In deze inventaris is een conglomeraat van archieven opgenomen. Het overgrote deel hiervan is door de G.M.v.L. in verschillende gedeelten van 1979-1986 in bewaring gegeven. Het oudste gedeelte moet overigens al eerder zijn overgedragen, maar hiervan is geen schriftelijke overeenkomst opgemaakt. Tot deze overdrachten behoorden ook de archieven van een aantal instellingen waarvoor de G.M.v.L. het secretariaat verzorgde, van enkele afdelingen en van enkele organisaties van werkgevers in het landbouwbedrijf. Verder bevonden zich hieronder stukken geschonken door W.F. Borgesius te Assen, afkomstig van zijn grootvader T. Borgesius, eerste voorzitter van de M.L.G. Deze stukken werden door N.G. Addens voor de G.M.v.L. verworven in het kader van zijn werkzaamheden aan het gedenkboek 1837-1937. De archivalia betreffende de Nederlandsche Landstand (zie archief 70) werden in 1945 aangetroffen ten huize van stafleider D.H. Westerhuis, in beslag genomen en later overgedragen aan de G.M.v.L.

Het grootste deel van genoemde bestanden is gevormd in de verschillende behuizingen van de G.M.v.L. aan het Martinikerkhof en heeft daar tot de overdracht berust. De archivalia daterende uit de voorafgaande periode zullen aanvankelijk door de opeenvolgende secretarissen aan huis zijn bewaard. Dit verklaart wellicht ook de afwezigheid van vrijwel de volledige archieven van het G.N.O. en het M.L.G. en van het oudste gedeelte van het archief van het G.N.G. De enige M.L.G.-stukken betreffen de schenking Borgesius. Naspeuringen hebben niet tot resultaat geleid en het ergste valt te vrezen: in 1871 besloot het G.N.G. om de meeste in het archief aanwezige boeken onder de leden te verkopen. "Reeds vroeger had het H.B. van weinig belangstelling in het bezit van een eigen archief blijk gegeven, omdat het daarvoor niet over de nodige ruimte te beschikken had." *  Verder ontbreken in het archief van de G.M.v.L. de stukken betreffende de financiële administratie.

Afgezien van de gedeelten die zich in het door de G.M.v.L. overgedragen bestand bevonden, zijn de overige archieven van organisaties van werkgevers in het landbouwbedrijf in sommige gevallen rechtstreeks (b.v. het archief van de Noorderbond in 1951 en het archief van de afdeling Heveskes van de Bond van Werkgevers te Winschoten in 1986) en in sommige gevallen via het Nederlands Agronomisch-Historische Instituut verworven.
De archieven van afdelingen kwamen zoals vermeld voor een deel via de G.M.v.L. binnen en wel met name na 1984 in het kader van de inventarisatie. Hiertoe werden o.a. enkele oproepen in de Landbode geplaatst. Voor een ander deel werden de archieven rechtstreeks van de afdelingsbesturen overgenomen. Dat men zich bewust was van de historische waarde van het eigen archief bleek o.a. uit het feit dat in een aantal gevallen bankkluizen waren gehuurd voor de berging van het materiaal.

De al in het archief aangetroffen archivalia betreffende de bedrijfsstudiegroepen en afkomstig van de Rijkslandbouwleraar voor Noordelijk Groningen, zijn gevoegd bij de overige in het Rijksarchief berustende stukken van deze functionaris. Zijn bureau is gevestigd geweest in het Landbouwhuis en bovendien was hij lid van de G.M.v.L.-commissie voor de bedrijfsstudiegroepen. De vermenging is dus verklaarbaar.

