Het archief is al vóór de overbrenging naar Het Utrechts Archief geïnventariseerd door A. in 't Hout, destijds in dienst van DocWerk. De voorlopige inventaris is na de overbrenging in 2005 bewerkt door J.N. van der Meulen. Nadat diverse aanvullingen aan de archieven waren toegevoegd, is de inventaris in 2016 aangepast. Door bewerking en aanvullingen is de numerieke volgorde hier en daar verstoord.

In het eerste hoofdstuk van de inventaris zijn vergaderstukken en financiële series beschreven, die de ruggengraat vormen van het archief. Deze stukken waren bij de archiefvorming apart gehouden van de rest van het archief, dat gerangschikt is volgens de Basisarchiefcode. Deze ordening is bij de inventarisatie gehandhaafd. Het tweede hoofdstuk is ingedeeld volgens de Basisarchiefcode voor de gemeentelijke, regionale en provinciale administraties, die in 1922 samengesteld is door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Door deze systematische code toe te passen, konden de stukken door de archiefvormers zaaksgewijs gerangschikt worden tot dossiers. De dossiers kregen een classificatienummer behorend bij het onderwerp waarop het dossier betrekking had. Bij de indeling van de code heeft de VNG de Universele Decimale Classificatie (UDC) als leidraad gebruikt. Men sloot aan bij het getal 35 voor overheidsbemoeiingen. De verzorgingsgebieden van de overheid werden aangeduid met 351. Daarnaast gebruikte men de hoofdgetallen 352 voor gemeenten, 353 voor provincies en 354 voor het Rijk. Omdat alle classificatienummers met 35 beginnen, is het gebruikelijk dit getal te vervangen door een liggend streepje.

Het tweede hoofdstuk begint begint met een onderverdeling van het hoofdgetal 352 (gemeenten) in de zogenaamde hulpgetallen .07 (Openbaar bestuur en administratie: het organisme) en .08 (Personeel). Daarna volgen de onderverdelingen van het hoofdgetal 351, dus de verschillende taken van de gemeente. Bij de inventarisatie is de versie uit 1992 van de code gebruikt. In de inventaris zijn de classificatienummers en de bijbehorende rubrieknamen aangehouden, zoals deze worden aangegeven in de uitgave van 1992. De classificatienummers zijn steeds tussen haakjes achter de rubrieknaam geplaatst. De volgorde van de beschrijvingen per rubriek is meestal chronologisch.

Hoewel de bestaande code-indeling is aangehouden, is tijdens de inventarisatie hier en daar geschoven met dossiers. Zo bleek soms dat dossiers die betrekking hadden op één onderwerp, door de archiefafdeling van de gemeente onder verschillende rubrieken waren geplaatst. Ter verbetering van de overzichtelijkheid en leesbaarheid van de inventaris zijn daarom de beschrijvingen van die dossiers gegroepeerd onder één rubriek. Ook zijn ter verbetering van de overzichtelijkheid bestaande rubrieken soms tekstueel aangepast aan de specifieke situatie van Vleuten-De Meern. Waar nodig zijn subrubrieken aan de bestaande indeling toegevoegd.

Aan het eind van de inventaris zijn - in volgorde van oprichting - de archieven beschreven van de stichtingen en raden, waarvan de administratie door de gemeente werd gevoerd. Het gaat om de Sportstichting Vleuten-De Meern, de Stichting Sociaal-Cultureel Werk Vleuten-De Meern, de Welzijnsraad (Stichting Welzijn Vleuten, De Meern, Haarzuilens), de Stichting Mortuaria Vleuten-De Meern, het Educatief Beraad Vleuten-De Meern en de Stichting Basiseducatie Vleuten-De Meern en de Seniorenraad. Deze archieven verkeerden in grote wanorde. Bij de inventarisatie is getracht de oorspronkelijke orde zoveel mogelijk te herstellen. De Basisarchiefcode is daarbij niet gebruikt.

Utrecht, 2005/2011/2017

A. in 't Hout en J.N. van der Meulen m.m.v. A. Pietersma