Tijdens een inspectiebezoek van de provinciaal archiefinspecteur op 26 april 2005 is gesproken over de overbrenging van het bouwvergunningenarchief 1923-2005 naar het Gelders Archief te Arnhem. De reden hiervoor was, dat het merendeel van dit bestand ouder was dan 20 jaar en daarom overgebracht diende te worden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de Archiefwet 1995.

Aan de ene kant moest worden voldaan aan de overbrengingsplicht, aan de andere kant zou overbrenging betekenen dat de bedrijfsvoering in gevaar zou komen. Het bestand werd zeer frequent geraadpleegd door ambtenaren belast met de uitvoering van het taakveld volkshuisvesting. Door overbrenging zou het bestand niet meer “in huis” zijn en daarmee niet raadpleegbaar.

Als tussenoplossing werd gekozen voor het laten verfilmen van het complete bestand, waardoor de originele stukken konden worden overgedragen en het verfilmde bestand beschikbaar zou blijven voor raadpleging.