Voorop geplaatst werd het archief van de Bijzondere Raad omdat dit het belangrijkste, Conferenties en Liefdewerken overkoepelende lichaam was. Het bestuur van de Bijzondere Raad werd "Bureau" genoemd, bestuursbijeenkomsten heetten "bureauvergaderingen". Leden van de Bijzondere Raad waren allen presidenten en vice-presidenten van de Conferenties en Liefdewerken. Wanneer dezen verhinderd waren, zond men echter een ander lid naar de vergaderingen van de Bijzondere Raad. Taak van de Bijzondere Raad was het begeleiden en stimuleren van Conferenties en Liefdewerken en het organiseren van Algemene ledenvergaderingen, vier keer per jaar, cursorische voordrachten, retraites, enz. De archieven van de Conferenties werden geplaatst in volgorde van oprichting. Evenzo die der Liefdewerken. De fundatie het Speyart van Woerden's Hofje kreeg een aparte plaats in de inventaris. Hoewel deze fundatie wel beschouwd werd als een Liefdewerk, was zij dit in feite toch niet, aangezien zij nimmer als zodanig binnen de St.-Vincentiusvereniging werd ingelijfd.

Voor gegevens betreffende de Conferenties en Liefdewerken raadplege men altijd behalve het betreffende archief tevens het archief van de Bijzondere Raad. Bepaalde vermogensbestanddelen van de Conferenties, zoals obligaties, pandbrieven enz. werden beheerd door de Bijzondere Raad. Ook andere stukken betreffende de Conferenties, zoals de statistische jaaroverzichten, bevinden zich in het archief van de Bijzondere Raad (zie inv.nrs. 25-26). Deze "statistieken" moesten ieder jaar in viervoud naar de Bijzondere Raad worden gezonden, vergezeld van een beknopt jaarverslag *  . Eén exemplaar was bestemd voor de Bijzondere Raad, één voor de Centrale Raad, één voor de Hoofdraad en één voor het conferentiearchief. Deze stukken, die zich verspreid over alle archieven bevonden zijn bij elkaar gevoegd tot een serie. Van ieder is slechts één exemplaar bewaard.