Bij elk dossier heb ik deze letters vermeld; dit vergemakkelijkt het opzoeken van het dossier in de overdracht inventaris, welke een uitvoeriger beschrijving geeft (n.l. alle onderafdelingen van het dossier); ook vergemakkelijkt het het vinden van het inventaris nummer van een dossier dat men in de overdracht inventaris gevonden heeft. Ik geef deze letter aanduiding echter iets anders dan de dossier opschriften en de overdracht inventaris het doen, en schrijf b.v. niet AAA, maar 3A, omdat de eerste schrijfwijze vooral in de hogere regionen (de nummering loopt tot 9M) niet overzichtelijk genoeg is. Om een al te hoge letter-nummering te voorkomen heeft men ook verschillende dossiers die op eenzelfde hoofdonderwerp betrekking hebben, met dezelfde letters genummerd, en onderscheiden door een cijfer boven na de letters , b.v. 9M1, 9M2, etc. Tenslotte zijn, zoals ik reeds aanvoerde, de dossiers zelf in onderafdelingen verdeeld. Deze onderafdelingen worden in de overdracht inventaris door cijfers aangegeven. Het dossier 4U b.v. "Comptabilité communale Comptes" bevat in alfabetische volgorde 120 gemeenten, genummerd van 1 tot 120. Soms is er maar één onderafdeling, b.v. het dossier 7K4: "Fabriques d'églises. Comptabilité. Transactions", waarbij de enige onderafdeling (genummerd: 1) is: "Wessem, Transaction avec l'ancien trésorier Nelissen. De onderafdelingen zijn gewoonlijk alfabetisch volgens gemeenten, zoals in het reeds genoemde dossier 4U van de gemeenterekeningen. Soms ook alfabetisch volgens persoonsnamen, b.v. het dossier 8P: "Indigens. Domiciles de secours", waar de onderafdelingen alfabetisch volgens de namen der hulpbehoevenden zijn. Ook komen chronologische onderafdelingen voor, b.v. in dossier 9C: "Passeports à l'intérieur", waar de onderafdelingen chronologisch volgens de tijd van afgifte der paspoorten zijn

De beschrijvingen van deze onderafdelingen heb ik niet in deze inventaris overgenomen. Hier moet de overdracht inventaris mijn inventaris noodzakelijk aanvullen. Ik noemde reeds het 7K4: "Fabriques d''eglises. Comptablilité. Transactions. Uit deze beschrijving ziet men niet over welke gemeenten het gaat (in casu alleen over Wessem). Het spreekt ook wel vanzelf dat men onder de hier beschreven stukken geen algemene richtlijnen of voorschriften moet zoeken: die zijn natuurlijk in het archief van het provinciaal bestuur van Belgisch Limburg gebleven. De overgedragen stukken betreffen bepaalde gevallen, b.v. het dossier 9K14 over het gebruik van karren met smalle velgen: hierin vindt men autorisaties aan bepaalde personen in dezen: géén algemene circulaire of iets dergelijks. Enkele dossiers zijn blijkbaar in de loop der tijden verloren geraakt: "Agriculture. Epizooties"(H), "Indemnité pour abattage de bétail" (I), "Récoltes (K) en Archives des anciens états de la Gueldre autrichienne" (N). Van andere dossiers ontbreken een of meer onderafdelingen; b.v. van "Fabriques et usines. Papéteries" (8G9) het 2e dossier, van "Fabriques et usines, Machines à vapeur" (8G14) het 3e dossier, van "Fondations de Bourses. Rétablissement (8I10), de dossiers 2-3, van "Mines, houillères et tourbières (9A) gedeeltelijk de dossiers 10 en 12, n.l. de kaarten, van "Vouirie vicinale. Empiètemens"(9M2) het 1e dossier. Maar dit zijn uitzonderingen. Over het algemeen is het door België overgedragen archief gedeelte gaaf en volledig bewaard. In de inventaris nummers 11302-11313 vindt men enkele dossiers uit het Belgisch provinciaal archief beschreven die niet in de inventaris van overdracht voorkomen en dus blijkbaar bij andere gelegenheden zijn overgedragen