In deze inventaris zijn de archieven van de gemeente Eijsden uit de periode eind 1828-1933 (1938) beschreven. Bij koninklijk besluit van 6 maart 1828 werden de toenmalige gemeenten Eijsden, Breust en Oost omgevormd tot twee nieuwe gemeenten: Eijsden en St. Geertuid; eind 1828 trad genoemd besluit in werking, 17 october 1828 was de laatste administratieve dag van de gemeenten Breust en Oost. Daar de oude gemeente Eijsden destijds haar administratie grotendeels afsloot en de nieuwe gemeente Eijsden een nieuwe administratieve start maakte werd besloten de archieven van de eind 1828 nieuw gevormde gemeente Eijsden apart te ordenen en te inventariseren. Voor de archieven van het oude Eijsden, het Eijsden van voor eind 1828 wordt verwezen naar: J.G.A. Hendriks i.s.m. W. van Mulken, Gebundelde Inventarissen, gemeente Eijsden 1800-1828. Met ingang van 1 januari 1934 werd in Eijsden het registratuur stelsel der Vereniging van Nederlandse Gemeenten ingevoerd en toegepast bij de ordening van het gemeente-archief. De diep ingrijpende wijziging, die de invoering van dit stelsel in de wijze van ordening pleegt te brengen, was aanleiding om 31 december 1933 als eindpunt te nemen voor de ordening en inventarisatie van het oudere archief van de eind 1828 gevormde gemeente Eijsden. Een enkele keer is, waar dit wenselijk of noodzakelijk was, van deze einddatum afgeweken. De archieven van het elektriciteitsbedrijf en het burgerlijk armbestuur zijn tot aan hun opheffing, resp. per 1 januari 1935 en per 1 juli 1938, geordend en geïnventariseerd, vandaar de dubbele eind datering 1933 (1938) voor de in deze inventaris beschreven archieven. We zullen eerst in het kort de lotgevallen van de Eijsdense archieven uit de periode eind 1828-1933 gaan bekijken voor zover dit althans mogelijk is

Daar de archieven van Eijsden van voor eind 1828 en de archieven van de voormalige gemeenten Breust en Oost in 1829 uiteraard grotendeels in Eijsden bleven respectievelijk terecht kwamen (een klein gedeelte ging naar St. Geertruid) betreft dit kort overzicht meestal ook deze archieven. De bij raadsbesluit van 4 april 1855 vastgestelde instructie voor de gemeentesecretaris bevat een drietal artikelen die expliciet handelen over het archief, te weten: Art.: 5 Hij is, onder toezicht van Burgemeester en Wethouders, belast met de zorg, voor de goede plaatsing en bewaring van het archief der gemeente en voor alles wat tot de huishouding, zoo van de secretaris als van het bestuur behoort. Hij is de bewaarder van het zegel der gemeente. Art.: 6 Hij verleent toegang tot het archief van den raad aan hen, die voorzien zijn van een vergunning van Burgemeester en Wethouders. Aan de leden van den raad ten allen tijde. Art.: 11 Hij zorgt voor de bij houding van den Inventaris der gemeente archieven. (inv.nr. 23) In 1864 ontstond er onzekerheid over de interpretatie van het geciteerde artikel 6 der instructie. Burgemeester en wethouders schreven 10 november van dat jaar aan de commissaris des konings dat de burgemeester en de secretaris ieder over een sleutel van het gemeentehuis beschikten. De burgemeester had zijn exemplaar aan de ambtenaar van de burgerlijke stand, tevens raadslid gegeven, omdat deze voor de uitoefening van zijn taak steeds toegang moest hebben tot het raadhuis, waar zich de registers van de burgerlijke stand en de verdere archieven bevonden. Nu had onlangs een ander raadslid, ter verkrijging van enkele kadastrale inlichtingen, de sleutel van het gemeentehuis aan de secretaris gevraagd en van deze gekregen, bewerend dezelfde bevoegdheid te bezitten wat betreft de toegang tot het raadhuis als de ambtenaar van de burgerlijke stand

