Het beginjaar 1940 is gekozen vanwege de invoering van de zaaksgewijze ordening op grond van de VNG code. Het jaar 1968 is eindjaar omdat per 1 januari 1969 de gemeente werd geannexeerd door de gemeente Groningen.
De plaatsingslijst van J. Brokaar is in de huidige inventarisatie geïntegreerd omdat de dossierinventaris en de lijst Brokaar één organisch geheel vormen. De bijzondere chronologische series en losse stukken zijn op de plaats die de code aangeeft, tussen het dossierbestand gevoegd. Verder is er gebruik gemaakt van de conceptbeschrijvingen van B.P. Tuin, voor zover die bruikbaar waren.
Niet zelden komen er dossiers/stukken in de inventaris voor die een periode beslaan van ver vóór en/of ver ná de genoemde twee data. Dossiers waarover in de periode 1940 - 1968 periode besluiten zijn genomen door gemeenteraad of burgemeester en wethouders kunnen al bestaan ver voor en ver na de data 1940 – 1968.

Opvallend was het grote aantal stukken dat op grond van het herkomstbeginsel en de datering thuishoort in het archief Noorddijk 1811 – 1939 nl. 60 omslagen. Deze stukken zullen worden ingepast in dat archief. Zoals eerder gemeld zijn deze stukken afkomstig uit de aanwinst van 1994.
Het archief was geordend met behulp van de Basisarchiefcode van de VNG en kon als leidraad fungeren voor het schema van deze inventaris. Op onderdelen is hiervan afgeweken om een betere aansluiting te hebben op de eerdere archiefinventarissen/plaatsingslijsten. Enige voorbeelden van rubriceringen waarbij van de indeling is afgeweken omdat dit de raadpleegbaarheid en duidelijkheid van de inventaris ten goede kwam: Volkshuisvesting en ruimtelijke ordening zijn als aparte rubriek opgenomen evenals onderwijs.
Bij de meeste hoofdstukken is de onderverdeling vereenvoudigd en/of weggelaten. Een en ander is een gevolg van het aantal dossiers dat in een bepaalde rubriek werd aangetroffen. Enkele hoofdtaken zijn gecombineerd, bijvoorbeeld: openbare orde met veiligheid en met zedelijkheid; culturele aangelegenheden met gemeenschapsbevordering.
Binnen de (sub)rubrieken zijn de beschrijvingen in chronologische volgorde geplaatst.
Binnen sommige verzamelbeschrijvingen was geen chronologisch of alfabetisch ordeningscriterium aan te brengen bij de deelbeschrijvingen. Vandaar dat de jaartallen van deze beschrijvingen in elkaar kunnen overlopen of dat deze zijn weggelaten.
Van de gedeponeerde archieven van Gemeentewerken en de Burgemeester Kuipers Stichting zijn ook zelfstandige archieven bij de Groninger Archieven aanwezig (resp. toegangsnummers 1613 en 2074). Ze zijn toch in deze inventaris opgenomen omdat ze nu direct in hun geheel toegankelijk zijn. In de toekomst kan alsnog besloten worden deze gedeponeerde archieven in te passen in de bestaande archieven.

De omvang van het archief bedraagt 22,2 meter

Het archief is openbaar