De verzameling van archieven, op het kasteel Borgharen aanwezig, werd voor het grootste deel op 31 december 1942 door de toenmalige eigenaar van Borgharen, baron A. de Rosen de Borgharen, kasteel Croenendael Bilsen (België) , in bewaring gegeven aan het Rijksarchief in Limburg. Na het overlijden van genoemde baron werden bij de regeling van de nalatenschap in de loop van 1947, nog een 150 tal charters, losse stukken en enkele registers gevonden. Deze zijn in januari 1948 door het Rijksarchief in Limburg in bewaring genomen en later beschreven en in de inventaris ingevoegd.

Bij de overname der archieven was een klein gedeelte der charters beschreven en waren de losse stukken in pakken bijeen gebonden en genummerd (1-273). De beschrijving van elk pak was op een afzonderlijk papiertje daarbij gebonden. Wij hebben deze bundels, voorzover aanwezig, bijeengelaten, omdat wij vermoeden dat ze in vele gevallen betrekking hebben op goederen of inkomsten, waarvoor een bepaald register was aangelegd. Het was zeer moeilijk, zo niet onmogelijk, altijd uit te maken, waarbij zo'n bundel behoorde, vooral doordat vele ervan uit retroacta bestonden, waarvan moeilijk kon worden nagegaan op welke goederen of renten ze betrekking hadden. Zij zijn slechts uit elkaar genomen, wanneer duidelijk bleek, dat de stukken betrekking hadden op verschillende onderwerpen of op goederen etc., die aan verschillende familie's toebehoorden.

Buiten deze pakken waren vele gebonden delen aanwezig, zonder nummer en vele zonder opschrift, waardoor het moeilijk was te bepalen op welke familie zij betrekking hadden. Verder een menigte losse stukken, voor een deel zeker losgeraakte bundels behoord hebbend tot bovengenoemde nummers 1-273. De charters, welke beschreven en genummerd waren van 1-52 bevonden zich in twee dozen. Het overgrote deel der charters was ofwel bij de hiervoor genoemde pakken gebonden of zij lagen los bij de stukken.

Bij de ordening bleek, dat de aangetroffen charters, registers en stukken tot verschillende archieffondsen behoorden. Wij troffen aan:
(1) het archief der Heren van Borgharen;
(2) het archief der familie's, waarvan leden Heer van Borgharen zijn geweest;
(3) het archief der familie's, die aan de onder (2) genoemde familie's verwant waren;
(4) het archief der familie's, die aan de onder (3) genoemde familie's verwant waren;
(5) diverse archieffondsen of gedeelten daarvan, die ten onrechte in het archief van het kasteel Borgharen berustten nl.:
I het archief der kathedraal van Luik,
II het archief van het kapittel van St. Martin te Luik,
III het archief der stichting de Graveteau te Luik en
IV het archief van het St.Martinus altaar te Loon en tenslotte
(6) een aantal stukken, waarvan het verband met het overige archief niet bleek, betrekking hebbend op een groot aantal verschillende familie's.

Bij het archief der Heren van Borgharen als zodanig zijn geplaatst: de stukken aangaande het bestuur der schepenbank, zowel in rechterlijk als in administratief opzicht; de stukken omtrent de functie's aan het bezit der heerlijkheid verbonden; stukken omtrent de goederen en rechten der heren en stukken omtrent kerkelijke zaken, waarmede de heren als zodanig bemoeienis hadden.

In het tweede gedeelte van de inventaris worden de stukken beschreven, die behoren tot het familiearchief der verschillende geslachten, waarvan leden heer waren van Borgharen en de daaraan verwante familie's. Hierbij zijn geplaatst de stukken betreffende de aankoop en verheffing der heerlijkheid Borgharen. Verder stukken omtrent goederen, die door leden dezer geslachten zijn aangekocht en geen deel uitmaakten van de goederen verbonden aan de heerlijkheid Borgharen. De stukken omtrent goederen, welke deze familie's door huwelijk of vooral door erfenis verkregen, zijn geplaatst bij het archief der familie's waarvan ze afkomstig waren. Het was echter niet altijd uit te maken tot welk familiearchief dergelijke stukken behoorden. Hetzelfde hebben wij gedaan met de stukken betreffende renten.

Ten aanzien van de beschrijving der stukken betreffende goederen en renten merken wij nog op, dat vooral registers en sommige dossiers een persoonlijk karakter droegen en aantekeningen en acten bevatten over goederen en renten die aan een bepaalde persoon toebehoorden. Daarom zijn bij de stukken omtrent goederen en renten gewoonlijk drie afdelingen gevormd nl. een algemene, een persoonlijke en een afdeling volgens de plaats waar de goederen lagen. Tot toelichting van de wijze van ordening moge nog het volgende dienen. Zoals wij hiervoor zagen is onderscheid gemaakt tussen het zgn. Heerlijkheidsarchief (het archief der Heren van Borgharen als zodanig) en familiearchieven. Bij deze laatsten hebben wij getracht elk familiearchief zoveel mogelijk te herstellen en het te plaatsen in zijn logisch verband. Met een enkel voorbeeld is dit het beste duidelijk te maken. Door het huwelijk van Charles Servais de Rosen met Marie Louise van Buel kwam wellicht het gehele archief der Luikse van
Buel's in dat der de Rosen's te recht. In dit archief van Buel nu waren verschillende archieffondsen van aan de van Buel's verwante familie's opgenomen. In dit en soortgelijke gevallen hebben wij het gehele familiearchief van Buel, bestaande uit het archief der familie zelf en complex van archieven van aanverwante familie's bijeen gelaten en achtereenvolgens beschreven in alphabetische volgorde. Zodoende vindt men na de beschrijving van het archief van Buel, die der archieven van de daaraan verwante familie's d'Ans, Bertho, Dries, Galle, Goer de Herve, Hennet, de Hessalle, Lang, Lecomte, de Liverloz, Paulus, Philippens, de Piret, Uten en de Visch. Bij elk dezer familie's zijn weer de archieven der daaraan verwante familie's beschreven. Zodoende zijn de verschillende fondsen waaruit het kasteelarchief bestaat zoveel mogelijk hersteld en kan men bijv. de verwantschap en vererving vrij gemakkelijk nagaan.

Na 1873, het jaar, waarin J. Habets zijn geschiedenis van Borgharen heeft uitgegeven, heeft het archief blijkbaar nog verliezen geleden. Dit zou men kunnen opmaken uit citaten uit nu niet meer teruggevonden stukken.