De vorming c.q. de inrichting van de archieven volgens het registratuur stelsel zoals het door het Registratuur bureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten aan gemeenten wordt aangeboden startte in 1931 bij de gemeente Margraten. In 1935 heeft de waarnemend Rijksarchivaris, belast met de inspectie der gemeente en waterschapsarchieven, een onderzoek gestart naar de toestand van het archief van de gemeente. Opgemerkt wordt, dat voor de bewaring van het archief in de gemeente een brandvrije archief bewaarplaats ontbreekt. Zelfs in de bestaande vertrekken ontbreekt de mogelijkheid om een zodanige plaats in te richten. Zelfs de registers van de Burgerlijke Stand zijn niet brandvrij opgeborgen. De inspecteur geeft ook te kennen dat overwogen moet worden wegens het overvol raken van de registratuur kast, tot aanschaf van een tweede stalen kast over te gaan. In 1936 bericht het college van burgemeester en wethouders aan Gedeputeerde Staten dat zodra de veldwachter, die de beneden vertrekken van het gemeentehuis bewoond, deze woning verlaat, de mogelijkheid niet uitgesloten is een brandvrije archief bewaarplaats in te richten. De tweede stalen kast is aangeschaft. Op 12 maart 1937 schrijft het college dat er nu een gelegenheid bestaat een brandvrije archief bewaatplaats in te richten. Maar de kosten geraamd op maximaal fl. 2.500,- zijn voor de noodlijdende gemeente zwaar. Gevraagd wordt om afgifte van een verklaring van de Minister van Binnenlandse Zaken dat zijnerzijds hiertegen geen bezwaren bestaan. Het college van Gedeputeerde Staten van Limburg laat weten dat zij geen bezwaar hebben als, in verband met de noodlijdendheid van de gemeente, het plan tot inrichting van een brandvrije archief bewaarplaats voorlopig wordt uitgesteld

Naar aanleiding van de circulaire van 8 december 1939 van het college van Gedeputeerde Staten van Limburg over de beveiliging van het archief tegen bijzondere gevaren, welke in oorlogstijd de archieven bedreigen, doet het Rijksarchief in februari een onderzoek naar de situaties. In het antwoord van de gemeente Margraten valt te lezen, dat er geen brandvrije archief bewaarplaats is en dus ook niet het archief van de gemeente daar kan opbergen. Ook is in verband met de tegenwoordige ruimte geen gelegenheid tot het bouwen van een brandvrije archief bewaarplaats. En dat de gemelde noodlijdendheid van de gemeente nog steeds bestaat en zij uitstel hebben gekregen tot de bouw ervan. Het archief van de gemeente wordt bewaard, gedeeltelijk op de secretarie die gehuisvest is op de eerste verdieping, in hoofdzakelijk stalen kasten. Deels is het ook opgeborgen in houten kasten en rekken. Met de uitkomsten van dit onderzoek was Gedeputeerde Staten niet blij. Dit laten zij in juni 1940 ook weten aan de gemeente. "Een grote achteruitgang in de zorg voor het archief ligt in het feit, dat men het archief daterende van vóór 1930 naar de zolderverdieping heeft overgebracht tengevolge van gebrek aan plaatsruimte". Ook het ontbreken van een brandvrije archief bewaarplaats is weer een punt van kritiek. Terwijl de bewaring van het archief in deze niet brandvrije archief bewaarplaats op een eerste verdieping al zere onvoldoende was, heeft men deze bewaarplaats nu tengevolge van zeer nijpend gebrek aan ruimte ook nog in beslag genomen voor de administratie van de distributie en als post voor de luchtbescherming. De drie in gebruik zijnde vertrekken bestonden uit de secretarie, de burgemeesters kamer en de voormalige archief bewaarplaats. De opslag op de zolder is zeer brandgevaarlijk en vrij vervuilend door de slechte staat van het dak

