Het archief van de Marnix Stichting, inclusief het gedeponeerde archief van de Johanna Stichting, werd in 1987 aan de Gemeentelijke Archiefdienst van Utrecht in bewaring gegeven. De omvang ervan bij overdracht bedroeg ca. 22m1. Tijdens de inventarisatie werd nog een (gering) aantal bescheiden geacquireerd.

In verband met de samenstelling van een gedenkschrift naar aanleiding van het 150-jarig jubileum van de Marnix Stichting in 1991 diende onderzoek in het archief te worden gedaan. Het ontbreken van enige toegang op het tamelijk wanordelijk overgedragen archief maakte dit echter onmogelijk. De inventarisatie zou pas over enige jaren in het werkprogramma kunnen worden opgenomen. Daarom kwamen de Marnix Stichting en de Gemeentelijke Archiefdienst met elkaar overeen, dat de inventarisatie op kosten van de stichting en onder verantwoordelijkheid van de archiefdienst door een baanloze gediplomeerde archiefambtenaar zou worden uitgevoerd.

Over de geschiedenis van het archief is niet al te veel bekend. De eerste tijd zal het vermoedelijk door de secretarissen thuis zijn bewaard. Gezien de bestuurssituatie in die tijd zal dit zeker het geval zijn geweest in de periode dat Van Beeck Calkoen deze functie bekleedde. Later heeft ook het oud-schoolhoofd Hobma, die naar aanleiding van het 100-jarig bestaan een geschiedenis van de stichting schreef (zie inv.nr. 66), het archief een tijdlang thuis gehad. Mogelijk werd het vóór die tijd en ook later in het complex aan de Springweg bewaard. Secretaris Van Harten hield in ieder geval het door hem gevormde archief onder zich. Mogelijk heeft hij van aanvang af, of anders na sluiting van de Springwegschool in 1964, ook het oude deel van het archief beheerd. In elk geval kwam via hem het gehele archief op de zolder van de 2e Marnixschool terecht, waar het tot de overdracht berustte.

Een vorm van ordening in het archief bestond slechts mondjesmaat, en een toegang op het archief als geheel was niet aanwezig. Wel bevinden zich in het archief enige inventarislijsten op onderdelen van het archief. Zij zijn het resultaat van een poging die J. Hobma aan het begin van de 20e eeuw deed om het archief op school te ordenen. De in de lijsten beschreven bescheiden waren in mappen bij elkaar gevoegd. Deze poging tot ordening was echter zowel inconsequent en onvolledig, als archivistisch onjuist uitgevoerd. Bij de huidige inventarisatie waren de lijsten van geen nut; de betreffende archivalia zijn ondergebracht in de relevante rubrieken.

Behalve de genoemde mappen bestond de 'oude orde' voornamelijk uit over een groot aantal dozen verspreide restanten van series correspondentie, jaarrekeningen en bijlagen, (onvolledige) dossiers en vooral losse archiefbescheiden. Waar het voormalige bestaan van een serie duidelijk was, is deze hersteld. Dit gold onder meer de notulen, (algemene) correspondentie, en series financiële bescheiden. Een probleem hierbij was de onduidelijke en blijkbaar willekeurige verhouding tussen de serie correspondentie en de verschillende dossiers en rubrieken. Stukken betreffende hetzelfde onderwerp zaten voor sommige perioden verspreid tussen de correspondentie, terwijl er voor andere perioden een aparte onderwerpsgewijze ordening was toegepast. Zelfs binnen een periode waren stukken betreffende eenzelfde zaak of onderwerp zowel apart gehouden als tussen de correspondentie gevoegd. Een criterium (verdeling correspondentie enerzijds, andere stukken anderzijds) was niet traceerbaar. Om praktische redenen is besloten om waar dit zinvol was, de onderwerpsgewijze ordening te handhaven en de dossiers en rubrieken vanuit de correspondentie te completeren. In de paar gevallen dat dit niet mogelijk was zijn de dossiers en rubrieken opgesplitst en de bescheiden tussen de correspondentie gevoegd. Het blijft vanzelfsprekend aan te raden om bij onderzoek zowel de in aanmerking komende dossiers en rubrieken als de algemene serie correspondentie te raadplegen.

