drie genoemde archieven kan nog een 4e archief binnen de archieven van het provinciaal bestuur onderscheiden worden, namelijk dat van het kabinet van de gouverneur/commissaris, dat stukken bevat betreffende zijn eigen wettelijke taak.

Reeds in 1862 voltooide J.R. Modderman, commies ter provinciale griffie, een geschreven inventaris van de archieven van het provinciaal bestuur, die de verdienste heeft uiterst nauwkeurig te zijn in de opsomming en datering van stukken. In de jaren 1941 - 1944 heeft R. Berkenfelder, chef van de afdeling interne zaken van de provinciale griffie, deze archieven tot 1942 bewerkt. De drukproeven van de inventaris zijn in 1944 verloren gegaan bij een beschieting en bombardement van de drukkerij. Een volledige uitgave is sindsdien achterwege gebleven en we moeten ons tot op heden tevreden stellen met een voorlopige versie. In de periode van 1973 tot 1976 is G.R. Bosscha Erdbrink begonnen deze archieven opnieuw te beschrijven en te ordenen. Door zijn voortijdig vertrek kwam dit werk stil te liggen. Vanaf 1983 hebben A. Pietersma en J. Stienstra met tussenpozen gewerkt aan de voltooiing van dit omvangrijke inventarisatieproject. Er kwamen vele nieuwe beschrijvingen gereed. Omvangrijke series werden door hulpkrachten gespecificeerd. Het vertrek van A. Pietersma in 1987 vertraagde de afronding.

De archieven van het provinciaal bestuur zijn in diverse jaren overgebracht naar het Rijksarchief in Groningen. De archieven zijn betrekkelijk compleet bewaard gebleven. De series van Gedeputeerde Staten en gouverneur/commissaris vanaf 1850 zijn vóór de overbrenging "geschoond" dat wil zeggen dat de vernietigbare stukken uit deze series zijn gelicht.

De ordening van het archief van de gouverneur werd van 1814 tot 1824 nog voortgezet op de "Franse wijze", dat wil zeggen dat registratie en archiefvorming werden verdeeld over drie afdelingen: Financiën (1e divisie), Politie of Algemene Zaken (2e divisie) en Militaire Zaken (3e divisie). Per afdeling werden de stukken in chronologische volgorde ingeschreven in een agenda met doorlopende nummering voor ingekomen en uitgaande stukken. De ingekomen stukken werden in chronologische volgorde van behandeling, over de drie afdelingen gesplitst, opgeborgen. Daarnaast zijn er registers van besluiten en van afschriften van uitgaande stukken per afdeling. De minuten van uitgaande stukken werden ook in afzonderlijke reeksen per afdeling bijeengehouden. Deze Franse wijze van ordenen vertoonde trekken van ons resolutiestelsel.

Het KB van 4 september 1823 nr. 7 schreef voor dat er slechts "één algemeen archief" mocht zijn waarbinnen de stukken "in een tijdrekenkundige orde ingevolge de dagtekeningen en nummers der algemene agenda's" gerangschikt dienden te worden.

Per 1 januari 1824 kwam een einde aan de sinds de Franse tijd bestaande indeling in divisies. Vandaar de toegepaste cesuur in 1824. Het "verbaalstelsel 1823" werd voor de gehele rijks- en provinciale administratie dwingend voorgeschreven. Hierbij wordt een chronologische serie gevormd, bestaande uit minuten van besluiten met de minuten van uitgaande brieven èn de ingekomen stukken. De minuut-besluiten en/of de minuten van de uitgaande brieven zijn alle geschreven op een dubbelgevouwen blad papier, waarin de tot dat besluit of die uitgaande brief aanleiding gegeven hebbende ingekomen stukken liggen. Dit geheel wordt een verbaal genoemd. De ingekomen stukken zijn dus als bijlagen bij de minuten van besluiten te beschouwen en liggen ook in die volgorde van afdoening. Het noodzakelijk verband tussen ingekomen en uitgaande stukken vindt men in de agenda's aangegeven.

Als neveningang op de verbalen werden repertoria (indices) aangelegd, waarbij stukken onder een beperkt aantal vaste onderwerpen werden ingeschreven, overeenkomend met de taken van de provincie. Het eerst binnengekomen stuk op 2 januari kreeg dagtekening 2 januari, nr. 1 en werd op bladzijde 1 ingeschreven. Alle later ingekomen stukken die onder dezelfde onderwerps-rubriek vallen werden daaronder ingeschreven, eventueel verderop in de index met verwijzing over en weer. Het tweede ingekomen stuk kreeg dagtekening 2 januari nr. 2, en zo vervolgens. Op 3 januari begon men weer met nummer 1. Als nadere toegangen op de vaak zeer omvangrijke repertoria werden verder nog vervaardigd: klappers (alfabetische namen-, plaatsen- en trefwoordenregisters), hoofdenlijsten (alfabetische inhoudsopgave van alle in de repertoria voorkomende onderwerpen) en nummerboekjes (waar via een bekend agendanummer direct naar de betreffende pagina van het repertorium wordt verwezen). Deze ordening bleef ook na de overgang van gouverneur naar commissaris des konings bestaan. In 1879 zijn ook de in- en uitgaande stukken uit de periode 1814 - 1823 nog via repertoria en klappers toegankelijk gemaakt.

Ondanks het verbod op dossiervorming, vervat in het eerdergenoemd KB van 1823, zijn af en toe stukken betreffende een langlopende aangelegenheid in zogenaamde "werkdossiers" bijeengehouden. Dossiers in archivistische zin zijn het niet, omdat het hier veelal gaat om stukken betreffende hetzelfde onderwerp en niet over één zaak. Desondanks zullen we verder over dossiers spreken. Men verzuimde echter naderhand deze stukken weer volgens de chronologische orde terug te leggen. Ook in de repertoria is niet aangegeven dat de betreffende stukken in een dossier zijn verenigd.