De aansluiting bij de Vereniging van Nederlandse gemeente en de toepassing van een ander ordenings stelsel is de reden waarom het begin van de cesuur in 1937 wordt gelegd, evenals de afsluiting 1981 door de opheffing van de gemeente door de gemeentelijke herindeling. Op 1 januari 1937 is het reeds eerdergenoemde registratuur stelsel van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten ingevoerd. Met dit stelsel werd een zaaks gewijze ordening ingevoerd, zodat deze datum tegelijkertijd als afsluitingsdatum resp. begindatum van het archief betekende. De archief bescheiden van vóór deze periode werden reeds geïnventariseerd en beschreven in de inventaris van de archieven van de gemeente St. Geertruid over de periode (1816) 1828-1936 (1964), opgemaakt door J. van der Meij en H.M.E. L'Ortije, 1990. In het kader van de Archief wet 1995 dienen archief bescheiden ouder dan 20 jaar worden overgebracht naar een archief bewaarplaats. Hieraan gevolg gevend besluit het gemeentebestuur van de gemeente Margraten de periode 1937-1981 als beschrijvende inventaris op te laten maken. De werkzaamheden worden ingevoerd op het gemeentehuis van Valkenburg aan de Geul door T.J.W.M. Slenders, medewerker Licom Detacheringen en Reïntegratie, in samenwerking met J. van der Meij, hoofd afdeling Facilitaire Zaken/gemeente-archivaris van Valkenburg aan de Geul. De inventaris is ingedeeld volgens de basis archief code voor de Gemeentelijke Regionale en Provinciale Administraties van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. (74) *  Binnen elke onderverdeling zijn de archief bestanddelen chronologisch geordend. Bij de ordening en beschrijving van de archief bestanddelen werd de Handleiding voor Ordenen en Beschrijven van de Archieven, samengesteld door Mrs. S. Muller, Fz. J.A. Feith en R. Fruin Th.Az., als uitgangspunt genomen

(75) *  Verder werd gebruik gemaakt van het Lexicon van Nederlandse Archief termen. (76) *  Voor de selectie van archief bescheiden werd voor deze periode de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dag tekenende van na 1950 gehanteerd. Achterin de inventaris van het archief van de gemeente is een zgn. gedeponeerd archief opgenomen. Van deponeren van archieven is sprake wanneer rechten of functies en daarom ook de archief bescheiden van de ene archief vormende instelling of persoon overgaan op een andere. Ook is er van deponeren sprake, wanneer een ondergeschikte functionaris of commissie met een speciale opdracht na beëindiging van de werkzaamheden die tijdens de uitvoering daartoe ontvangen of opgemaakte archiefstukken overdraagt. De periode van het archief van de gemeente omvat de jaren 1937- 1981. Het oudste archiefstuk is echter van 1926 en het jongste van 1983. In de benaming van dit archief staat voor het jaar 1937 tussen haakjes het jaartal 1926 en achter 1981 het jaartal 1983. Er bevindt zich in het archief ingebonden notulen van het college van burgemeester en wethouders over de periode 07-06-1926 t/m 13-12-1945. (77) *  De omschrijvingen van archief bestanddelen in de inventaris, waarvoor geen nummers maar streepjes staan, zijn geheel of gedeeltelijk overgenomen van wel genummerde omschrijvingen, die elders in de inventaris staan. Deze genummerde omschrijvingen hebben betrekking op meerdere onderverdelingen van het archief schema. In de notabenes van de niet-genummerde omschrijvingen staan verwijzingen naar de genummerde omschrijvingen

Wanneer op het eind van omschrijvingen in de inventaris twee jaartallen staan vermeld, die gescheiden zijn door een verbindingsstreepje, betekent dit niet dat van elk jaar van die periode archief bescheiden aanwezig zijn. Om lange rijen jaartallen te voorkomen, zijn vaak alleen het oudste en jongste jaar vermeld. Wanneer jaartallen op archiefstukken ontbreken, is ofwel "z.d." (zonder datum) vermeld ofwel de vermoedelijke datering tussen teksthaken [...] geplaatst. Van een aantal archief bescheiden is op grond van artikel 15 van de Archief wet 1995 de openbaarheid beperkt, ondermeer i.v.m. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Deze beperking van de openbaarheid is onder de desbetreffende omschrijving in notabenes vermeld. Het jaartal van de beperking is gesteld op 2025, behoudens de wettelijke regelingen die een andere openbaarheid of beperking rechtvaardigen. Met de inwerkingtreding van de Wet gemeentelijke basis administratie persoons gegevens (Wgba) per 1 oktober 1994, werden de Wet bevolkings- en verblijfsregisters en het daarop gebaseerde Besluit Bevolkingsboekhouding buiten werking gesteld. Op grond van artikel 91 van het Besluit Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) dient het gemeentebestuur nog 75 jaar na inwerkingtreding van eerdergemoemd besluit zorg te dragen voor het persoonsregister, het archief register en de bevolkingsboekhouding van vóór de invoering van het GBA. (78) *  Artikel 148 Wgba bepaalt, dat de overbrengingstermijn aanvangt op de datum van overlijden van de ingezetenen

