In de uitvoering van het verlenen van vergunninigen was B. en W. de vergunningverstrekker. De afdeling algemene zaken van de secretarie had ondersteunende taken: de registratie van de ingekomen bouwaanvragen en de begeleiding van de bouwaanvragen bij het samenstellen van de vergaderagenda van B. en W. en de vastlegging en de verzending van de beschikkingen van B. en W. De taak van het toezicht houden op de naleving van de bouwvoorschriften was toebedeeld aan het bureau van de bouwmeester. Een standdaarduitdrukking in de beschikkingen van B. en W. was: "...zullende de vertimmering geschieden onder het toezigt van den 2e opzichter der Stadsfabrikage" *  . Andere taken van de bouwmeester werden aldus geformuleerd: "....dient van bericht en raad omtrent alle zaken, waarover dit van hem wordt gevorderd" en verder "... en geeft kennis bij ontdekking van alle bouwvallige gebouwen, gevels, schoorstenen of dergelijke, uit welker verwaarloosden toestand gevaar zou kunnen ontstaan" *  . B. en W. gelastte, opgrond van zijn bevindingen, de eigenaren tot het doen van herstellingen *  . Artikel 8 eindigt met de alinea: "Alle stukken door hem in zijne hoedanigheid opgemaakt of door hem ontvangen, zijn en blijven het eigendom van de gemeente en moeten bij het verlaten van zijn ambt behoorlijk worden overgegeven". Artikel 9 schrijft voor: "Hij verricht zijne werkzaamheden zooveel mogelijk op het bureau, dat hem door Burgemeester en Wethouders wordt aangewezen, waar ook de stukken tot zijn archief behoorende bewaard worden". Iedere bouwaanvraag werd door B. en W. om "bericht en raad" in de handen gesteld van deze ambtenaar. Door zijn kennis van zaken was hij de spil. Zijn advies, onder welke voorschriften en nadere voorzieningen bij de uitvoering van bouwactiviteiten, werden door B. en W. overgenomen.

In het jaar 1856 moest het bureau van de bouwmeester zijn werkplek in het stadhuis verlaten. Een voorlopig onderkomen was de voormalige huisvesting van de Academie Minerva aan de Oude Kijk in 't Jatstraat I 22. "Het is mede provisioneel tot woning van den bouwmeester ingerigt, alsmede tot timmerwinkel en voor bergplaatsen, waardoor de schuur aan het Boterdiep thans bijna ontruimd is" *  . Later kocht de gemeente een pand aan het Zuiderdiep S 205. Naast een woning voor de bouwmeester was er een kantoorruimte, een timmerloods en een berging voor bouwmaterialen *  . Bouwmeester D.H. Bos die per 1 januari ontslag kreeg werd op 14 juni 1856 opgevolgd door J.G. van Beusekom. Hij had in dat jaar twee opzichters onder hem *  . In 1860 werd de bouwmeester genoemd als hoofd van Openbare Werken met nu 3 medewerkers *  . Het bureau werd toen aangeduid als "Beheer der openbare werken en inrigtingen". In 1870 werd de personeelsformatie uitgebreid met 2 "opzigters bij de gemeentewerken" *  . Gaandeweg kreeg de bouwmeester steeds meer taken en in 1881 waren er acht personeelsleden *  waaronder de directeur der bad- en zweminrigting, opzichter over het plantsoen, wegen en voetpaden en een adjunctbouwmeester.

In 1882 besloot de gemeenteraad, na het overlijden van de bouwmeester Van Beusekom, de benaming het bureau van de bouwmeester te wijzigen in directeur gemeentewerken *  . In hetzelfde jaar stelde de nieuwe directeur A. Schram de Jonge een reorganisatie voor. Hierdoor werden de agenten van de bouwpolitie in deze dienst geplaatst *  . De hoofdopzichter bij de gemeentewerken werd belast met het toezicht op het bouwen en controleerde de naleving van het reglement van politie *  .