De archieven van de Koninklijke Nederlandse Jaarbeurs werden op 1 november 1991 in bewaring gegeven aan de Gemeentelijke Archiefdienst Utrecht. De omvang was toen 200 m; later werd er nog 10 m aan toegevoegd. De overbrenging was voorbereid met hulp van de heren H.J.M. Koppelman en J. van de Kemp van de Jaarbeurs. Voor het beleidsarchief was de cesuur gelegd bij 1960 en voor het uitvoeringsarchief bij 1980. Tijdens de inventarisatie bleek dat in het beleidsarchief toch stukken van na 1960 aanwezig waren; deze stukken, met een omvang van 24 m, werden in juli 1993 aan de Jaarbeurs teruggegeven. In 1993 werd bovendien 40 m materiaal dat niet voor bewaring in aanmerking kwam, vernietigd; het betrof voornamelijk dubbel materiaal en dossiers van het uitvoeringsarchief (1950-1980) betreffende excursies van bezoekers, verstrekte inlichtingen, kamerreserveringen, uitnodigingen, correspondentie met bezoekers, branchelijsten van deelnemende bedrijven (zie daarvoor de catalogi), enquêteformulieren, samenstelling van catalogi, toegangskaarten, verkeersmaatregelen in verband met de jaarbeurzen, ontvangsten en bijeenkomsten, filmvertoningen en werving van deelnemers en bezoekers.

Door een financiële bijdrage van de Koninklijke Nederlandse Jaarbeurs kon voor de inventarisatie van de archieven in november 1991 de heer P.J.V. Dekkers worden aangesteld voor een periode van 12 maanden. Na het vertrek van de heer Dekkers in november 1992 was de voorlopige inventaris gereed. Voor een verdere afwerking van de inventarisatie werd per 1 maart 1993 de heer drs. D.J. Wijmer aangesteld voor een periode van zeven weken. De coördinator inventarisatie van de Archiefdienst, mevrouw J.N. van der Meulen, heeft gezorgd voor de afronding van het geheel.

Het archief van de Jaarbeurs is tamelijk compleet, hoewel er in de loop der tijden wel wat verloren is gegaan door de oorlogsomstandigheden, verhuizingen e.d. Zo is de boekhouding slechts tot 1945 bewaard gebleven, en dan nog maar voor een deel.

Vóór 1960 ressorteerde het archief onder de Technische Dienst; na dat jaar viel het onder de directiesecretaris. * 

Het archief is oorspronkelijk opgezet in duidelijk afgescheiden onderdelen:
- beleidsarchief
- uitvoeringsarchief
- catalogi
- drukwerken
- affiches
- foto's
- plakboeken
- diversen
- gedeponeerde archieven.

Deze opzet was niet ideaal, onder meer omdat de onderdelen elkaar niet geheel uitsloten (in het blok "drukwerken" waren bijvoorbeeld ook catalogi opgenomen). Toch is bij de inventarisatie de oorspronkelijke opzet zoveel mogelijk gehandhaafd. Het uitvoeringsarchief is in de inventaris terug te vinden in de rubriek 4.1.2.8 (Organisatie van beurzen en andere evenementen). In de subrubriek 4.1.2.8.4 (Afzonderlijke beurzen en andere evenementen) zijn onder meer de catalogi, (diverse) drukwerken, affiches, foto's en plakboeken opgenomen. Het zou wellicht overzichtelijker geweest zijn als alle stukken per beurs gerangschikt waren, maar dan had de oude orde te zeer verstoord moeten worden. Het onderdeel "diversen" bleek onder meer financiële stukken te bevatten, die in het beleidsarchief opgenomen zijn. De gedeponeerde archieven zijn apart gehouden (rubrieken 2-4).

Het beleidsarchief bevat stukken die niet direct op beurzen en andere evenementen betrekking hebben, maar op beleid, personeel, financieel beheer, eigendommen en andere onderwerpen waarmee de K.N.J. in de context van haar doelstellingen te maken heeft. Hieronder vallen bijvoorbeeld ook de notulen van de diverse bestuurscolleges. Het betreft hier doorgaans de meest wezenlijke stukken van de Jaarbeursorganisatie en vaak zijn de dossiers niet afgesloten. In de praktijk betekende dit, dat bij de stukken die de kern van het bedrijf raken of bij stukken die het bedrijf nog regelmatig gebruikt, de cesuur bij 1960 gelegd is. Als minder dan 10% van een dossier van vóór 1960 dateerde, is het dossier intact gelaten en niet naar de Archiefdienst overgebracht.

