Een eerste inventarisatie werd verricht in het kader van de opleiding Voortgezette Vorming Archiefbeheer (VVA) door de samensteller van deze inventaris in de periode 2001-2002. In een later stadium is het volledige archief beschreven en bewerkt volgens de regels van de Archiefwet. Het logische begin van dit archief is de samenvoeging van de gemeenten Gronsveld
en Rijckholt op 1 januari 1943 en de afsluiting is het einde van de zelfstandige gemeente Gronsveld na de herindeling van diverse gemeenten op 1 januari 1982. Het oudste beschreven archiefstuk is het presentieregister (26) *  van het college dat de periode 1925 tot 1941 bestrijkt en waarin ook de presentie van de collegeleden uit 1944 en 1945 is aangetekend. Daarom is tussen haakjes het jaartal 1925 in de titel van het archief opgenomen. Het persoonsdossier van burgemeester van Laar (27) *  eindigt in 1987 en daarom is dit jaar jaartal ook tussen haakjes in de titel opgenomen.
De totale omvang van het archief van de gemeente Gronsveld van 1943 tot 1981 dat is beschreven in de dossierinventaris bedroeg 17 strekkende meter. Hierbij zijn niet inbegrepen de seriegewijs opgeborgen dossiers betreffende rekening en begroting, de registers van de burgerlijke stand en de bouwvergunningen, waarvan de omvang 14,75 strekkende meter bedroeg. De totale omvang van het archief was dus bijna 32 strekkende meter. Het archief is vanaf 1 juli 1942 geordend volgens het registratuurstelsel nadat een eerdere poging tot ordening volgens dit uitgangspunt in 1934 na een jaar weer werd verlaten. (28) *  Bij een eerste onderzoek is gebleken dat de materiële toestand van de stukken nogal wat te wensen overliet; veel dossiers bevatten nietjes, metalen hechtstrippen, plakband en paperclips

Ook bevonden zich een aantal stukken in het archief die volgens de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenend van ná 1850 vernietigd konden worden en deze zijn ook daadwerkelijk vernietigd. Het archief was, zoals we reeds zagen, toegankelijk gemaakt door middel van een
dossierinventaris. Het begin van deze dossierinventaris is gemaakt in de oude gemeente Gronsveld, zoals blijkt uit een rapport van de rijksarchivaris die bij een controle heeft geconstateerd dat het archief slechts gedeeltelijk was beschreven in een inventaris. (29) *  De dossierinventaris werd later aangevuld door een ambtenaar van de nieuwe gemeente Eijsden. (30) *  Bij de eerste verkenning van het archief kwam aan het licht dat een aantal dossiers zoek was, maar tijdens het beschrijven bleek dat een gedeelte hiervan verkeerd was opgeborgen en dat een tweetal dossiers was uitgeleend aan de gemeente Margraten. Deze zijn inmiddels geretourneerd en bijgevoegd in het archief zodat het archief nu nagenoeg compleet is. Uit een enkel jaar ontbreekt de begroting en wel uit het jaar 1973. Het archief bevatte een aantal afgedwaalde stukken, die thuishoorden in het archief van de gemeente Gronsveld 1797-1942, waarheen ze dan ook zijn overgebracht. De dossierinventaris is destijds gemaakt op basis van de Basisarchiefcode uit 1979 en aan de hand hiervan is ook het inventarisschema opgesteld. Het archief moest opnieuw worden beschreven in een archiefinventaris omdat de dossierinventaris geen compleet beeld gaf van het archief, de registers, series en financiële bescheiden bijvoorbeeld zijn hierin niet opgenomen. Daarnaast is de dossierinventaris geordend volgens de archiefcode en daardoor niet of moeilijk toegankelijk voor de doorsnee bezoeker van het archief

Het geïnventariseerde gedeelte van het archief is ontdaan van nietjes, paperclips, plastic omslagen en dergelijke en opgeborgen in zuurvrije mappen en zuurvrije archiefdozen. De omvang van het beschreven archief bedraagt nu 27,5 strekkende meter. Bij de beschrijving van de archiefbescheiden en de indeling van de inventaris werd gebruik gemaakt van het Lexicon van Nederlandse archieftermen en gekozen werd voor de vorm algemeen-bijzonder. De inhoud van de beschrijvingen is zo beknopt mogelijk weergegeven. Daarbij zijn de oorspronkelijke aanduidingen op de dossiers zoveel mogelijk aangehouden en, zo nodig, aangevuld