Er is hier niet gekozen voor een systematische indeling zoals in de catalogus van Panhuysen, omdat de vele inhoudelijke overlappingen tot twijfels of interpretatie-verschillen zouden leiden. De uitgebreide index op personen, plaatsen en onderwerpen vervult hier de sleutelfunctie.
Dus ook wat betreft de ordening van de collectie is niet afgeweken van de bestaande, in de loop der tijd "gegroeide" indeling volgens tijdstip van binnenkomst. Alleen de nummering werd gestroomlijnd door het toekennen van nieuwe volgnummers aan de beschrijvingen; dit om de helderheid van de inventari-satie te bevorderen. Het oorspronkelijke Hs-nummer is altijd via een concordantielijst achterin te achterhalen. De hiaten die men in deze oude Hs-nummering kan constateren zijn verklaarbaar door het feit dat in het verleden vaker hand-schriften teruggeplaatst werden in het archief, waartoe zij formeel behoorden (bijvoorbeeld handgeschreven inventarissen), of in de loop der tijd zijn zoekgeraakt.

Regels voor het beschrijven van handschriften, conform de regels voor het beschrijven voor boekmateriaal *  zijn er nauwelijks, althans niet bindend. Wel zijn er de interna-tionaal toegepaste "Richtlinien Handschriftenkatalogisierung" *  , met name voor middeleeuwse codices. Deze zijn echter te complex en uitgebreid voor ons doel: het primair ontsluiten van een rijk gevarieerde collectie documenten voor verder onderzoek.

Bij de zoektocht naar een geschikt model voor de beschrijving viel de aandacht op de door Noël Geirnaert vervaardigde catalogus van de handschriftenverzameling van het stadsarchief in Brugge *  . Ook Geirnaert, die voor zijn model wederom het voorbeeld van een Gentse inventaris nam *  , beoogde in eerste instantie binnen een acceptabele termijn bekendheid te geven aan de Brugse handschriften en waarschuwde dat men geen gron-dige codicologische beschijvingen moest verwachten *  .

Deze aanpak sloot goed aan bij de onderhavige opzet. Hierbij dient opgemerkt te worden dat niet de gebruikelijke archiefterminologie gevolgd werd: een "stuk" is dus geen stuk in de zin van archiefbestanddeel, maar slechts de materiële informatiedrager als zodanig.

De beschrijvingsblokken omvatten achtereenvolgens de volgende eenheden:
1. Het Catalogusnummer, of nummer van de beschrijving van het handschrift. Via een concordantielijst achterin kan men uitgaande van het oorspronkelijke Hs-nummer dit nieuwe nummer achterhalen en vice versa.
2. De titel, d.w.z. de oorspronkelijke titel zoals deze in het handschrift zelf vermeld staat (vet, met hoofdletters), of een later toegekende omschrijving (tussen vierkante haakjes). De oorspronkelijk titel werd overgenomen van de band, rug, titelpagina *  , frontispice of openingspagina; al naar gelang waar, werd dit verderop in de beschrijving geannoteerd. Ook hier geldt dat de tekst zo letterlijk mogelijk gevolgd werd.
3. De vermelding "handschrift", dan wel "drukwerk", "fotokopie", "(post-)incunabel", "curiosum" of wat dies meer zij; hierachter werden eventueel ingelaste drukwerken en, indien bekend, het aantal handen tussen haakjes vermeld. Vervolgens het materiaal (perkament en/of papier) en tenslotte de datering. De moeilijkheidsgraad van het correct dateren vindt zijn neerslag in het feit dat deze zich vaak uitstrekt over meerdere eeuwen; bij twijfel werd datering achterwege gelaten.

4. De collatie:
a. Het formaat volgens de hoogte van het handschrift :
16° = tot 12 cm
12° = van 12 tot 16 cm
8° = van 16 tot 26 cm
4° = van 26 tot 33 cm
Fol. = meer dan 33 cm
Hierachter tussen haakjes: de exacte afmeting of afwijkend formaat
b. Het aantal delen en/of banden; vervolgens het aantal pagina's of folio's. Wanneer slechts gedeeltelijk gepagineerd c.q. gefolieerd, wordt slechts dít aantal aangegeven. Ook afwijkende collatiegegevens, zoals bijvoorbeeld "losse aantekenigen", "losse stukken" of "katernen" worden hier vermeld.
c. Vermelding van de eventuele verluchtingen, en de aard hiervan (kort aangegeven).
d. De vermelding van "band", "portefeuille", "omslag" of wat dies meer zij, aangevuld met de hoedanigheid hiervan (bindwijze, materiaal). Vervolgens gegevens omtrent de materiële staat ("beschadigd") en/of restauratiegegevens *  .
5. De annotatie (tussen schuine strepen "/ \"):

Taal, lokatie en oorsprong van de titel binnen het handschrift, deeltitels, aanhef, nadere toelichting op de inhoud, opmerkingen over band, eigenaardigheden en herkomst van het handschrift, toelichting op eventuele illustraties, voormalige eigenaars, lotgevallen etc.

Tenslotte de literatuuropgave. Criteria voor opname hierin: Literatuur over het handschrift zelf en over de verwerving hiervan (voornamelijk VROA *  ). Dus geen literatuur over de scribent. De literatuuropgave is niet volledig, maar beperkt zich tot het essentiële. Als index heb ik gekozen voor één geïntegreerd personen-, plaats- en onderwerpsregister. Uit ervaring is gebleken dat dergelijke "generale indices" de meeste perspectieven bieden voor allerlei onderzoeken *  . De geografische namen zijn vet gedrukt. De op basis van de beschrijvingen gekozen trefwoorden hebben tot doel de geïnventariseerde handschriften zo breed mogelijk te ontsluiten; waar nodig werden "zie-" en "zie ook"-verwijzingen aangebracht. Ook de literatuuropgave werd in de index opgenomen.

Een woord van dank zij gericht tot dr. H. van Dijk, docent aan het Conservatorium te Maastricht, voor zijn bijdrage tot het ontsluiten van de partituren *  , en aan C. Strijbosch voor het moeizame correctiewerk.
Moge deze globale inventarisatie een bijdrage leveren aan een betere toegankelijkheid van de handschriftencollectie van het Rijksarchief in Limburg en een aanzet zijn tot verder onderzoek.

AFKORTINGEN
cat.nr. = catalogusnummer
p. = pagina
prov. arch. = provinciaal archief
Publications = Publications de la Société Historique et Archéologique dans le Limbourg
RAL = Rijksarchief in Limburg
VROA = Verslagen omtrent 's-Rijks Oude Archieven