De archieven te Amsterdam, Akkrum en Blokzijl zijn na de opheffing van deze gemeenten overgebracht naar Zeist en aldaar in het predikantsarchief opgenomen. Hetzelfde is gebeurd met het oudste gedeelte van het archief van de gemeente te Haarlem, vermoedelijk na 1806, toen Haarlem dépendance werd van Zeist. Een tweede gedeelte van meer recente datum werd nog ter plaatse bewaard. Op verzoek van de toenmalige Haarlemse predikant ds. J. Schalkwijk werd het in 1975 overgebracht naar het rijksarchief in Utrecht, waar al een omvangrijke kollektie Hernhutter archieven berustte, die na de uitslaande brand in een deel van het gebouwenkomplex van de broedergemeente te Zeist in 1967 daar in bewaring waren gegeven. Bij intensief speurwerk werden nog stukken aangetroffen in de Haarlemse en Amsterdamse pastorieën en bij enkele partikulieren, leden van de broedergemeente. Deze werden aan de reeds overgebrachte archieven toegevoegd.

Voor de terminus ad quem van de beschreven archieven kon in het geval van Amsterdam, Akkrum en Blokzijl de opheffingsdatum als een natuurlijke afsluiting worden aangehouden. Voor de Haarlemse stukken gold aanvankelijk het jaar 1948 (de voor Zeist aangehouden termijn van overbrenging), maar bij inspektie ter plaatse werden ook enkele stukken uit het begin van de jaren '50 aangetroffen (andere stukken voor 1965 waren niet te vinden), zodat besloten werd ook deze in de beschrijving op te nemen.

In het overgebrachte Haarlemse gedeelte werd geen enkel ordeningsbeginsel aangetroffen. Het oudere gedeelte van Haarlem, het Amsterdamse archief en de fragmentarchieven van Akkrum en Blokzijl, die in het predikantsarchief waren geïntegreerd, waren bij een inventarisatie in 1905 geordend volgens het pertinentiebeginsel en vermengd met onderdelen uit het eigenlijke predikantsarchief. Niet altijd was direkt duidelijk of de stukken in Zeist waren ontvangen of in de gemeente ter plaatse in het archief waren bewaard. Waar dit overduidelijk het geval was, zoals bij de serie ingekomen stukken van de gemeenten bij predikant en oudstenraad van Zeist of bij afschriften van eigendomsbewijzen in handschrift van bekende Zeister funktionarissen, zijn deze volgens het bestemmingsbeginsel in het Zeister archief gelaten. Wel zijn enkele levenslopen, typische produkten van de Hernhutter gemeentegedachte, die een rol speelden in de begrafenisliturgie, uit de grote serie levenslopen (Prediger Archiv II, R7) gelicht, omdat deze waarschijnlijk daar in 1905 door de inventarisator eenvoudig zijn ondergebracht op grond van vormgelijkheid.

Ten aanzien van de indeling van de inventaris zij opgemerkt, dat - althans voor het Amsterdamse en het Haarlemse archief - een onderscheid is gemaakt naar het archief van predikant en oudstenraad en dat van de voorstander, die het zakelijk beheer voerde en de boekhouding hield. Deze laatste was ook verantwoordelijk voor de in beperkte schaal toegepaste armenzorg, zodat de enkele stukken betrekking hebbend op de diakonie onder de stukken van de voorstander en niet in een afzonderlijk hoofdstuk zijn beschreven. Voor Amsterdam komt daar nog bij het archief van het koor der ongehuwde broeders, die meestentijds een eigen broederhuis bewoonden. Het archiefje van de daarin gevestigde kleermakerij is als een onderdeel hiervan beschreven. Voor de fragmentarchieven van Akkrum en Blokzijl is een dergelijke indeling niet toegepast vanwege het zeer geringe aantal stukken en omdat de funktie van voorstander niet expliciet wordt genoemd.

De aanwezigheid van de gedeponeerde archiefjes van het departement Haarlem van de Haagsche Maatschappij en van de afdeling Haarlem van de Nederlandsche Vereeniging voor Israel wordt verklaard door de nauwe banden tussen de Haagsche Maatschappij en de Hernhutter zendingsbeweging in Suriname, waarvan de Haarlemse predikant, vanaf 1870 altijd een oud-zendeling, de vertegenwoordiger was in Nederland. Ook in de Vereeniging voor Israel vervulden sommige predikanten een belangrijke rol als bestuurslid. De archivalia ten slotte afkomstig van de Kring Amsterdam werden gedeeltelijk aangetroffen in het archief van de predikant van Haarlem; gedeeltelijk bleek een aantal in Amsterdam te zijn achtergebleven. Daar zij betrekking hebben op een periode, dat Amsterdam onder de gemeente te Haarlem, respektievelijk met Haarlem een gemeente vormde, zijn zij onder de gedeponeerde archieven van Haarlem beschreven.