Op 1 januari 1986 vond in de Alblasserwaard een gemeentelijke herindeling plaats. De gemeenten Bleskensgraaf, Brandwijk, Goudriaan, Molenaarsgraaf, Ottoland, Oud-Alblas en Wijngaarden gingen op in de nieuwe gemeente Graafstroom. Hun oude archieven kwamen terecht in de bewaarplaats van het nieuwe gemeentehuis te Bleskensgraaf. In 2004 besloot het gemeentebestuur van Graafstroom tot een totale (her)inventarisatie van de oude archieven met het oog op de overbrenging ervan naar de bewaarplaats van het Stadsarchief (tevens regionaal archief) Dordrecht. De opdracht hiertoe werd verleend aan Archiefburo Voorzee BV te Waalwijk, welk bedrijf de werkzaamheden in het eigen depot te Oisterwijk uitvoerde en in 2006 afrondde. Tijdens het werk werd regelmatig overleg gepleegd met de gemeente Graafstroom, het Stadsarchief Dordrecht, het Stadsarchief Gorinchem en de Archiefinspectie van de provincie Zuid-Holland.

Het project was bij aanvang al veelomvattend. Elk dorpsarchief bestond uit een oud gedeelte (tot 1813) en tenminste één nieuwer gedeelte. Door herindeling in een eerder stadium (Bleskensgraaf/Hofwegen, Ottoland/Laag-Blokland), dan wel het voeren van een gemeenschappelijke registratuur (Molenaarsgraaf/Brandwijk/Wijngaarden) of het apart plaatsen van archivalia van armbesturen waren al extra bestanden ontstaan. In het algemeen was er veel archiefmateriaal van de dorpen door elkaar geraakt. Herhaalde, niet succesvolle pogingen in vroeger tijd tot gemeentelijke herindeling in de Alblasserwaard zullen hiervan mede de oorzaak zijn. Het raadplegen van de archieven heeft eveneens bijgedragen tot “aanpassingen” in de bestaande orde. Uit een verscheidenheid aan handschriften blijkt dat verschillende gebruikers, om hen moverende redenen, archiefstukken hebben verplaatst en soms hebben gelicht!

Van sommige bestanden bestonden al inventarissen; in de praktijk bleken ze geen van alle nog aanvulbaar (wat men voor Bleskensgraaf wel verwachtte) of zelfs maar bruikbaar. Deze inventarissen zijn als archiefstuk beschreven onder de periode waarop ze betrekking hebben. Zeker een kwart van de archivalia werd in totaal ongeordende toestand aangeleverd, niet toegankelijk door middel van inventarissen of opschriften op dozen, en moest dus stuksgewijs worden uitgezocht. Een deel van de stukken bleek betrekking te hebben op polderzaken, wat niet verwonderlijk is omdat tot de 19de eeuw de gebieden van de polders meestal samenvielen met die van de dorpen en door dezelfde functionarissen werden bestuurd. Wat in polderarchieven thuishoorde, is door het Stadsarchief Gorinchem toegevoegd aan al daar berustende bestanden.

In de bestaande inventarissen zijn nogal wat archiefstukken bestempeld als behorend tot onder een ambachtsarchief. Dit ligt voor de hand omdat het territorium van het ambacht veelal samenviel met dat van het plaatselijk bestuur. Wanneer niet duidelijk vaststond dat de bescheiden inderdaad tot het ambachtsarchief behoorden, zijn ze opgenomen in het gemeentearchief. De enkele ”echte ambachtstukken” zijn apart geplaatst, maar niet verder beschreven in onze inventaris. Ze zijn overgedragen aan het Stadsarchief Dordrecht.

Voor een beschrijving van de institutionele geschiedenis der dorpsbesturen en de lotgevallen der archieven verwijzen wij naar: F.W.J. van den Berg, “Archiefbewerkingsplannen voor de archieven van de gemeente Graafstroom”, 1999 (interne publicatie van het Stadsarchief Gorinchem). Bij de aanvang van het werk werd uitgegaan van het - onverkort - kunnen overnemen en gebruiken van de informatie. Edoch, de daarin gedane aanbevelingen voor de bewerking konden niet in alle gevallen door de inventarisatoren worden gevolgd, omdat de feitelijke ordeningstoestand nòg minder gunstig was dan aanvankelijk werd aangenomen. De oorspronkelijke orde binnen de diverse rubriekenstelsels bleek grotendeels te zijn verstoord.

