Het archief van de gemeente Vleuten-De Meern is op 19 december 2005 door het College van Burgemeester en Wethouders van Utrecht overgedragen aan de gemeentearchivaris van Utrecht. Vóór de overbrenging naar Het Utrechts Archief is het archief geschoond volgens de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven. In 2011 is besloten een aantal ter vernietiging afgezonderde dossiers alsnog aan het te bewaren archief toe te voegen. In dat jaar is ook een aanvulling op het archief van de Sportstichting Vleuten-De Meern toegevoegd aan de archieven.De uiteindelijke omvang van het archief was daarna 190 m.

De inventaris is in 2012 voorlopig afgerond, maar het was bekend dat er nog aanvullingen zouden volgen. Dossiers over lopende zaken waren na de opheffing van Vleuten-De Meern definitief aan de gemeente Utrecht overgedragen. Er waren echter ook archivalia die slechts tijdelijk zijn uitgeleend aan gemeentelijke diensten van de gemeente Utrecht, omdat ze nog van belang waren voor de bedrijfsvoering. In 2014-2016 zijn diverse dossiers en kaartsystemen, waaronder persoonskaarten alsnog via de gemeente Utrecht bij Het Utrechts Archief terechtgekomen. De overbrenging van alle stukken die na 2005 aan de archieven zijn toegevoegd (20,20 m) is in 2017 geformaliseerd. Daarbij is bepaald dat de persoonskaarten van 1954-1994 (inv.nrs. 5809-5842) met een omvang van 11,30 m fysiek wel bij Het Utrechts Archief aanwezig zijn, maar dat het beheer daarvan formeel nog bij de gemeente Utrecht berust. Het verstrekken van gegevens uit deze administratie gebeurt door Publiekszaken van de gemeente Utrecht aan de hand van scans.

In 2016 bedroeg de omvang van de archieven 209 m. Voor een aantal stukken geldt een openbaarheidsbeperking. Deze stukken zijn slechts met schriftelijke toestemming van de gemeentearchivaris van Utrecht in te zien, zolang zij jonger zijn dan een vastgestelde termijn. Een termijn van 20 jaar is vastgesteld voor de inv.nrs. 1007, 1845, 2061, 2670-2675, 2729-2730, 2732, 2750-2753, 2824, 3071-3074, 3090-3091, 3246, 3252, 4866-4867 en 5208-5211, een termijn van 50 jaar voor de inv.nrs. 2062, 2064, 2068-2069, 2071-2072, 3408-3409, 5844-5849, 5859-5860 en 5941-5942 en een termijn van 75 jaar voor de inv.nrs. 976-978, 2448, 3305-3308, 3416-3422, 3435-3436, 3454, 3749, 4757-4758, 5320-5334, 5843 en 5850-5858.

Bij het archief van de gemeente Vleuten-De Meern waren archieven gevoegd van instellingen die in opdracht van de gemeente bepaalde taken vervulden en van instellingen die hun archief aan de gemeente hadden geschonken ten behoeve van de historie. De archieven van stichtingen en raden waarvan de administratie door de gemeente werd gevoerd, zijn in deze inventaris beschreven. De andere archieven zijn afgezonderd. Het gaat om:
- Gemeentelijk Woningbedrijf, 1954-1996
- Partijbestuur van de Christelijk Historische Unie (CHU), 1918-1963
- Stichting Onderwijs Mereveld (MAVO Oudenrijn), 1964-1994
- Coöperatieve Vereniging Koelhuis De Meern G.A., 1955-1976
- Coöperatieve Vereniging tot Exploitatie van Diepvrieskluizen 'De Meern' G.A., 1958-1982
- Openluchtspelcomité Vleuten-Haarzuilens voor de uitvoering van het openluchtspel Heer Gysbert's boete, 1948-1955
- Kees Valkenstein, onderwijzer te Vleuten, schrijver, tekenaar (1862-1952).
De stukken van het Openluchtspelcomité en van Kees Valkenstein zijn inmiddels opgenomen in de 'verzameling Losse aanwinsten van Het Utrechts Archief: fragmentarchieven' en beschreven in de inventaris van deze verzameling. De andere archieven zullen op termijn afzonderlijk geïnventariseerd worden. In tegenstelling tot het Woningbedrijf en het Grondbedrijf heeft de Dienst Gemeentewerken geen eigen archief gevormd.

Een van de instellingen waarvan de administratie door de gemeente werd gevoerd, was de Sportstichting Vleuten-De Meern, die in 1964 werd opgericht. Deze stichting werd in 1992 verzelfstandigd, zodat alleen de stukken tot en met 1991 bij het archief van het gemeentebestuur aanwezig waren. In 2011 werden bij de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling stukken van de stichting aangetroffen, die daar sinds de opheffing in 2003 berustten. Deze stukken, met een omvang van 0,84 m, liepen over de periode 1965-2003. Omdat de stichting na de verzelfstandiging nauwe banden met de gemeente bleef onderhouden, is besloten ook het archiefgedeelte van na 1992 naar Het Utrechts Archief over te brengen en in deze inventaris op te nemen.