De archieven van de gerechten Zuilen/Swesereng en Oostwaard en van de gemeente Zuilen werden waarschijnlijk tot 1929 bewaard in het gerechts- c.q. gemeentehuis van het dorpje. Toen in dat jaar huize Daalwijk in gebruik genomen werd als gemeentehuis, verhuisden de archivalia naar de zolderruimte van dit pand, met uitzondering van de oud-rechterlijke archieven, die in 1889 overgebracht waren naar het Rijksarchief in de provincie Utrecht. De zolderruimte, waar het "oud-archief" opgeborgen was (overigens viel het de ambtenaar toen ongetwijfeld op, hoe weinig archivalia vóór 1811 bewaard waren gebleven), voldeed allerminst aan de eisen. Op 31 januari 1935 werd daarom besloten tot inrichting van een brandvrije archiefruimte, ook in het toenmalige gemeentehuis. Het in 1942 door Rijksarchivaris Van der Ven tot 1851 geïnventariseerde archief van Zuilen c.a. werd aan het "Oudarchief van de stad Utrecht", de latere Gemeentelijke Archiefdienst, overgedragen op 1 januari 1954, de dag van de
opheffing van de gemeente. In 1965 werden de Zuilense retroacta van de Burgerlijke Stand door het Rijksarchief overgedragen en nadat de Gemeentelijke Archiefdienst in 1968 haar nieuwe gebouw aan de Alexander Numankade had betrokken, droeg de afdeling Post- en Archiefzaken van het Utrechtse stadhuis de resterende archivalia van Zuilen aan de gemeentearchivaris over.

In deze inventaris zijn de archieven van het gerecht Zuilen en Swesereng uit de periode 1611-1813, van het gerecht Oostwaard uit de periode 1779-1811, en van de gemeente Zuilen over 1813-1953 (1955) beschreven. De inventaris wordt gecompleteerd door het archief van de Gemeenschapsraad voor Zuilen uit de periode 1954-1964. Het oudst aanwezige originele stuk dateert uit 1611 (inv.nr. 31). Van 1836 tot 1925 werden alle bij het gemeentebestuur inkomende en uitgaande stukken geordend volgens het agendastelsel: zij werden opgeborgen in agenda-omslagen, geordend naar de beginletter van het onderwerp en in chronologische volgorde. Heel wat stukken, die hiervan afgedwaald waren, heb ik naar hun oude plaats moeten terugbrengen. Aan de andere kant werden stukken soms opzettelijk (?) niet volgens de agenda genummerd, vandaar dat stukken van vóór 1925 ook elders in de inventaris beschreven staan. Andersom zijn soms ook oudere stukken gevoegd in dossiers van na 1925, toen het registratuurstelsel van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten werd ingevoerd. Wanneer zij een agendanummer droegen heb ik ze weer op hun oorspronkelijke plaats teruggezet.

Bij de beschrijving en ordening van de archiefstukken van na 1925 heb ik grotendeels de Basis Archiefcode als leidraad kunnen gebruiken, hoewel er hier en daar voor de duidelijkheid van afgeweken moest worden. Daar waar archivalia onjuist gecodeerd werden, heb ik ook corrigerend te werk moeten gaan.
Het archief van de gemeente Zuilen dat gevormd werd onder beheer van de gemeentesecretaris, heb ik volgens het organisatiebeginsel apart gehouden van archieven van "autonome" diensten en bedrijven. Waar deze autonomie niet duidelijk bleek, zijn de archivalia bij elkaar gebracht, als ontvangen of opgemaakt onder beheer van de gemeentesecretaris. Vandaar dat vergeefs gezocht zal worden naar aparte archieven van de Ambtenaar van de Burgerlijke Stand en van de Gemeenteontvanger. Verder ben ik afgeweken van de code bij de ordening van de stukken betreffende de gemeentelijke belastingen. Deze zijn alle geconcentreerd in de inventaris, en niet op onderwerp verspreid.

Voor een goede handhaving in de toekomst van de verkregen orde werden alle stukken, omslagen, delen etc. doorlopend genummerd. Om de kostbare archiefruimte zo goed mogelijk te benutten en om een beter overzicht van het archief te krijgen, werden de stukken, die zowel voor de administratie als voor de geschiedenis van geen belang meer waren, uit het archief verwijderd en vernietigd. Hierbij werd toegepast de "Lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in de gemeentearchieven dagtekenende van na 1850" en de "Handleiding opbouw Archief Gemeentesecretarie", uitgegeven door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. In het algemeen werd minder vernietigd dan volgens bovenstaande publicaties strikt genomen geoorloofd is.

Alle archivalia die ouder dan 25 jaar zijn, zijn openbaar, met uitzondering van de inv.nrs. 378, 1330, 1331-1378, 1419, 1553, 1589, 1591, 2135, 2136-2137, 2177, 2195, 2446, 2726, die eerst na 50 jaar geraadpleegd mogen worden. Na deze inventarisatie hebben de in deze inventaris beschreven archieven van Zuilen c.s. te zamen een lengte van ca. 97 strekkende kastmeters.
De inventaris wordt afgesloten met een nadere toegang op de objectdossiers inzake bouw- en verbouwingsvergunningen (inv.nrs. 1728-1774), een lijst van burgemeesters en wethouders, voor zover de gegevens hiervoor gemakkelijk te achterhalen waren, grafieken van de loop van de Zuilense bevolking vanaf ca. 1815, concordanslijsten op de oude inventarissen en een index op trefwoorden en namen.
Mijn bijzondere dank gaat uit naar mijn collega's mevrouw J.N. van der Meulen voor de broodnodige kritische opmerkingen, de heer I.I. Heerenveen voor het betere sjouwwerk en mevrouw A.A. Engelaar, die de type- en lay-outwerkzaamheden op zich heeft genomen. De bevolkingsgrafieken tot slot zijn visueel gemaakt door mijn echtgenote.
5 december 1985. J.A.C. Mathijssen