Niet alleen overheidsarchieven maken vitaal onderdeel uit van het lokale en regionale culturele erfgoed. Ook archieven van particulieren, verenigingen, stichtingen, bedrijven en andere instellingen vormen bouwstenen voor lokaal regionaal en landelijk historisch onderzoek. Het is niet gebruikelijk dat particuliere archieven worden aangekocht. Zij worden veelal in bruikleen afgestaan of geschonken. De gemeentelijke erfgoednota Uit de lengte of uit de breedte ... spreekt van planmatige verwerving van particuliere archieven, die een substantiële bijdrage kunnen leveren ter bevordering van de beoefening van de lokale en regionale geschiedenis van Nieuwegein en omstreken. *  Het beheer van particuliere archieven is gericht op openbare beschikbaarstelling conform de beginselen die de Archiefwet (1995) voorschrijft. Het archief van de Unie Van Vrijwilligers beantwoordt aan die doelstelling.

De in het najaar van 2000 gevoerde correspondentie met de gemeentearchivaris van Nieuwegein leidde in maart 2001 tot inbewaringgeving van het UVV-archief. *  Was het voornemen eerst het archief louter in bewaring te geven, nadien kwam het bestuur tot het besluit het archief dat aanvankelijk ongeveer 2 meter bedroeg, te schenken aan het Gemeentearchief. Aanvang 2006 werden nog eens ca. 0,5 meter financiële stukken overgedragen. Begin 2008 volgde tenslotte nog de bescheiden die betrekking had op het kalenderjaar 2006. De keuze van schenking verplicht het Gemeentearchief tot het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van de archiefbescheiden (Archiefwet (1995) art. 3). Met het veertigjarig bestaan van de UVV in zicht werd het een goede gelegenheid bevonden, het UVV-archief te inventariseren. In het achterhoofd heeft even de gedachte gespeeld te komen tot het uitgeven van een herdenkingsboek. *  In het besef dat gedegen historisch onderzoek gebaseerd op historische archiefbescheiden noodzakelijk is voor een gedegen publicatie, heeft het UVV-bestuur in al zijn wijsheid gekozen eerst het Archief van de Unie Van Vrijwilligers over de periode 1966-2006 toegankelijk te laten maken.

Een eerste verkenning ten behoeve van een deugdelijke inventarisatie werd vervaardigd in de maand maart 2006 door UVV-medewerkster mevr. A. de Jong. *  Deze 'plaatsingslijst' diende vervolgens als basis voor een inventarisatie van de ruim drie strekkende meter archief. Schouwing van de ordners en bundels leerde dat er nauwelijks op onderwerp was geordend. Veeleer had gedurende de afgelopen vier decennia de chronologie de algemene ordening bepaald. Zo werden diverse bundels aangetroffen onder de noemer 'correspondentie' waaraan enkel een periodisering was toegekend.

Analoog aan een groot aantal archieven van de gemeentelijke overheid is daarom gekozen voor een indeling van het archief in twee onderdelen. De eerste hoofdgroep beslaat de 'Stukken van algemene aard'. Dat zijn archiefbescheiden die niet als afzonderlijk stukken kunnen worden bestempeld. Hieronder vallen archiefbescheiden die naar vorm gelijkheid vertonen zoals bijvoorbeeld jaarverslagen, notulen van bestuursvergaderingen etc.. Die kunnen immers een groot aantal onderwerpen bevatten. Vervolgens zijn daar de 'Stukken van bijzondere aard'. Gezien de basale, chronologische indeling van het onbewerkte archief is gekozen voor een zaaksgewijze opbouw van deze tweede hoofdgroep. Hierin is een grove indeling aangebracht tussen de organisatie en de taak van deze organisatie. Vooral binnen de laatste categorie is gekozen voor een zaaksgewijze indeling die is afgeleid van de taak die de Unie van (Vrouwelijke) Vrijwilligers zich bij haar ontstaan had gesteld. De taken van de UVV, veelal omschreven als 'activiteiten en projecten' of 'werkobjecten' zijn in de loop van 40 jaar aanzienlijk uitgebreid, hetgeen dan ook herkenbaar is haar archief.

Gedurende de bewerking zijn archiefbescheiden geselecteerd op definitieve bewaring of vernietiging. Het verwijderen van met name dubbele exemplaren van archiefbescheiden, kwam veelvuldig voor. Dat gold ook voor archiefbescheiden die zijn opgemaakt door andere instellingen. Hierbij moet vooral worden gedacht aan documenten afkomstig van de Landelijke Unie Van Vrijwilligers. Van archiefbescheiden die door de LUVV zijn verspreid, mag immers worden uitgegaan dat zij zich bevinden in het Archief van de Landelijke Unie Van Vrijwilligers. *  In principe gold hetzelfde uitgangspunt voor archiefbescheiden van de provinciale afdeling van de UVV. Edoch is de correspondentie met de PUVV wel bewaard, aangezien zij een duidelijker binding vertoont met het handelen van de lokale UVV-afdeling. Daarenboven is een groot aantal provinciale archiefbescheiden voorzien van commentaar en aantekeningen aangebracht door de lokale bestuursleden, hetgeen het bewaren van deze archiefbescheiden ten behoeve van het historisch onderzoek legitimeert.

Individuele correspondentie van medewerksters en op- en aanmerkingen van hen die van hun diensten gebruik maakten, zijn in één dossier bijeen gebracht. De openbaarheid van dit dossier is beperkt om de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen te respecteren. De archiefbescheiden zijn pas vanaf een bepaald jaar vrij ter inzage. Daarbij wordt uitgegaan van het jaar waarin de betreffende persoon de leeftijd van 100 jaar zou bereiken. Gegevens inzake personen die ten tijde van de inventarisatie reeds waren overleden, zijn openbaar.

In het archief waren oorspronkelijk ook veel fotografische afbeeldingen opgenomen Deze zijn van het archief afgescheiden en opgenomen in de Gemeentelijke fotocollectie Nieuwegein, opgenomen in de verzameling beeldmateriaal en audiovisueel materiaal van de gemeente Nieuwegein (toegangsnr. 1670-4). Bij de betreffende foto's is vermeld dat ze onderdeel uitmaken van het archief van de afdeling Nieuwegein van de Unie van Vrijwilligers te Nieuwegein over 1966-2006.

Nieuwegein, 2008
J.Ph.S. Lemmink