In goed overleg met alle betrokkenen, is daarom gekozen voor een andere bewerking/ordeningsaanpak waarbij het te kiezen archiefschema én eenduidig én bruikbaar diende te zijn voor alle archieven.
Er is voor gekozen, per dorp de bestuurlijke archivalia van vóór en ná 1813 in één inventaris te beschrijven, volgens een in de loop van het werk opgesteld indelingsschema. Deze aanpak is niet gebruikelijk, maar maakt het zoeken in de inventarissen een stuk eenvoudiger. Waar nodig, is in het kopwoord aangegeven welk tijdvak aan de orde is. De beschrijvingen zijn aangepast aan de ouderdom en aard van de documenten of eenheden: de ene keer met nadruk op de redactionele vorm en/of rechtshandeling, de andere keer gezien vanuit het onderwerp, de bestuurlijke handeling of het proces. Het resultaat is een mengvorm van klassieke en hedendaagse indeling en beschrijving, bewust geaccepteerd door samenstellers en opdrachtgever ter bevordering van de raadpleegbaarheid. Ondanks deze vereenvoudiging zijn uiteindelijk niet minder dan 19 bestanden door de gemeente Graafstroom overgedragen aan het Stadsarchief Dordrecht, waarvan 10 dorps-/gemeentelijke archieven en 9 gedeponeerde archieven.

Bij aanlevering was de totale omvang van alle archiefbestanden 118 m1 planklengte (series notulen en registers van burgerlijke stand en bevolking niet meegerekend); na bewerking was dit 119,7 m1. Het verschil komt voort uit de wijze van opberging.

In de inventarissen hebben we de aanduiding van de materiële vorm beperkt gehouden tot de aanduidingen “stuk” (= ook dunne katern), “deel” waartoe ook een deeltje, band en dikke katern is gerekend en ”omslag” (meer dan 1 stuk). Begrotingen en jaarrekeningen staan altijd aangeduid als omslag.
Over de armbesturen troffen wij stukken aan in zowel de gemeentearchieven (soms als gemeentebestuur ambtshalve ontvangen, soms ook niet) als in apart gehouden bestanden.
Uit een oogpunt van gebruiksgemak zijn de bestaande inventarissen waarin de archieven tot 1940 zijn beschreven, opgenomen als archiefstuk. Ook wanneer ze veel later zijn vervaardigd.

Het vernietigingspercentage is zeer gering gebleken; uit de stukken van vóór 1920 behoefde vrijwel niets te worden geselecteerd voor vernietiging. Wij hebben zelfs moeten constateren, dat van sommige archieven in het verleden al documenten en series onoordeelkundig zijn vernietigd! Circa 7 m1 aan bescheiden werd gesepareerd voor vernietiging. Het betrof voornamelijk voorschriften en richtlijnen van hogerhand en uitvoeringsstukken. De selectie vond plaats conform de zgn. Lijst 1983 en werd verantwoord in Lijsten van voor vernietiging in aanmerking komende stukken. Deze lijsten zijn door de opdrachtgever geaccordeerd waarna de bescheiden daadwerkelijk zijn vernietigd door een daartoe erkend bedrijf.

De materiële zorg aan/voor de bescheiden was ronduit slecht. Voor zover de stukken al in archiefdozen waren geborgen, was dit zeer onzorgvuldig gedaan. Vooral de stukken van voor 1850 hebben daaronder geleden.
Wij constateerden in alle bestanden zeer veel ouderdom-, vocht- en schimmelschade. Er is een overzicht gemaakt van schadegevallen in verschillende stadia. De materiële toestand van de archieven kan consequenties hebben voor de openbaarheid, die, met inachtneming van de regelgeving voor bepaalde categorieën stukken, verder niet behoeft te worden beperkt.

Niet alle in de inventarissen beschreven stukken bevinden zich nu in het Stadsarchief Dordrecht. Wegens een digitaliseringsproject zijn de registers van de burgerlijke stand en de bevolkingsregisters achtergebleven in Bleskensgraaf.
De bouwvergunningendossiers zijn niet meegenomen in de bewerking. Deze bevinden zich als aparte serie in de archiefkluis van de gemeente Graafstroom te Bleskensgraaf en zijn aldaar te raadplegen.