Burgemeester en wethouders verkeerden in onzekerheid over deze kwestie en vroegen daarom de mening van de commissaris des konings. (inv.nr. 67) Deze antwoordde 17 november d.a.v. dat uit de bepaling dat de secretaris de raadsleden altijd toegang tot het gemeentelijk archief moest verlenen, niet voortvloeide dat aan ieder raadslid een sleutel gegeven moest worden van het lokaal waar het archief zich bevindt. Dit zou nl. moeilijk te rijmen zijn met de verplichting, die de secretaris had, om voor een goede bewaring te zorgen (inv.nr. 416). Volgens de oudste gemeente verslagen, 1851 en volgende jaren (inv.nrs. 96 e.v.), bevonden de archieven, zowel die voor als na 1829, zich in een tamelijk goede staat en werden ze ''zorgvuldig bijeen gezameld en bewaard''. De eerste kritische bemerking komen we tegen in het gemeenteverslag van 1862 (inv.nr. 106), waarin staat opgetekend dat de ''archivenkamer'' nog al veel te wensen overlaat, een opmerking die in de volgende verslagen echter niet meer wordt herhaald. In het gemeenteverslag van 1866 (inv.nr. 111) lezen we dat inventarisatie al geruime tijd niet meer heeft plaats gehad, 'n opmerking die in 1871 en 1872 (inv.nrs. 116 en 117) wordt herhaald. Naast deze enkele kritische noot treft men tot 1912 alleen maar positieve geluiden aan, de archieven worden zoveel mogelijk veilig en zorgvuldig bewaard en vanaf 1906 wordt zelfs aantekening gehouden van de aanwezige archieven in een register. In 1912 komt men er plotseling achter dat het archief, althans wat de oude stukken betreft, opnieuw ''geregeld'' dient te worden. (inv.nr. 157) De daarop volgende jaren wordt dit steeds herhaald, al wordt er vanaf 1915 niet alleen meer gesproken over de oude stukken, maar van het archief

Er gebeurt inmiddels echter niets en als de rijksarchivaris in Limburg, belast met de inspectie der gemeente- en waterschapsarchieven in de provincie, op donderdag 21 september 1922 zijn eerste inspectie bezoek in Eijsden aflegt, treft hij dan ook geen al te rooskleurige toestand aan. In zijn inspectie rapport merkt hij o.m. op: ''De toestand van het archief in deze gemeente, althans voor een gedeelte laat veel te wenschen over en eist SPOEDIGE voorziening. Het archief is verdeeld over de secretarie, over een klein vertrek naast de raadzaal, over de trappen die tot den zolder voeren en den zolder zelf. Oud archief is zeer weinig; ............... Het nieuw archief dat niet geordend nog minder geïnventariseerd is, wordt voor verreweg het grootste gedeelte bewaard in de beide vertrekken, die de secretarie vormen en op de benedenverdieping gelegen zijn. In het eene.................. De lokalen op de benedenverdieping zijn vochtvrij wat niet kan gezegd van 't klein vertrek bij de raadzaal en zeker niet van den trap en den zolder. Het raadhuis dat naast het post- en telegraafkantoor ligt, biedt te weinig ruimte wat ook nadelig is voor een geschikte archief bewaarplaats. De secretaris verzekerde mij dat hij meermalen bij den raad daarop gewezen heeft en aangedrongen op uitbreiding, tot nu toe evenwel zonder resultaat, ook verklaarde hij mij dat hij zich niet verantwoordelijk stelt voor de goede bewaring van het archief, daarenboven is volgens zijn verklaring het gebouw niet brandvrij (inv.nr. 419). Geen wonder dat we in het gemeenteverslag van 1922 (inv.nr. 166) vermeld vinden dat de archieven in een slechte toestand verkeren. Er zullen echter waarschijnlijk in 1923 maatregelen tot ''regeling'' worden getroffen. Buiten een uitbreiding van het raadhuis en een aanvang met inventarisatie werkzaamheden blijft het echter bij goede voornemens

Als de rijksarchivaris, belast met de inspectie van het archief, in 1928 wederom een bezoek aan de gemeente brengt, moet hij aan gedeputeerde staten dan ook rapporteren: ''De toegezegde archief lokalen zijn bijgemaakt, doch voor berging van het archief is niet meer plaats ingeruimd dan tevoren, nl. het kleine vertrek bij de raadkamer. De stukken die ik bij mijne eerste inspectie op zolder aantrof, zijn vandaar verwijderd en voor het grootste deel ondergebracht in vorenbedoeld klein vertrek. Wel is aan de inventarisatie gewerkt, doch in die jaren had meer kunnen gedaan zijn; de secretaris evenwel gaf als reden op dat door uitbreiding der gemeente administratie geen tijd overschiet, zodat het inventariseren buiten bureau tijd hoofdzakelijk moet geschieden'' (inv.nr. 419). Ofschoon de burgemeester en de eerste wethouder toezeggen alles te zullen aanwenden in het belang van het inventariseren van het archief, moet de rijksarchivaris in 1931 constateren: ''Intussen is aan de ordening der archivalia niets gedaan; plaatsgebrek wordt als reden opgegeven. Bij het gemeentebestuur bestaat het voornemen overleg te plegen met een bevoegd deskundige voor het ordenen en inventariseren van het archief'' (archief Inspectie der Archieven in Limburg, Eijsden d/3). Dit laatste voornemen werd inderdaad gerealiseerd, in de jaren 1932-1934 werd het archief, zowel dat van voor als na 1829, geordend en geïnventariseerd door J.M. van de Venne, met hulp van M.H.A.I. Schrammen (inv.nrs. 175-176 en 419). De rijksarchivaris kon dan ook in 1934 aan gedeputeerde staten berichten dat het archief uitstekend verzorgd was. Hij had echter nog een wens: ''De archief bewaarplaats zelve echter is niet brandvrij, zodat het sterk aanbeveling verdient op dit punt naar een oplossing te zoeken, welke aan deze eis voldoet'' (archief Inspectie, Eijsden d/4). Deze wens ging in 1940 in vervulling toen de gemeente de beschikking kreeg over een nieuwe brandvrije archief bewaarplaats (archief Inspectie, Eijsden d/6)

