Als begin- en eindjaar zijn de data van het oudste en jongste stuk genomen (1829 - 1978). De grote bulk van het archief stamt uit de periode 1922 – 1972 toen alle schooltypen (Avondnijverheidsonderwijs, Hogere Technische School, Zeevaartschool en Kunstnijverheidsschool) in het gebouw aan de Petrus Driessenstraat waren ondergebracht.

Het aanbrengen van rubrieken in de plaatsingslijst stuitte op enige problemen. Aangezien de Academie Minerva (alle schooltypen) in de periode 1922 – 1972 onder een eenhoofdige leiding stond was het dikwijls onmogelijk in de lijst een rubricering naar schooltype aan te brengen. Waar dit wel mogelijk was, is het toegepast. Waar dit niet kon is de oplossing gezocht in het noteren van het desbetreffende schooltype voor of achter de beschrijving / datum.

Vernietiging
Op grond van de ‘Leidraad voor de selectie op vernietiging van archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen (1983)’ zouden van het archief alleen de jaarverslagen, notulen, correspondentie, bouwtekeningen en eindexamencijfers bewaard moeten worden. Voor een goed inzicht in het reilen en zeilen van een grote school zijn echter meer zaken van belang. Ondanks dat er vele ‘vernietigbare’ zaken zijn bewaard is toch de helft van het oorspronkelijke archief vernietigd. Het gaat hierbij vooral om categorieën als stagebeoordelingen, facturen, klassenboeken (absentielijsten), dubbelen, brochures, overheidsoekazes, verzoeken om inlichtingen, CBS-informatie.


Het archief heeft een lengte van 10 meter en omvat de jaren 1829 – 1978.



Openbaarheid

Archiefbescheiden die gegevens bevatten van persoonlijke aard welke jonger zijn dan 75 jaar zijn niet openbaar.