Gedeputeerde Staten "nodigt" de gemeente dan ook uit om maatregelen te treffen die ertoe leiden, dat er een brandvrije archief bewaarplaats wordt ingericht. Het college van burgemeester en wethouders geeft in hun antwoord in juli 1940 aan, dat zij inmiddels opdracht hebben gegeven aan het bouw- en woningtoezicht de benodigde plannen en kostenramingen te maken. De plannen en kostenraming zouden zij in tweevoud moeten toezenden aan Gedeputeerde Staten. (147) *  In de notulen van de raadsvergadering 30 december 1940 wordt bij agendapunt 6, de verbouwing van het gemeentehuis aan de orde gesteld. Naar aanleiding van het schrijven van Gedeputeerde Staten van 28 juni 1940 over het door de rijksarchivaris ingesteld onderzoek naar de toestand van het archief van de gemeente wordt verzocht maatregelen te treffen om een brandvrije archief bewaarplaats in te richten. Een voorlopige begroting wordt door de bouwkundig opzichter opgemaakt en naar Gedeputeerde Staten gezonden. Deze laatste laat bij brief van 15 november 1940 weten akkoord te gaan met het voorlopige plan, maar vraagt daarbij wel in overweging te nemen de verbouwing iets ruimer op te zetten. Dit wordt ook in opdracht aan de bouw opzichter gegeven. Uitbreiding betekent ook dat voor dit plan dan uitbreiding van het beschikbare bouwterrein nodig is. Aankoop van een strook grond van het R.K. Kerkbestuur noodzakelijk is. In de raadsvergadering van 27 augustus 1941 worden de genomen raadsbesluiten tot verbouwing van het gemeentehuis en de aankoop van de strook grond ingetrokken. In de huidige tijd is het bezwaarlijk om hier uitvoering aan te geven. (148) *  In het archief is dan pas een schrijven van 11 mei 1943 terug te vinden, waarbij het hoofd van het Bureau Goedkeuring Werken Limburg laat weten dat hij geen goedkeuring kan verlenen. Dit in verband met het bouwverbod en de précaire materiaal positie

Gedeputeerde Staten van Limburg schrijven op 21 november 1947 een aanbeveling aan de gemeente om de bestaande plannen voor de inrichting van een brandvrije archief bewaarplaats te doen opmaken en dat het gewenst is de inventarisatie van het oudere archief, daterend van vóór 1931, het jaar dat het registratuur stelsel werd ingevoerd, op te dragen aan een wetenschappelijk archief ambtenaar der 2e klasse. De raad besluit tot de verbouwing en stelt een krediet beschikbaar voor de inventarisatie werkzaamheden. (150) *  Na het inspectie bezoek van de Rijksarchivaris te Maastricht wordt weer melding gemaakt, dat ondanks de gedane toezeggingen in maart 1948 van de gemeente, er nog steeds geen plannen voor de inrichting van een brandvrije archief bewaarplaats zijn opgemaakt. Het gemeentehuis bestaat nog steeds uit 3 vertrekken, gelegen op de eerste verdieping boven een particuliere woning, waarin nog steeds de gemeente-ontvanger woont. Het archief daterend van vóór de invoering van het registratuur stelsel van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten in 1931 wordt bewaard op de zolder in een zeer brandbaar afgeschoten vertrekje in houten kasten. Het oudste en historisch belangrijkste deel van het archief, daterende uit de 18de eeuw, ligt vuil en verwaarloosd in een houten kast op de zolder zelf. Het is zeer dringend noodzakelijk, dat de secretarie van de gemeente Margraten naar de benedenverdieping van het "gemeentehuis" wordt overgeplaatst en dat bij deze gelegenheid een ruime brandvrije archief bewaarplaats in directe aansluiting op de nieuwe secretarie gebouwd wordt. De gemeente trekt in 1953 weer een bedrag uit voor het maken van plannen. (151) * 

Dan volgt toch de verbouwing, in de memorie van toelichting op de wijziging van de kapitaaldienst van het begrotingsjaar 1953 valt de verbouwing van het gemeentehuis te lezen met inrichting van een brandvrije archief bewaarplaats, en in 1954 is officiële opening van het nieuwe onderkomen. (152) *  Op 21 maart 1969 besluit de raad van Margraten tot vaststelling van de archief verordening genaamd "Regeling inzake de zorg voor, het beheer van en toezicht op het beheer van archief bescheiden van de gemeentelijke organen. (153) *  Tot slot wordt bij raadsvoorstel van 31 augustus 1972 een begrotingswijziging gedaan tot uitbreiding van het gemeentehuis, waarbij dan het gebruik van de kluis als keuken met daarin een koelkast weer anders gebruikt kan worden. (154) *