Nadat de door Feith in 1893 ontdekte "papieren" aan het Rijksarchief in bewaring waren gegeven werd - aan de hand van de voorlopige inventarisatie van dr. H. Brugmans- besloten het gedeelte dat aan de Van Ewsums had toebehoord te inventariseren. De chartermeester mr. C.P.L. Rutgers werd hiermee belast. Zijn inventaris kwam eind 1896 gereed en verscheen in 1899 in een gedrukte versie *  .

Het archief is sindsdien een belangrijke bron geweest voor historisch onderzoek; de dissertatie van mevrouw Hartgerink-Koomans is vrijwel geheel gebaseerd op de inhoud van het archief *  . Na bijna een eeuw voldeed deze inventaris niet meer aan de eisen des tijds. Hij was door de vele latere toevoegingen vrijwel onbruikbaar geworden.

Gezien het belang van dit archief voor de Groninger geschiedenis *  werd in 1991 het besluit genomen het archief te herinventariseren *  .

Aanvankelijk werd drs. F.J. Hulst belast met deze taak. Na diens benoeming elders kreeg ondergetekende deze taak toebedeeld. Het is nooit makkelijk een archief te herinventariseren, omdat men al snel geneigd is zo veel mogelijk vast te houden aan het werk van de voorganger. In mijn geval waren dat er dus twee. Het door Hulst gehanteerde schema week in wezen niet af van het schema van Rutgers en het in de archivistische literatuur aanbevolen schema voor het inventariseren van familie-archieven *  . Gebruik van dit schema zou evenwel een inventaris opgeleverd hebben, waarvan een groot deel van de stukken niet aan een bepaalde persoon kon worden toegeschreven. Dit was ongewenst. Er werd besloten naar een ander schema om te zien en bovendien de indeling van de inventaris zo eenvoudig mogelijk te houden.

Om waar mogelijk de relatie tussen archiefstuk en een Van Ewsum aan te geven, heb ik in de beschrijving steeds de naam van de betreffende Van Ewsum opgenomen. Zo is het voor een onderzoeker mogelijk de relatie tussen archiefstuk en archiefvormer te leggen. Om de inventarisatie niet onnodig lang te laten duren is ook besloten af te zien van het opnieuw maken van regesten. Ik realiseer mij dat hierdoor niet alle informatie in een archiefstuk gemakkelijk te achterhalen is. Teneinde dit bezwaar te ondervangen zijn sommige beschrijvingen zo nodig wat uitgebreider dan strikt noodzakelijk. Bovendien is een aantal inventarisnummers door bijlagen nader toegankelijk gemaakt. Dit geldt voor de collectie brieven * 

Verder zijn de in het Latijn geschreven brieven in een tweetal scripties getranscribeerd en in het Nederlands samengevat; A. Van Laan, "Litera Scripta Manet. Latijnse brieven uit het archief Van Ewsum 1531- 1572." Niet uitgegeven scriptie Rijksuniversiteit Groningen, 1990; Y. Kuik, "Brieven uit het Van Ewsum-Archief. Ontsluiting der Latijnse correspondentie 1531-1572." Niet uitgegeven scriptie Rijksuniversiteit Groningen, 1991. Ook is er op het Rijksarchief nog een aantal schriften, met regesten van alle circa 1350 brieven in het archief van de hand van mevr. Hartgerink-Koomans. Tenslotte zijn van de brieven foto's gemaakt, die op de studiezaal ter inzage staan. en de registers en pakken met rentebrieven. Een uitgebreide index tenslotte moet een zo optimaal mogelijke toegankelijkheid van de inventaris waarborgen.

De inventaris bestaat uit drie hoofdrubrieken: Privé- en familieaangelegenheden, Loopbaan en Bezit. De indeling van de stukken in de verschillende onderrubrieken is overwegend chronologisch. Alleen bij "Briefwisseling" is hiervan afgeweken. Hier zijn de stukken generatiegewijs geordend. In deze onderrubriek is verder de volgorde van de brieven binnen de inventarisnummers dezelfde als in de oude inventaris. De reden hiervoor is dat er een uitgebreide toegang op de collectie brieven bestaat. Deze zou bij samenvoeging van oude inventarisnummers of andere ingrepen onbruikbaar zijn geworden. De indeling van de overige onderrubrieken spreekt voor zich zelf. Wat betreft de hoofdrubriek Bezit is afgezien van een nadere onderverdeling en is gekozen voor een chronologische volgorde van de stukken. Aan elke andere indeling, bijvoorbeeld naar kerspel, bleken te veel nadelen te zijn verbonden.

Een complicerende factor bij de toewijzing van de stukken aan de verschillende hoofdrubrieken was, dat vooral de registers van landhuren ook aantekeningen over de koop van huishoudelijke zaken bevatten. Stukken over landhuren zijn evenwel opgenomen in de hoofdrubriek Bezit, terwijl stukken over huishoudelijke zaken zijn opgenomen in de hoofdrubriek Prive- en Familieaangelegenheden onder "Overige". Voor een onderzoeker met belangstelling voor stukken over huishoudelijke zaken betekent dit, dat hij dergelijke stukken in beide rubrieken moet zoeken. Hetzelfde geldt voor aandelen in de uitoefening van de rechtspraak en collatierechten. Hoewel dergelijke stukken strikt genomen tot het bezit behoren, zijn ze geplaatst onder de hoofdrubriek Loopbaan onder "Rechtspraak" c.q. "Kerkelijk". In de gevallen dat een Van Ewsum een functie als kerkvoogd vervulde zijn stukken, ook als ze bijvoorbeeld over het bezit of gebruik van kerkgestoelte gingen, niet onder de hoofdrubriek Bezit geplaatst maar onder de subrubriek "Kerkelijk".