Het archief zoals aangeleverd door de gemeente ’s-Gravendeel besloeg 30 meter en had duidelijk te lijden gehad van water; er waren stukken hersteld door aanvezeling en de tekst was enigszins vervaagd maar was goed (genoeg) leesbaar. Deze aanvezeling / behandeling moet gebeurd zijn in 1992/1993 (uit ” Inleiding bij de inventaris van het archief van de gemeente ’s-Gravendeel, 1991-1999”, door Arjan van der Hoek). Verder is er het verhaal dat in 1920 op de secretarie een opruimactie is geweest waardoor een groot deel van het archief is vernietigd.

Er is weinig of niets bekent over de archieven en hoe ze bewaard werden. Wel is duidelijk dat er veel ontbreekt en het archief willekeurige lacunes vertoont.
De oudste stukken waren ooit al beschreven; deze beschrijvingen zijn door ons opnieuw bekeken en herschreven.

De cesuur tussen het 1e en 2e deel, 1663 –1815 valt na de Napoleontische tijd, de materiële verzorging van de correspondentie vormt hier een vanzelfsprekende cesuur; dit geldt ook voor het 2e deel; in 1918 wordt overgegaan op een, nog niet gedetermineerd, numeriek ordeningsstelsel, dat werd omschreven als het Bloemendaalse stelsel maar dat is het zeker niet.

Een strakke scheiding tussen de afzonderlijke delen valt uiteraard niet te maken, zodat er verwijzingen staan van het ene gedeelte naar het andere.

Uiteraard zijn de oudste stukken handgeschreven en in de Franse tijd gedeeltelijk in het Frans gesteld.

Het archief is door ons van zoveel mogelijk nietjes, paperclips etc. (soms is dat niet mogelijk zonder de stukken te beschadigen) en van plastic ontdaan vervolgens van een zuurvrije omslag voorzien en in zuurvrije dozen gedaan; de geliasseerde stukken zijn geliasseerd (met een touwtje aaneengeregen) gebleven.

Er is uiteraard niets vernietigd van vóór 1850, behalve de Bulletins des Lois/Bulletin der Wetten waarvan aangenomen wordt dat deze in het Algemeen Rijksarchief bewaard worden.