Twintig jaar na de ordening en inventarisatie van het archief bleek dit werk niet helemaal te beantwoorden aan de gestelde eisen: ''Van het oudere archief, daterende van voor 1934, is in 1934 een inventaris gemaakt, die echter niet bevredigt. Ook de materiele staat, waarin dit oudere archief verkeert, is slecht'', aldus de rijksarchivaris in Limburg, belast met de inspectie der gemeente- en waterschapsarchieven in de provincie in zijn inspectie rapport van 27 december 1954 (archief Inspectie, Eijsden d/8). Het zou tot 1985 duren vooraleer de her ordening en her inventarisatie ter hand kon worden genomen. We zullen nu onze aandacht richten op de ordening en inventarisatie van de in deze inventaris beschreven archieven van de gemeente Eijsden. We hebben al gezien dat de archieven in de jaren 1932-1934 werden geordend en geïnventariseerd. Bij die ordening werd niet de oorspronkelijke chronologische orde gevolgd, doch de stukken werden ingedeeld in een 26 tal rubrieken, waarvan sommige weer waren onderverdeeld. Deze ordening bleek niet te voldoen, ze was allereerst te globaal en verder was ze niet consequent toegepast; de omschrijvingen in de inventaris kwamen niet altijd overeen met de inhoud der stukken en tenslotte waren de vernietigbare stukken meestal niet verwijderd. Herstel van de oorspronkelijke chronologische ordening werd niet overwogen daar er geen voldoende toegangen op die ordening voorhanden zijn in het archief. Besloten werd alle archief bescheiden van de eind 1828 nieuw gevormde gemeente Eijsden in hun geheel opnieuw te ordenen en te inventariseren. Hierbij werd de ''Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven'', samengesteld door S. Muller Fz., J.A. Feith en R. Fruin Th. Az., als uitgangspunt genomen. Voor de gebruikte terminologie wordt verwezen naar het ''Lexicon van Nederlandse archief termen.'' Bij plaatselijke benamingen is de schrijfwijze aangehouden, die in de archiefstukken voorkomt

Overeenkomstig het bestemmingsbeginsel werden als afzonderlijke archieven geordend en geïnventariseerd de archieven van: het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris; de gemeente-ontvanger, de brandstoffen commissie; het elektriciteitsbedrijf; het levensmiddelenbedrijf; het college van zetters voor rijk's directe belastingen; het burgerlijk armbestuur; de ambtenaar van de burgerlijke stand; het kadaster; de vlees keuringsdienst, kring Eijsden; het Maascollege; de president van de voor de werkzaamheden van de nationale militie verenigde gemeenten Eijsden, Mesch, Rijckholt en St. Geertruid; de onderafdeling ''Maastricht en Omstreken'' der afdeling Limburg van de Nederlandse Bond van Gemeente-ambtenaren; de St. Vincentuis-vereniging Breust-Eijsden; de agent te Eijsden van ''De Limburger Landbouw, Naamloze Maatschappij van Landbouwende Verzekeringen''. Bij de ordening en indeling van de stukken van bijzondere aard in het archief van het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris, werd de Code van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten gevolgd. Voor een goede handhaving in de toekomst van de verkregen orde werden alle stukken, omslagen, delen enz. doorlopend genummerd. Om de kostbare archief ruimte zo goed mogelijk te benutten en om een beter overzicht van het archief te krijgen werden diverse stukken, die zowel voor de administratie als voor de geschiedenis van geen belang meer waren uit het archief verwijderd en vernietigd. Hierbij werd toegepast de ''Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dag tekenende van na 1850''. In het algemeen is minder vernietigd dan volgens de lijst is toegestaan. Achterin in deze inventaris zijn een klapper op de namen en een klapper op zaken en onderwerpen opgenomen. Op deze verantwoording volgt, ter meerdere duidelijkheid, een overzicht van de indeling der archieven

De in deze inventaris beschreven archieven van de gemeente Eijsden hebben een lengte van ongeveer 20 strekkende meter en worden bewaard in de archief bewaarplaats ten gemeente huize van Eijsden. Maastricht, december 1987 W. van Mulken