In de bewaard gebleven stukken zijn weinig gegevens aangetroffen inzake het archief. In een rapport over de informatievoorziening in 1982 is een korte beschrijving aangetroffen van de toestand van het archief op dat moment *  . Hieruit blijkt dat op dat tijdstip het statisch archief van voor 1954 was overgebracht naar het Rijksarchief in Maastricht. Het semi-statische archiefdeel over de periode 1954-1977 bevond zich in dossierdozen op rekken in de eigen archiefbewaarplaats van de dienst. Het archief was ingedeeld naar gemeentelijke en bovengemeentelijke stukken, analoog aan de organisatie van de dienst. Het dynamische archief bestond uit een gemeentelijk deel en een bovengemeentelijk deel. Tot het gemeentelijke deel behoorden de bestemmingsplannen, exploitatieopzetten en grondtransacties, verdeeld in dossiers, met de plankaarten en voorschriften apart. De bovengemeentelijke stukken bevonden zich in dossierkasten, geordend op commissies en op de Basisarchiefcode van de VNG. Een inventaris op deze stukken was niet voorhanden. De archiefmedewerkers wisten dat er schaduwarchieven waren. De buitendienstmedewerkers bij de afdeling gemeentelijke aangelegenheden hanteerden eigen archieven omdat zij hun gegevens frequent nodig hadden. Bovendien werden de gegevens in het centrale archief niet vertrouwd.

Al voor de bewerking door LICOM en zijn rechtsopvolgers waren delen van het PPC/PPD/ROV archief vernietigd. De bewerkers hebben het archief dan ook incompleet aangetroffen. Ook het archief van de Provinciale Griffie was niet compleet. Daarop hebben de inventarisatoren in onderling overleg met de provincie besloten om de archiefbescheiden die in het dienstenarchief van de Griffie ontbraken maar wel aanwezig waren in het dienstenarchief van de Provinciale Planologische Dienst over te hevelen naar het archief van de Provinciale Griffie om de incompleetheid van dit archief zoveel mogelijk te beperken *  . Welke stukken op die manier uit het archief van de Provinciale Planologische Dienst zijn verdwenen, is thans niet meer na te gaan. De archiefbescheiden die op basis van de selectielijst voor provinciale organen 1989/1994 voor vernietiging in aanmerking kwamen zijn tijdens de bewerking door LICOM uit het archief verwijderd. Naderhand is nog anderhalve meter archief van de Provinciale Planologische Dienst tevoorschijn gekomen. Dit betrof voor het overgrote deel stukken betreffende de verwerving, verbouwing en het onderhoud van de gebouwen van de dienst. Deze stukken zijn door DOXiS bewerkt en aan de bestaande inventaris toegevoegd. Ook deze stukken zijn gesaneerd volgens de zojuist genoemde selectielijst. Na bewerking resteerde 0,5 strekkende meter.