In 1984 werd de inventarisatie van de G.M.v.L.-archieven op het werkprogramma van het Rijksarchief geplaatst. Al eerder had een T.E.G.-medewerker enige voorbereidende ordeningswerkzaamheden verricht. Dit werk moest worden uitgevoerd op een naargeestige zolder van het archiefgebouw, zowel bij warm als koud weer ongeschikt als werkruimte. Bovendien waren er onvoldoende faciliteiten om de archivalia te kunnen sorteren. Deze omstandigheden hebben de inventarisator later ook parten gespeeld. Een lastige bijkomstigheid was verder het feit dat archiefgedeelten tijdens de inventarisatie een aantal malen moesten worden verplaatst. Een en ander heeft niet alleen een nadelige invloed gehad op de voortgang van de inventarisatie, maar ook op de kwaliteit van de inventaris. Tal van archivistische noties liepen stuk op de harde werkelijkheid. Desondanks bleef het streven erop gericht de inventaris gereed te hebben bij de viering van het 150-jarig jubileum van de Groninger Mij. Een praktische en doelgerichte aanpak was dus een vereiste.

De archieven bevonden zich bij de overdracht in relatief goed geordende staat. Het grootste gedeelte was verpakt in dozen, die voor een deel waren voorzien van etiketten met een globale inhoudsopgave. Er had geen vernietiging plaatsgevonden. Samen met de latere aanvullingen bedroeg de totale omvang ca. 110 meter, welke omvang na de inventarisatie was teruggebracht tot ca. 67 meter. In feite zou op nog grotere schaal vernietiging hebben plaatsgevonden, wanneer het mogelijk was geweest stuksgewijs te selecteren. Hiervoor ontbrak echter de mankracht. Uit de vanaf 1919 volgens een alfabetisch en twee systematische rubriekenstelsels ingedeelde ingekomen en minuten van uitgaande stukken zijn alleen die rubrieken vernietigd, die daarvoor in hun geheel in aanmerking kwamen. Van de andere rubrieken zijn alle stukken bewaard. Zie voor de vernietigde rubrieken over 1938-1969 de bijlagen 6 en 7. De voornaamste overige categorieën vernietigde stukken betreffen de werkdossiers van de verschillende secretarissen, de chronologisch geborgen doorslagen van uitgaande stukken vanaf 1945 en de contributiestaten vanaf 1951, met uitzondering van de jaren eindigend op 0 of 5. De werkdossiers bevatten vrijwel uitsluitend dubbele exemplaren van H.B. en D.B.-stukken, van de doorslagen bevinden zich eveneens exemplaren in de eerder genoemde rubrieken. De archieven droegen hier en daar sporen van een eerdere inventarisatiepoging. Bijzonderheden zij hierover echter niet bekend.

De ruggegraat van de archieven wordt gevormd door de notulen van de elkaar opvolgende besturen - bij het H.B. en D.B. van de G.M.v.L. vanaf 1951 met bijlagen - en door de ingekomen en minuten van uitgaande stukken, die door middel van een aantal verschillende rubriekenstelsels zijn ingedeeld. Op grond hiervan is besloten tot een hoofdindeling stukken van algemene aard en stukken betreffende bijzondere onderwerpen voor de archieven van G.N.G./G.M.L.N., G.L. en G.M.v.L. Voor zover het aantal inv.nrs. dat wenselijk maakte, zijn ook de andere archieven aldus ingedeeld. De stukken betreffende bijzondere onderwerpen zijn verdeeld in rubrieken waarin de tweedeling organisatie en taken - ook in deze volgorde - is weerspiegeld. Binnen een rubriek is in principe gekozen voor een chronologische volgorde, maar in de praktijk is meestal een impliciete subordening gehanteerd.

