Verantwoording van de inventarisatie het archiefschema werd zoveel mogelijk aangepast aan dat van de inventaris van het archief van de Rotterdamsche Bank N.V. en rechtsvoorgangers zodat er meer uniformiteit zou ontstaan voor wat betreft de inventarissen van de diverse banken. Hierbij moet echter wel worden opgemerkt dat bij deze inventaris de nadruk kwam te liggen op de kernactiviteit van de spaarbanken: het sparen. Voor de indeling van het archief is afgezien van een indeling naar organisatie en gekozen voor een ordening naar functie waarbij de belangrijkste hoofdtaak het sparen was. De uit de hoofdtaak voortgevloeide nevenfuncties zijn als subrubrieken hieronder geplaatst. Als redenen voor de ordening naar functie kunnen worden aangevoerd: dat door de groei van de instelling, een steeds verder doorgevoerde arbeidsverdeling, hergroepering van functies e.d., de organisatiestructuur continu de nodige aanpassingen ondergingen. Keuze voor de structuur van een bepaald moment zou hierdoor voor een nodeloos ingewikkeld schema hebben gezorgd. Een tweede reden is dat in bepaalde gevallen stukken betreffende eenzelfde onderwerp over meerdere rubrieken verspreid zouden raken; vaak hadden verschillende afdelingen bemoeienis met eenzelfde onderwerp of zaak. Ordening naar organisatie zou hier rubrieken met een te grote verscheidenheid aan onderwerpen hebben opgeleverd.

Binnen het gehele bestand van ca. 185 meter waren ongeveer 93 archiefvormers te onderscheiden. Tijdens de inventarisatie is het archief geschoond. Behalve de gebruikelijke categorieën als dubbelen, concepten en afschriften en bancair niet interessant materiaal, werden bibliotheekmateriaal, audiovisueel materiaal en 3D materiaal afgescheiden. Dit materiaal is weer teruggezonden naar het depot van Fortisarchiefbeheer te Schiedam. Er is uiteindelijk ca. 70 meter op vernietiging gezet . Bij het selecteren op vernietiging en bewaring werden de criteria in de publicatie 'bewaartermijnen in een bedrijfsarchief' van de Nederlandse Vereniging van Bedrijfsarchivarissen als leidraad gehanteerd. Bij archiefstukken die specifiek waren voor het (spaar)bankbedrijf en niet in de lijst voorkwamen, werd overleg gepleegd met het Nederlands Economisch Historisch Archief en op het gebied deskundige bedrijfshistorici. Het archief werd ontdaan van alle metalen en plastic hechtmiddelen. Elke inventaris werd van een beknopte inleiding voorzien. Na de voltooiing van de inventarisatie zijn de archieven vervolgens verspreid over de verschillende archiefdiensten. Als cesuur is in principe het jaar 1986 aangehouden dit vanwege het feit dat per 1 januari 1986 Stichting Verenigde Spaarbank ophield met bestaan en haar taken werden overgenomen door de Verenigde Spaarbank N.V.

Het archief is openbaar, met uitzondering van die bescheiden die de persoonlijke sfeer van de diverse medewerkers en hun nabestaanden zouden kunnen raken.