Het is niet de bedoeling de overbrenging naar een archief bewaarplaats uit te sluiten voor de overige kaarten, maar de verstrekking van gegevens daaruit, op dezelfde wijze gedurende die tijd te regelen als uit de GBA, waarin zich deels dezelfde gegevens bevinden. Ten tijde van de gemeentelijke herindeling in 1982 werden de toen nog actuele persoons- en woning kaarten van de gemeenten Bemelen, Cadier en Keer, Mheer, Noorbeek en St. Geertruid samengevoegd met c.q. overgeschreven op de persoons- en woningkaarten van de gemeente Margraten. Splitsing van de kaarten is niet meer mogelijk. Deze kaarten bevinden zich nog bij de gemeente, maar zijn als ‘blanco/leeg nummer’ (nrs. 999 en 1001) opgenomen in de inventaris van het archief van de gemeente Margraten (30.014)
Ook de archiefregisters (‘verlopen’ persoonskaarten) van vertrokken en overleden personen van de fusiegemeenten werden samengevoegd en, uit praktisch oogpunt, ondergebracht in het archief van de gemeente Margraten (30.014) onder de inventarisnummers 1004-1058.


In het kader van een goed en doelmatig archief beheer heeft de gemeente ook gebruik gemaakt van de mogelijkheid tot vernietiging van archief bescheiden. Wanneer dit voor de eerste is gebeurt is niet te achterhalen. Er komt in het archief wel een rapport uit 1971 voor aangaande de vernietiging van de bijlagen van de gemeenterekening. (79) *  De oorspronkelijke grootte van het geïnventariseerde archief is niet aan te geven, daar niet bijgehouden is hoeveel vierkante meter vernietigd zijn. Na opschoning en inventarisatie van het archief resteren er nog 17 vierkante meter aan correspondentie-archief en 4,125 vierkante meter serie bouwvergunningen. De serie bouwvergunningen is als bijlage in deze inventaris opgenomen.

Dossier nummers 75, 77, 90-96 en 157-159 (dossier inventaris) "Aanvragen verklaringen van geen bezwaar als bedoeld in artikel 19 van de Wet op de Ruimtelijke Ordening en/of artikel 50, lid 8, van de Woningwet, dan wel in artikel 15, lid 2, van de Wet op de Ruimtelijke Ordening": De verklaringen zijn, ter completering, opgenomen in de betreffende bouwvergunning dossiers
De volgende archief bescheiden werden ten tijde van de inventarisatie niet aangetroffen. - Wegen legger 1939; - Begroting dienstjaar 1974; - Grootboeken dienstjaar 1981. Voor deze archief bescheiden zijn wel inventaris nummers aanwezig dan wel gereserveerd. Verder werden de dossier nummers 78 (dossier inventaris) "Ontheffingen bestemmingsplannen c.a." en 598 "Verkoop/verhuur woonhuis Eindstraat 1" niet aangetroffen. De navolgende dossier nummers uit de dossier inventaris bevatten alleen verwijzingen naar de inventaris van het "oud-archief" van de gemeente St. Geertuid: no. 233 (rekeningen en begrotingen Burgerlijk Armbestuur 1937-1964), no. 234 (kasboek Burgerlijk Armbestuur 1951-1964) en no. 381 (gemeenteverslag)

Overzichten van burgemeester, gemeentesecretarissen en ontvangers: Lijst van burgemeesters: - E.J.H. Wolfs 1937-1948; - J.J.C.M. Beckers 27 augustus 1940 - 31 oktober 1940 plaatsvervanger; J.J.C.M. Beckers 1948-1974; - jhr. mr. L.M. Michiels van Kessenich 1974-1981. Lijst van secretarissen: - E.J.H. Wolfs 1937-1948; - J.J.G. Drummen 1949-1976; - J. Plum 1976-1981. Lijst van gemeente-ontvangers: J.J.E.H. Ronckers 1937-1948; J.J.G. Drummen 1949-1976