In de archieven van de G.N.G./G.M.L.N., G.L. en G.M.v.L. komen met betrekking tot de ingekomen en minuten van uitgaande stukken vijf verschillende rubriekenstelsels voor. Op grond van het structuurbeginsel is besloten om de verschillende stelsels te handhaven. Een andere oplossing zou in de praktijk overigens onuitvoerbaar zijn geworden. Bovendien is met de gekozen oplossing goed te werken en zijn hierdoor een aantal indicateurs bruikbaar gebleven. Er waren overigens wel enkele belangrijke aanpassingen nodig. Bij elk van de vijf stelsels vond namelijk een jaarlijkse afsluiting van iedere rubriek plaats. Bij de inventarisatie zijn de stukken in een bepaalde rubriek over de gehele periode waarin het betreffende rubriekenstelsel werd toegepast, samengevoegd. Bovendien waren de rubieksaanduidingen niet altijd eensluidend. Ook kwam het voor dat grotere rubrieken in een volgend jaar waren gesplitst en kleinere samengevoegd. Bij de inventarisatie moest dit gelijkgetrokken worden. Met name was dit nodig bij de systematische en van een numerieke code voorziene rubriekenstelsels 1938-1953 en (1949) 1954-1969.

De code was zeer willekeurig toegepast. Zo kregen nieuwe onderwerpen soms een vrijgekomen nummer, kwamen dezelfde rubrieken in verschillende jaren onder verschillende codenummers voor en werd soms een onderverdeling van een bepaalde rubriek toegepast zonder bijbehorende subnummering. Gekozen is voor een alfabetische volgorde van de rubrieken in aansluiting op de indeling over de periode 1919-1937. Toen werd een alfabetisch rubriekenstelsel gebruikt. Ook bij de "willekeurige" rubriekenstelsels 1904-1918 (archief G.M.L.N., overigens alleen toegepast voor de ingekomen stukken) en 1900-1917 (archief G.L.,- 1915 alleen voor de ingekomen stukken) zijn de rubrieken bij de inventarisatie in alfabetische volgorde geplaatst. De stukken van 1918 behorende tot de archieven van G.L. en G.M.v.L. zijn vermengd. Hoewel ze aansluiten bij het G.L.-rubriekenstelsel 1909-1917 zijn ze om die reden apart gehouden.

Met ingang van 1970 is het tot dan toe gehanteerde rubriekenstelsel verlaten voor een vereenvoudigde en aangepaste versie. Derhalve leek 1969 een goede caesuur te vormen en is bij de acquisitie van aanvullingen op het G.M.v.L.-archief en van de overige in deze inventaris opgenomen archieven uitgegaan van dit eindjaar.
Een groot nadeel van de toegankelijkheid van de archieven vormt het ontbreken van agenda's op de correspondentie van G.N.G./G.M.L.N. en van de G.M.v.L. vanaf 1922. Gezien het feit dat de stukken zijn genummerd - doorgaans per jaar - mag worden aangenomen dat agenda's zijn aangelegd en vervolgens verloren zijn gegaan. Voor latere jaren staat het wel vast dat er agenda's zijn geweest. Alleen een indicateur van de ingekomen stukken over 1968 mei-1970 is achterhaald (zie inv.e nr. 5.836). Wel aanwezig zijn agenda's/indicateurs van de ingekomen stukken over 1909-1921 en alfabetische indices op de adressanten van ingekomen en geadresseerden van uitgaande stukken over 1916-1937, beide van G.L. en G.M.v.L.

Besloten is om het gehele conglomeraat van archieven dat door de G.M.v.L. is overgedragen in deze inventarisatie op te nemen. Hierdoor zou recht worden gedaan aan de gemeenschappelijke geschiedenis van en aan de inhoudelijke samenhang tussen de archieven. Met dit laatste zal vooral de onderzoeker gebaat zijn. Deze keuze maakte het noodzakelijk om de overige in het Rijksarchief in Groningen berustende archieven van afdelingen en van organisaties van werkgevers in het landbouwbedrijf mede in de inventarisatie op te nemen. Bovendien werd het ter wille van de volledigheid wenselijk geacht om aanvullend archieven van afdelingen te acquireren. Bij dit laatste is zoveel mogelijk rekening gehouden met de geografische spreiding over de verschillende landbouwgebieden van de provincie (zie bijlage 5).

