Het beginjaar van het geinventariseerde archief is 1943, omdat dit het jaar van oprichting van de Provinciale Planologische Dienst is geweest.
Het eindjaar is het jaar van opheffing, 1989.
De omvang van het archief voor de inventarisatie bedroeg 230 meter.
Daarvan is 199 meter archief vernietigd op grond van de Vernietigingslijst archiefbescheiden provinciale- en interprovinciale organen 1989.
Bij de vernietiging is rekening gehouden met de planologische inhoud van de zaken welke in behandeling waren bij de P.P.D. en andere diensten.
Hiervan is afgeweken bij de verzameling stukken aangaande de streekplannen in de provincie Utrecht. Bij deze zaken speelde de P.P.D. een dermate grote rol dat besloten is om hiervan meer dossiers uit te zonderen van de vernietiging.

Dit geldt bijvoorbeeld voor de dossiers betreffende de gemeentelijke bestemmingsplannen, waarbij de P.P.D. uitsluitend een adviserende taak vervulde. De dossiers worden wel opgenomen in de inventaris van het archief van gedeputeerde staten van Utrecht, omdat daar de coördinerende taak werd vervuld.
Sinds 1954 zijn de dossiers gevormd door gebruik te maken van een code welke door de dienst is ontwikkeld, gebaseerd op de Basis archiefcode 1952 ev.
Dit systeem van ordening is eind jaren tachtig gedeeltelijk vervallen, waarbij uitsluitend de codering voor gemeentelijke plannen overbleef.
Om deze reden is het archief herordend en is er geen concordantie bij deze inventaris gevoegd.

Bij het herordenen van het archief is de volgorde van de Basis archiefcode VNG 1952 ev. gevolgd.
De inventaris is ingedeeld in stukken van algemene aard en stukken betreffende bijzondere onderwerpen. De stukken van algemene aard bevatten voornamelijk de jaarverslagen van de eigen dienst.
De hoofdrubriek betreffende de bijzondere onderwerpen bevat de rubrieken organisatie, personeel en taken.
Binnen de verschillende subrubrieken is toegepast de chronologische ordening, de topografische en de ordening van algemeen naar bijzonder.
De rubriek betreffende de statistieken is achterin de inventaris geplaatst, omdat dit onderwerp uitsluitend door de afdeling Onderzoek werd behandeld.
De jaarverslagen van de dienst ontbraken in het archief, zodat deze moesten worden onttrokken aan het archief van gedeputeerde staten.
De archieven van de streekplan studiecommissie, de vaste en agrarische commissie en de provinciale planologische commissie zijn als afzonderlijke archieven achter de inventaris van het archief van de P.P.D. geplaatst.
De gedeponeerde archieven betreffen archieven waarvan het secretariaat bij de P.P.D. heeft berust en dus bij deze dienst bewaard dienen te blijven, maar vanwege hun status separaat worden gehouden van het reguliere P.P.D. archief.
Het beschrijven van de archiefbescheiden zelf is geschied volgens de regels van de V.V.A. syllabus Archiefinventarisatie (Otten-Koops).
Beperkingen krachtens de Wet Openbaarheid van Bestuur zijn niet van toepassing op dit archief.
Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet 1962 wordt het archief openbaar in de zin van deze wet.