Het archief van het Gast- of ziekenhuis, voorheen het Sacramentsgasthuis geheten werd in 1894 en 1898 door het College van regenten aan het Gemeentearchief overgedragen met dien verstande dat het op ieder moment voor de regenten toegankelijk moest zijn. In 1968, 1980 en 1986 volgden zeer omvangrijke aanvullingen. Door de omzetting in 1967 van het Gemeenteziekenhuis van een particuliere, burgerlijke instelling in een gemeentelijke tak van dienst moest het ziekenhuis namelijk de archiefbescheiden ouder dan vijftig jaar naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overbrengen. Door het overgaan van de rechten en functies op het nieuwe overheidsorgaan is het archief van voor 1967 als gedeponeerd te beschouwen. Bij de overbrenging zijn geen beperkingen ten aanzien van de openbaarheid gesteld, behalve voor de patiëntendossiers die pas na 100 jaar na de laatste ziekteperiode voor iedereen te raadplegen zijn. Of dit zo behoort te blijven, dient nog nader te worden bezien.

De archiefbescheiden die in 1894 en 1898 waren overgedragen, werden in 1899 door de toenmalige gemeentearchivaris J.C. Overvoorde geïnventariseerd. Deze inventaris blijkt echter niet meer goed hanteerbaar te zijn. Van de overige bescheiden bestaat alleen van die in 1980 zijn overgebracht een zeer globale plaatsingslijst. Bovendien zijn nog niet alle archiefstukken, waarvan volgens de wet de overbrengingstermijn reeds is verstreken, overgebracht. Zo bevinden de brieven ingekomen bij en minuten van brieven uitgegaan van het College van regenten vanaf 1926 zich nog steeds in de archiefbewaarplaats van het ziekenhuis. Naar een spoedige overbrenging van dit voor historisch onderzoek zeer belangrijke gedeelte zal moeten worden gestreefd. Door een niet altijd even deskundig beheer en onnauwkeurigheden bij de vernietigingsprocedure bestaan er in diverse series hiaten, zoals in de begrotingen, rekeningen en patiëntenadministratie. Desalniettemin bevinden op dit moment ziekenhuisbescheiden uit de periode 1310 - 1974 zich in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Het overgebrachte archief beslaat ongeveer 100 meter, waaronder 45 meter patiëntendossiers.

Na 1968 vindt er een geregelde, selectieve vernietiging van nog niet overgebrachte archiefbescheiden plaats. Hierbij moet vooral worden gedacht aan stukken betreffende de financiële en patiëntenadministratie, zoals kwitanties, inkoopfacturen, loonstaten, bank-, giro- en kasstukken, debiteuren-, patiënten- en voorraadkaarten. Een verdere schoning van het reeds overgebrachte archief bleek ook noodzakelijk. Met name kwitanties, dubbelen en kladaantekeningen zijn voor vernietiging voorgedragen, waardoor het huidige geïnventariseerde gedeelte, na bewerking, is terug- gebracht van 45 naar 35 meter. In de periode 1817 - 1926 was er voor de archiefbescheiden van het College van regenten een notulenstelsel in gebruik. Tot 1864 bestond er één serie van ingekomen en minuten van uitgegane brieven. Daarna bestond er tevens een aparte serie kopieboeken. Op de stukken is door de secretaris-rentmeesters een verwijzing gemaakt naar de notulen. Daarbij heeft hij ze doorlopend genummerd. Dit laatste is bij de inventarisatie door Overvoorde herhaald. Door de secretaris-rentmeesters zijn bovendien diverse indices en klappers aangelegd om de toegankelijkheid van deze stukken te bevorderen. Daarnaast hebben ze tevens enige inventarissen van met name de losse eigendomsbewijzen opgemaakt.

Het Gast- of ziekenhuis bezat tot 1954 een kameralistische boekhouding. Door de automatisering ervan schakelde men toen over op het dubbel boekhouden. De kwitanties werden geordend op de somma van de rekeningen en kunnen daardoor als bijlagen hiervan worden beschouwd. Tot 1855 stelde de secretaris-rentmeester in de hoedanigheid van administrateur van de stadsapotheek een aparte financiële verantwoording op. Vanaf dat jaar werd ze in de rekeningen van het Gast- of ziekenhuis opgenomen.

Door de enorme omvang van het archief is besloten om voor het examen ter verkrijging van de hoedanigheid van hoger archiefambtenaar slechts een gedeelte te inventariseren. Gekozen is hierbij voor de periode 1817 - 1956. In 1817 werd immers na een vijftal jaren weer een nieuw College van regenten benoemd en 1956 was het laatste jaar, waarin de naam Gast- of ziekenhuis werd gebruikt. Bovendien zijn tot dat jaar de meeste archiefbescheiden overgebracht. Een inventarisatie van het resterende gedeelte staat op het programma, waarna dit in deze inventaris zal worden ingepast. Bij de inventarisatie is bewust gekozen voor het archiefschema van algemeen en bijzonder, waarbij het laatste is geordend naar onderwerp. De redenen hiervoor zijn, dat dit schema bij deze categorie instellingen algemeen wordt toegepast bij het Gemeentearchief Dordrecht en dat het onderzoekersvriendelijk is. Door de vele wijzigingen in de functies van de niet zelfstandige archiefvormers zouden namelijk vele verwijzingen nodig zijn, terwijl bovendien vormer en doel van de stukken vaak moeilijk te achterhalen zijn.

Bij het ordenen is het notulenstelsel in stand gehouden. De financiële administratie is systematisch geordend volgens het principe synthetisch - analytisch - chronologisch. Daarnaast is gekozen om alle bescheiden, waarin financiële gegevens zijn vastgelegd, onder de boekhouding te rangschikken. Dit houdt in, dat de financiële stukken betreffende de huishouding en verpleging hieronder zijn te vinden. De bijlagen behorende bij de rekeningen van na 1856 zijn voor vernietiging voorgedragen. In 1857 werd namelijk met een andere opzet begonnen. Ze werden voortaan volgens de begrotingen ingedeeld. De patiëntendossiers uit de jaren 1903 - 1953 zijn bewust buiten de inventaris gehouden. In de eerste plaats, omdat het in de bedoeling ligt dat ze op korte termijn naar het ziekenhuis zullen worden teruggebracht om op microfilm te worden gezet. Bovendien zijn ze voor een relatief lange periode niet voor de onderzoeker openbaar. De archiefbescheiden van de stadsapotheek, het choleraziekenhuis en het hulp- of noodziekenhuis zijn om praktische redenen, bij elkaar, achter de stukken van het Gast- of ziekenhuis geplaatst. Hoewel deze instellingen geen zelfstandige administratie voerden, zou, doordat ze toch een eigen karakter hadden, door een verspreiding van hun bescheiden over de gehele inventaris de historische werkelijkheid geweld worden aangedaan. Bovendien kan de onderzoeker nu de stukken snel en overzichtelijk terugvinden. De inventaris wordt afgesloten met twee bijlagen, die een nadere toegang op de rekeningen en grootboekkaarten vormen.