Eveneens om praktische redenen is van een poging afgezien om eventuele 'schoolarchiefjes' af te zonderen. Ten eerste waren de daarvoor in aanmerking komende bescheiden zeer klein in aantal. Ten tweede was het vanwege de zware controle die het bestuur, met name in de negentiende eeuw, op de gang van zaken uitoefende, vaak uiterst twijfelachtig of de eventueel in aanmerking komende stukken inderdaad tot eigen 'schoolarchief' gerekend konden worden. Binnen de rubrieken zijn de stukken wel zoveel mogelijk per school uitgesplitst.

Ook de stukken van de Schoolvereniging Aldegonde zijn in het archief van de Marnix Stichting geïntegreerd, hoewel opname ervan als afzonderlijk archief te verdedigen zou zijn geweest, met name door het bestaan van eigen notulen en aparte correspondentie. De rest der stukken, met name de financiële bescheiden, is echter zodanig met het archief van de Marnix Stichting versmolten dat afscheiding moeilijk uitvoerbaar en ook weinig zinvol was.

Het archief van de Marnix Stichting is over het algemeen redelijk goed bewaard gebleven, hoewel duidelijke hiaten zijn aan te wijzen. Hieronder valt niet het ontbreken van belangrijke stukken als jaarverslagen en jaarrekeningen uit de periode van vóór de omzetting in een stichting; gezien de informele bestuursvorm in die tijd zullen ze niet of nauwelijks bestaan hebben. Wel zijn duidelijke hiaten aanwezig in het 20e eeuwse archief, onder meer in de serie notulen en series jaarrekeningen en bijlagen. Mogelijk is dit een gevolg van de regelmatige verhuizingen van het archief.

Van de overgedragen 22m1 aan archiefbescheiden is ca. 10m1 vernietigd/retourgezonden. Het betreft voor het overgrote deel bijlagen bij de rekeningen en andere routinematige financiële bescheiden over de periode na 1959, en verder duplicaten, kladaantekeningen, geleidebriefjes en dergelijke over de gehele periode.

Het archief van de Johanna Stichting werd met de rest van de bezittingen van deze stichting in 1980 overgedragen aan het bestuur van de Marnix Stichting, en is derhalve als gedeponeerd archief in deze inventaris opgenomen.

Uit enige in het archief aanwezige inventarislijsten blijkt dat het archief lange tijd over twee plaatsen verdeeld is bewaard. Een deel der bescheiden (vermoedelijk de als belangrijk beschouwde stukken) was ondergebracht in een safe bij de firma Weduwe A. Ebeling en co. Het andere deel van het archief berustte ten huize van de secretaresse, F.J. van Beeck Calkoen.

Het archief was voor het overgrote deel onderwerpsgewijs geordend. Deze ordening is in principe gehandhaafd. Het is in tamelijk goede staat bewaard gebleven, al zijn ook hier, met name onder de financiële bescheiden, wel hiaten aan te wijzen.

De omvang van het archief was bij overdracht ca. 1,5m1. Hiervan is ca. 0,3m1 vernietigd. Dit betreft hoofdzakelijk stukken van financiële aard, met name dagafschriften en andere routinematige stukken betreffende het beheer van de effecten der stichting over 1965-1981, en verder bijlagen bij de rekeningen over 1939-1943 en duplicaten, geleidebriefjes en dergelijke over de gehele periode.

Zowel het archief van de Marnix Stichting als dat van de Johanna Stichting zijn volledig openbaar.

Bij het archief van de Johanna Stichting bevond zich tevens een aantal archiefbescheiden behorend tot het archief van de Vereniging voor Christelijk Nijverheidsonderwijs voor Meisjes, met de oprichting waarvan de Johanna Stichting bemoeienis had. De precieze redenen voor de aanwezigheid van deze stukken zijn niet bekend. Ze zijn als apart gedeponeerd archiefje in de inventaris opgenomen.

april 1991, D.J. Wijmer