Een uitzondering vormen de stukken betreffende de Jaarbeursgebouwen. De dossiers betreffende de gesloopte Vredenburggebouwen zijn alle overgebracht, voor zover zij niet vernietigd zijn; de dossiers betreffende de gebouwen op het Croeselaanterrein van na 1960 zijn nog bij de K.N.J. Een andere uitzondering vormen de vergunningen en contracten (met beursorganisatoren, huurders van Jaarbeurshallen e.d.); deze zijn eveneens nog bij de K.N.J.

Het uitvoeringsarchief, waarin stukken opgenomen zijn betreffende de organisatie van beurzen en andere evenementen, loopt door tot en met 1980. De stukken betreffen voornamelijk beurzen die georganiseerd zijn door of in de Jaarbeurs. Niettemin zijn in enkele gevallen ook stukken bewaard van beurzen die niet door de Jaarbeurs zelf georganiseerd zijn. Deze zijn niet verwijderd, omdat vaak niet vaststond in hoeverre toch sprake was van organisatorische bemoeienis van de Jaarbeurs. Ook stukken betreffende beurzen van 't Raedthuys zijn in de series van de Jaarbeurs opgenomen; in het archief van 't Raedthuys bevinden zich de stukken over de organisatie van deze beurzen. Van sommige Raedthuys-beurzen, die door 't Raedthuys in samenwerking met de K.N.J. werden georganiseerd, werden zowel door de K.N.J. als door 't Raedthuys stukken opgemaakt. De rubriek "Afzonderlijke beurzen en andere evenementen" (1.2.8.4) is niet onderverdeeld in onderwerpen, maar in soorten archivalia: catalogi en folders, diverse drukwerken, affiches, verslagen en enquêtes, foto's, dia's, geluidsbanden en films en plakboeken en knipsels. Elders in de inventaris worden deze soorten archivalia ook beschreven, maar dan hebben zij geen betrekking op de organisatie van afzonderlijke beurzen en andere evenementen. Zo zijn films niet alleen te vinden in rubriek 4.1.2.8.4.8, maar ook bij Directie en personeel (inv.nrs. 222-223), Terreinen en gebouwen (inv.nrs. 308 en 309) en Contacten met personen en instellingen (inv.nrs. 4238, 4240 en 4282). De beursfotografie van vóór 1955 werd meestal uitbesteed aan bekende fotografen. De foto's in het archief zijn vrijwel allemaal "vintage prints", afdrukken van de fotograaf zelf, vervaardigd in dezelfde tijd als het negatief. Van de tienduizenden foto's zijn meestal geen negatieven aanwezig. Er zijn ruim 7500 negatieven van de Jaarbeursfotodienst uit de jaren vijftig. Hieronder bevinden zich ook reprodukties van oudere foto's.

Het audiovisuele materiaal (films, geluidsbanden en grammofoonplaten) wordt in bewaring gegeven bij de Stichting Film en Wetenschap te Amsterdam; successievelijk zal het materiaal op videobanden en geluidscassettes worden gezet, die dan bij de Topografisch-Historische Atlas te raadplegen zijn.

De omvang van de archieven na inventarisatie en verpakking bedraagt 161 m.

De inv.nrs. 189-197, 353 en 4673-4674 kunnen slechts geraadpleegd worden met schriftelijke toestemming van de Koninklijke Nederlandse Jaarbeurs, zolang de stukken jonger zijn dan 75 jaar.

Dank gaat uit naar het bestuur van de Koninklijke Nederlandse Jaarbeurs voor de bereidwilligheid om de archieven aan de Gemeentelijke Archiefdienst in bewaring te geven. Het unieke materiaal, dat van groot belang is voor onderzoek naar de economische en bedrijfsgeschiedenis en naar de ontwikkeling van de grafische vormgeving, is vanaf heden voor een groot publiek toegankelijk.

december 1994