De volgorden van de opgenomen archieven wordt bepaald door de begindata en door de mate van verwachtschap tussen de verschillende organisaties en verenigingen met de G.M.v.L. Dit leidde tot de volgende hoofdindeling: voorgangsters, G.L., G.M.v.L.: secretariaat en interne commissies, afdelingen, instellingen opgericht door of mede door G.M.L.N. c.q. G.M.v.L., commissies waarin de G.M.v.L. was vertegenwoordigd, organisaties van werkgevers in het landbouwbedrijf en aangesloten afdelingen en personen die functies bekleedden in het landbouwverenigingsleven. De plaatsing van het G.L.-archief hangt samen met het feit dat deze organisatie formeel een federatie van landbouworganisaties was, maar in feite evenals de G.M.L.N. een voorganger was van de G.M.v.L. De afdelingsarchieven zijn geplaatst in alfabetische volgorde van de plaats van vestiging. Dit geldt ook voor de afdelingen van de organisaties van werkgevers in het landbouwbedrijf. De organisaties zelf zijn opgesomd in volgorde van oprichting. De formulering "instellingen opgericht door …" is gekozen om de archieven van instellingen die ongelijksoortige en in de loop der tijd soms gewijzigde relaties hebben gehad met de G.M.v.L. in één hoofdafdeling te zullen onderbrengen. Een onderverdeling is nauwelijks mogelijk, ook de term "dochterinstellingen" is in de praktijk niet bruikbaar.

Het secretariaat van de G.M.v.L. verzorgde de administratie van verschillende instellingen en van verschillende interne en externe commissies. De correspondentie werd ondergebracht in de verschillende rubrieken van de eerder genoemde rubriekenstelsels. Er vond derhalve ook een vermenging plaats van stukken "van" en stukken "betreffende". In deze rubriekenstelsels zijn soms gehele archieven opgenomen die als zodanig niet in het schema voorkomen. Van enkele van de wel in het schema voorkomende afzonderlijke archieven bevindt zich een deel, soms een groot deel van de stukken in de rubriekenstelsels. In voorkomende gevallen is hiernaar verwezen. Alleen op de niet in de rubriekenstelsels ondergebrachte stukken is dus het bestemmingstelsel toegepast. Slechts het archief van de Vereeniging voor Hooger Landbouw Onderwijs is in zijn geheel afzonderlijk gearchiveerd. Archivalia van de Nederlandsche Landstand als rechtsopvolger van de G.M.v.L. gedurende de jaren 1942-1945 zijn slechts aanwezig in het rubriekenstelsel 1938-1953 en vormen een onverbrekelijke eenheid met de andere stukken. De nummering van de stukken sluit ook aan bij die van de G.M.v.L. Ook hier behoort dus geen scheiding te worden aangebracht.

De bewerking van een conglomeraat van een dergelijke omvang kan niet het werk van één persoon zijn en dat is hier gelukkig ook niet het geval geweest. Het eindresultaat is de vrucht van samenwerking tussen de inventarisator en een aantal vaste en tijdelijke overige medewerkers. Met name moeten hier genoemd worden: R. Politiek voor het aanbrengen van een eerste ordening; P.G. Euwema. C.L. Hogardi, J.B. Schrage en D.J. Wijmer voor het sorteren en in een enkel geval voorlopig beschrijven van stukken; J. Bergs en D. Emmelkamp voor de chronologische specificaties; E.J. Reker voor de cartografische verzorging van bijlage 5; J. Meinema voor aanvullende gegevens ten behoeve van bijlage 1 en met name E. Schut voor de inventarisatie van de archieven van organisaties van werkgevers in het landbouwbedrijf en van de Vereeniging voor Hooger Landbouwonderwijs. Tenslotte is dank verschuldigd aan oud-secretaris mr. A.F. Stroink voor het doornemen van de inleiding en last but nog least aan mevr. F.J. Engwerda-van der Meulen en K. Mulder voor het typewerk, de lay-out en het drukwerk.
N.B. Indien een verkorte titel wordt vermeld dan is het betreffende boek of artikel in de literatuurlijst terug te vinden
Gegevens zonder bronvermelding zijn ontleend aan Addens, Gedenkboek.